电子表格是书呆子的数据驱动梦想。不过，对于大多数普通人来说，他们是一个复杂的烂摊子。幸运的是，他们不需要。下面介绍如何使用Microsoft Excel 2016使数据符合您的意愿。

这篇文章是微软办公周的一部分，这是tl80的一个系列文章，在这里我们提供开始使用或掌握微软办公的技巧。想要更多吗？一定要在整个一周内关注Office Week标签页。

快速启动并运行excel

Excel的入门看似简单。ribbon界面的工作方式与其他Microsoft应用程序完全相同。顶部的每个选项卡都会打开一个新的菜单选项选择。如果找不到要查找的功能，请浏览其他选项卡以找到它。你也可以点击绿色的“告诉我你想做什么”来搜索菜单选项。

创建新文档时，还可以从多种模板中进行选择。Excel 2016可以搜索数千个在线模板，包括个人预算、度假行程、开支报告、库存清单等。您可以在模板列表中搜索关键字或在应用程序中浏览标签页。您也可以在此处在线浏览Excel模板。

本系列假设您了解基础知识，但如果您需要复习，可以在此处查看Microsoft的官方快速入门指南。

如何在microsoft excel中执行最常见、最基本的任务

电子表格可以像基本表格一样简单，也可以像自动角色扮演游戏角色表一样复杂。虽然每个人的需求都不尽相同，但有几个基本任务可以组合在一起，以生成所需的最健壮的电子表格。下面是如何完成一些最基本的任务。

如何应用条件格式

格式化电子表格中的单元格可以将枯燥的数字列表转换为易于阅读的有用文档。您可以手动设置文本和背景颜色、文本大小、高光和边框，以帮助提高可读性。不过，到目前为止，最有用的功能是能够根据单元格中的内容设置单元格样式。

例如，在上面的截图中，我有一个漫画电影的电子表格，以及它们在国内和全球的票房收入（是的，我真的有这个，闭嘴）。如果我想一眼就能看出哪些电影拍得最多，哪些电影拍得最少，我可以使用条件色阶。

要应用样式，请选择要应用样式的单元格。在我的例子中，我选择了一列下的所有单元格。在Home选项卡下，您将找到一个名为Conditional Formatting的按钮。单击此项，您将看到可以应用的样式选择。当您将鼠标悬停在菜单中的每个项目上时，您将看到一个实时预览，这样您就可以看到您的数据在做出选择后的显示方式。在上面的截图中，我使用了一种称为“绿-白-红色标”的样式，最高的数字用绿色表示，最低的数字用红色表示。

如果你决定不喜欢一种风格或者想改变它，你需要先清除旧的风格。为此，请执行以下步骤：

1. 单击“主页”选项卡。
2. 在“编辑”区域下，单击“清除”按钮。
3. 在出现的下拉菜单中，选择“清除格式”。

可以对一系列单元格应用任意多或任意少的样式。如果Excel没有内置的选项，您也可以创建自己的样式规则。请记住，样式将应用于您选择的每个单元格，因此您选择单元格的方式可能会影响样式的显示方式。例如，在上面的电子表格中，如果我同时将上面的样式应用于国内和全球票房列，那么所有国内值都将位于光谱的红色端，这使得样式毫无用处。为了有用，我需要将样式分别应用于每个列。

冻结行和列以简化浏览

电子表格的第一行或第一列通常用作标签。在我的示例电子表格中，我希望能够看到我正在**的专栏，无论我要翻阅多少部超级英雄电影。可以使用“冻结窗格”功能将标签锁定到位。

在“视图”选项卡的“窗口”区域中，您将看到名为“冻结窗格”的按钮。如果单击此处的下拉菜单，将找到三个选项：

• 冻结窗格：此选项将锁定光标上方的任何行和光标左侧的任何列。因此，例如，如果要使电子表格的第一行和第一列保持可见，请将光标放在单元格B2上，然后单击此按钮。
• 冻结顶行：此选项将仅冻结电子表格中的第一个顶行。
• 冻结第一列：此选项将冻结电子表格中最左边的单元格。

一旦您选择了这些选项中的任何一个，第一个冻结窗格选项将更改为解冻窗格。在选择要锁定的新窗格之前，需要解冻所有窗格。

用公式和函数做复杂的数学

如果你不能用这些数字做任何事情，那么所有这些数字框都不会有什么帮助。Excel中的公式和函数可以帮助您进行大量复杂的计算，从而从数据中得出有意义的结论。

公式是在Excel中进行数学运算最基本的方法。所有公式都以=号开头。然后可以使用单元格标签创建基本问题。例如，在上面的截图中，我想看看这两部独立的狼獾电影在全世界的总收入。我将使用以下公式：

=F29+F31

这将把这两个数字加在一起-$373+414给我一个7.87亿美元的全球总额（每个单元格值代表数百万美元）。

Excel还有一大堆预先**的函数，可以为你做更复杂的数学运算。例如，假设您想在上面的电子表格中了解X战警电影在全球平均赚了多少钱。为此，可以使用平均函数。要计算所有这些影片的平均值，请使用以下行：

=平均值（F26:F33）

这行中的冒号表示平均函数应该包括第一个和最后一个单元格之间的整个单元格范围。所以，这个函数将取F列中X-Men胶片的每个值的平均值。

也可以在彼此之间嵌套函数。例如，假设我想找出每个X战警电影的平均用户评分。以上截图中H26到H33中所有单元格的平均评分以小数点后三位结束。相反，我想把这个数字四舍五入到一个小数位。根据Excel文档，ROUND函数的格式应如下：

=四舍五入（数字，数字）

这里，“number”表示要舍入的数字，“num\u digits”表示要舍入的位数。在本例中，我要舍入的数字是平均函数的结果。因此，为了从平均值中去掉这些额外的小数点，我将使用以下函数：

=四舍五入（（平均值（H26:H33）），1）

这就是所谓的嵌套函数。首先，Excel计算从H26到H33的单元格平均值（见上图粗体部分）。然后，它将该平均值用作ROUND函数中的数字参数。行尾的1表示数字应该四舍五入到一个小数点。因此，你没有得到平均评级78.875，这是实际的平均评级，你看到78.9在最后一页。

正如你所看到的，公式和函数可以从非常简单到难以置信的复杂。这些例子仅仅触及了你能用公式和函数做什么的表面。您可以从How To Geek中查看本指南，更深入地了解如何使用函数。您还可以浏览Excel中内置的函数并在此处学习如何使用它们。

使用数据透视表得出有意义的结论

在上面的示例中，我使用函数手动创建了一个包含电子表格信息的表。数据透视表提供了一种更简单的方法，无需精心设计复杂的公式来完成基本任务，如四舍五入平均值。在处理大型数据集时，这是非常宝贵的。

可以通过以下两种方法之一创建透视表。在“**”选项卡上，您可以单击“建议的数据透视表”，Excel将根据您在电子表格中输入的数据建议数据透视表。或者，也可以单击“数据透视表”手动创建自己的数据透视表。两者都将在新工作表上打开透视表界面。

在透视表中，可以选择要分析的数据的特定子集。例如，假设我想查看元批评复习的平均分数。在屏幕的右侧，我将选择Film、Metacritic和Metacritic Users字段。这将给出下表：

默认情况下，表格将显示每行的总和。虽然这对于总票房来说是很方便的，但在这种情况下，审查分数的总和是没有用的。我需要调整一下。为此，我将单击值框中“元临界值之和”旁边的下拉箭头。然后，我将单击值字段设置。这将为我提供显示哪些数据的新选项。

在“按值汇总”选项卡中，我将选择“平均值”，因为这是一个更有意义的计算。接下来，我将对Values框中的Sum of Metacritic Users字段执行相同的操作。这将为我提供一个更有用的表格：

就像上一节一样，元临界列后面的小数让我很困扰。幸运的是，这次我不需要处理嵌套函数。要解决这个问题，我将再次打开值字段设置菜单。这次，我将单击窗口底部的数字格式按钮。

在出现的新窗口左侧的类别列表中，我将选择Number。在这里，我可以选择要包含多少个小数位。对于元临界列，我将选择0，因此它与原始的评分标准一致。我将对Metacritic Users列进行相同的更改，但这次我将选择一个小数点，因为Metacritic用户的评分是以一个小数点为单位的。我的新桌子干净多了：

我的新透视表更容易阅读。您可以使用透视表以多种方式检查数据，而无需更改数据存储的工作表。例如，我可以快速为票房数据或收视率添加列。我还可以将Film字段从Rows框拖到Filters框，这样我的表就只显示每列的总数，而不是单独的行本身。

当您处理巨大的数据集时，透视表就变得非常重要。有时，如果你的数据格式化得不太正确，它们可能会有点困难（例如，我在不同的特许店之间留下的空白行通常会自动抛出自动数据透视表），但它们往往比从公式构建自己的表快得多，也更灵活。

**分页符以方便打印电子表格

与Word文档不同，电子表格的设计没有考虑到常规的、易于打印的页面。为了弥补这一点，请使用分页符预览功能。使用它，您可以更改工作表的分割方式以及在哪一页上打印哪些数据。

要打开此视图，请单击“视图”选项卡。在“工作簿视图”区域中，单击“分页符预览”。您的电子表格将缩小并显示每页将打印哪些部分。您可以拖动每一行，根据需要调整节的大小。

如果要添加更多分页符，请执行以下步骤：

1. 将光标放在要创建新分页符的行或列上。
2. 单击功能区界面上的“页面布局”选项卡。
3. 单击“打断”按钮。
4. 在弹出的下拉列表中，单击“**分页符”。

对于很长的文档，当您达到页面所能容纳的最大空间时，Excel可能会引入自动分页符。您不能删除这些分页符，但包括您添加的分页符在内的任何其他分页符都可以随意移动或删除。要返回正常视图，请返回功能区中的“视图”选项卡。在“工作簿视图”下，单击“普通”。

创建图表以可视化数据

为了更好地了解数据的外观，可以基于电子表格中的全部或部分数据创建自定义图表。Excel提供了大量现成的样式供您选择，也可以自定义图表以满足您的需要。

要创建图表，请首先选择要包含的单元格。在某些情况下，您可能需要以某种方式对单元格进行格式化，以便Excel能够理解它们，但是您可以在此处了解如何为每种类型的图表格式化单元格。在本例中，我们将使用上面屏幕截图中惊奇漫画电影世界的电影数据。我将选择A、E和F列中的所有内容。

选择数据后，单击功能区中的“**”选项卡。在Charts部分，您将看到一个名为Recommended Charts的按钮。这将根据您选择的数据自动选择Excel认为最好的图表类型。在我的例子中，我从我的建议中选择了“集群列”。

一旦创建了图表，就可以根据需要进行自定义。就我而言，这件事有几点我不喜欢。我想更改图表标题，使其更具描述性。我想在左轴上添加一个标签，表示数字是以百万为单位的。另外，如果配色方案少一点无聊就好了。

第一个问题很简单。您可以单击图表的标题进行更改。要更改轴标签，需要先添加一个。单击图表空白处的某个位置以选择图表本身。图表右上角将出现三个按钮。单击带有绿色加号图标的第一个按钮。在这里，您可以添加类似于轴标题的元素。然后，可以单击标签，以编辑标题的方式对其进行编辑。

要更改图表的样式，请选中它并单击带有画笔符号的框。在这里，您可以从预设样式中进行选择。也可以通过单击“样式选择器”框顶部的“颜色”来更改图表的颜色方案。现在，这个图表看起来不是更好吗？

默认情况下，您创建的任**图表都将显示在已打开的工作表上。如果你想把图表分开，你可以把它们移到自己的工作表上。为此，右键单击图表并选择“移动图表”。在出现的框中，选择“New sheet”并为其命名。单击“确定”，图表将移动到自己的工作表中。

excel 2016的最佳新功能

电子表格的基础知识和数学本身一样重要。即便如此，微软还是设法在Excel 2016中添加了新的有用功能。以下是最新版本中的一些最佳工具：

• 您可以搜索功能区：就像其他新的Microsoft Office应用程序一样，如果找不到所需的功能，您可以搜索功能区。单击屏幕顶部的绿色框“告诉我你想做什么”。输入关键字或描述你想做什么，Excel将为你推荐功能。
• 与他人实时协作：这是所有Office应用程序共有的另一项功能，您可以将文档共享到OneDrive帐户，并与其他用户同时处理同一文档。就像googledocs一样，每个人都可以看到对方的变化。
• 使用智能查找进行应用程序研究：如果您需要在文档中的某个单元格上查找一些快速信息，可以使用智能查找工具来查找，而无需离开应用程序。你可以在Excel里找到维基百科的链接，单词的定义，以及Bing的图片搜索结果。
• 用墨水公式画公式：有些数学公式写起来比打字容易。在Excel 2016中，您可以绘制数学公式，将其添加到电子表格中。这是特别方便，如果你有一个手写笔或触摸屏上的电脑。

地表下埋藏着更多的新老特征。你可以在微软的网站上查看更多关于最新版本的信息。

使用这些快捷键在excel中工作得更快

你可以在微软的网站上找到一个完整的键盘快捷键列表，几乎所有的东西都在Excel中。以下是您每天都会用到的一些最常见的方法：

• Ctrl+N/Ctrl+O/Ctrl+S:创建、打开和保存文档。
• Ctrl+X/Ctrl+C/Ctrl+V:剪切、复制、粘贴
• Ctrl+B/Ctrl+I:粗体，斜体
• Ctrl+Page Up/Page Down:下一页/上一页
• Ctrl+F1:展开或折叠功能区
• Alt+H:转到功能区上的“主页”选项卡。
• Ctrl+箭头：移动到截面边缘
• Shift+空格：选择整行
• Ctrl+Space:选择整个列
• Ctrl+；：输入当前日期。
• Ctrl+Alt+；：输入当前时间。

Excel还支持许多与我们前面介绍的相同的文本导航快捷方式。你也可以通过按Alt来导航功能区。然后应用程序会显示你可以按什么按钮来更改选项卡或访问当前可用的功能。

高级用户附加阅读

使用Excel**自己的电子表格的方法几乎没有限制。你可以创建任何东西，从一个简单的待办事项列表到看起来像是自己应用程序的工作表。以下是一些帮助您前进的读物：

• 四项技能，将把你变成一个电子表格忍者：掌握电子表格是一门艺术。我们这里的指南将教您有关输入窗体、统计计算、透视表和宏的知识。
• 学习如何掌握VLOOKUP以轻松查找数据：Excel中最有用的函数之一称为VLOOKUP。这允许您根据已知的另一条数据在电子表格中查找一条数据。例如，如果您有一个列出产品名称、价格和SKU的文档，则可以创建一个公式，在输入名称或SKU时查找价格。
• 下载免费的Excel模板来管理时间、金钱或生产力：没有必要重新发明轮子。Excel不仅内置了大量的电子表格模板库，而且您还可以在网上找到更多的模板来满足您的需要。找到一个你喜欢的，然后再尝试建立自己的白手起家。
• Excel公式：为什么你需要公式和函数？：这个指南集从How To Geek涵盖了如何使用Excel函数和创建自己的公式的中级到高级课程。

电子表格并不像电影让你相信的那么无聊。虽然这可能需要一点工作来开始，但您可以将繁琐收集的数据转换成视觉上令人印象深刻、信息丰富的图表。

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