Outlook仍然是工作场所最流行的电子邮件平台之一,它提供了大量高效的工具,可以为您节省大量的时间。如果你正在寻找更多的提示来添加到你的outlookarsenal中,这里有三种方法可以让你使用email客户端保持正常。
当您在Outlook中单击一封未读的电子邮件并将其删除而不移动到另一封邮件时,它将保持未读状态。这是特别恼人的,因为你会结束认为有未读的消息在你的垃圾桶。
转到“文件”>;“选项”>;“邮件”。在Outlook窗格下,单击阅读窗格按钮,将弹出一个对话框,其中包含一些选项。您需要更改的唯一设置是在阅读窗格中查看时将项目标记为已读。确保选中该框,并输入0表示在将项目标记为已读之前等待的秒数。
在对话框中单击“确定”,然后再次单击“邮件设置”。现在,当您在Outlook中单击一封电子邮件时,它将立即被标记为“已读”。
如果您从浏览器、文档、其他电子邮件或计算机上的其他任何位置复制了文本,只需在Outlook中的任意位置按键盘快捷键Ctrl+V,即可在电子邮件正文中立即创建一封包含该文本的新电子邮件。
对于电子邮件,你需要在邮件标签上。如果您在“日历”、“联系人”或“任务”选项卡上,则该文本将出现在相应选项卡的“新建项目”对话框中。
如果您需要集中精力,而Outlook电子邮件通知会分散您的注意力,您可以将其关闭。但是如果你还想留意与你工作的项目相关的电子邮件,或者特定个人的邮件,你可以创建例外规则。
首先转到“文件”>;“选项”>;“邮件”。在“邮件到达”下,确保取消选中通知的所有选项,然后单击“确定”。
接下来,您要为特定联系人创建异常。有几种方法可以做到这一点。
如果您只对特定联系人的通知感兴趣,最简单的方法是导航到他们的电子邮件,右键单击它并选择“规则”>;“创建规则”。在弹出的对话框中,确保在“当我收到包含所有选定条件的电子邮件时”下选中“发件人”选项。要执行以下操作,请确保选中“在新项目警报窗口中显示”。如果需要,还可以启用声音通知,并进入高级选项以了解更多条件,例如主题行中的文本和重要性级别。
如果需要,您可以从发送者之外的更多条件中进行选择,但为此,您必须转到屏幕顶部的选项卡式菜单,单击“规则”按钮,然后转到“管理规则和警报”。单击“新建规则”按钮。在“保持最新”下,单击“在新项目警报窗口中显示某人的邮件”选项,然后单击“下一步”。
你会发现你收到的电子邮件类型的各种条件列表:发件人(个人或团体)、主题中的特定词语、仅发送给你、标记为重要或标记、正文中的特定词语、附件等等。
选中要在步骤1中使用的条件框,在步骤2中,您将看到每个项目的链接文本。单击每个链接并按照有关要输入的内容类型的说明进行操作。完成所有选择后,单击“下一步”。
然后您可以选择您的操作。对于通知,您可以对其进行设置,以便Outlook显示您选择的特定警报消息、桌面通知和/或播放声音。完成选择后,单击“完成”。您将看到规则出现在规则和警报列表中。
如果您已经完成了关注并想重新打开通知,只需返回到“文件”>;“选项”>;“邮件”,然后在“邮件到达”下重新打开通知。
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