亲爱的tl80，我一直拿着旧文件（工资单、信用卡账单、保险文件等），我的文件柜终于满了。我知道通过扫描和排序进入21世纪可能是最好的选择，但我不想花时间或精力来扫描、组织、备份所有这些文档。我什么时候才能摆脱他们？

签了字，被纸激怒了

亲爱的Peeved，完全无纸化有它的优点（对许多人来说，甚至不会像你想象的那样花费太多的时间和精力），但是当你有可以追溯到很多年（甚至几十年）的纸质文档时，它可能会让人望而生畏，很明显，不值得你花时间将它们全部数字化。不过，在你的文件堆里，有些文件你可能应该保存多年，并**一份数字副本以备额外备份。然而，你满溢的文件中的大部分文件可以放心地回收或切碎。下面是各种重要文件的使用寿命的详细信息，所以你可以把它们整理出来，做一些文件清理。

注意：关于保留记录的确切日期众说纷纭，但以下是来自各种专业人士的一些基本指导原则，可以帮助您修剪鼓鼓的文件柜。

要保存到时间结束的文件

你永远不应该扔掉的文件都是相当明显的：它们是**机构的官方文件，通常涉及律师，如果你去世了，与一些重要的东西有关，和/或是很难取而代之，对你所爱的人来说将是非常重要的。正如我们在《保留什么和撕碎什么》指南中所指出的，这些包括：

• 出生和死亡证明
• 社保卡
• 养老金计划文件
• 身份证和护照
• 结婚证
• 营业执照
• 军队退伍文件
• 有保险单吗
• 遗嘱、生前遗嘱和授权书（因为我们总有一天会死，需要为此做好准备）
• 车辆名称
• 贷款文件
• 房屋契约及按揭文件

此外，CPA标记O。迪特里希的记录保存指南和纽约州消费者保护部也建议您永久保存：

• 房屋记录：取消主要房屋改善和维护的支票（房屋所有权的期限）
• 医疗记录
• 贵重物品的照片或录像带
• 纳税申报表副本和工作表
• 所得税支付支票
• 年度个人退休账户或其他投资贡献报表、养老金/利润分享信息回报

将这些文件的物理副本放在安全的地方，例如保险箱或防火保险箱，一个单独的位置，以便在需要撤离时容易抓取，还可以**数字副本以备异地备份。要跟踪您的宝贵信息并与您的亲人共享，请参阅我们的“应急工具包”。

新文件到达时要扔掉的文件

阅兵式没完没了。好消息是，每一份新的投资声明、新的保险单或许多其他定期重复出现的文件，你都可以保留最新版本。具体来说，您可以在获得新文档时切碎这些文档：

• 月度或季度投资报表（年度报表见下一节）
• 社会保障声明
• 每年更新的保险单

保存到特定时间或事件的文件

最后，某些记录可以在特定的触发器或时间后抛出：

• 信用卡收据：在你将它们与你的月结单核对后，除非是保修或纳税申报需要。在这种情况下，请将收据与产品手册放在一起，直到保修期满或与您的税务文件放在一起。
• 银行存款或取款单：在您与您的月结单核对后
• 信用卡和银行对账单：7年，如果你需要税务支持，否则一年。
• 年度投资报表：直到你**投资，然后持有7年后，你**你的税务文件。
• 工资单存根：在与您的W-2表格核对并缴纳税款后
• 健康福利说明：1年
• 公用事业记录：至少3年，根据纽约州消费者保护部
• 税收和辅助记录（例如，与税收有关的医疗账单、捐赠等）：通常的建议是7年，因为如果你接受审计，国税局通常会追溯到7年前。美国国税局有更为具体的指导方针，针对欺诈性退货的建议从3年到无限期不等。

商业记录要保存多久

最后，如果您拥有自己的企业或是自由职业者，您的记录保留需求将更加复杂(这是正经事！）例如，CK&Co注册会计师和商业顾问的商业记录保留建议（PDF）说，你应该将年终财务报表永久保存，过期的保险单保存四年，银行对账单保存七年。

处理你的许多记录和重要文件是一个有点麻烦，但一个必不可少的。通过一点文件整理和上面的清单，你会有一个更有条理的系统，在你的文件柜里有更多的空间。

爱你，生活黑客