每個microsoft outlook使用者都應該開始使用的3個快速生產提示

如果Outlook是你選擇的電子郵件客戶端，這裡有一些簡單但有效的提示，可以幫助你提高一兩個級別的工作效率。...

Outlook仍然是工作場所最流行的電子郵件平臺之一，它提供了大量高效的工具，可以為您節省大量的時間。如果你正在尋找更多的提示來添加到你的outlookarsenal中，這裡有三種方法可以讓你使用email客戶端保持正常。

1將電子郵件標記為立即閱讀

當您在Outlook中單擊一封未讀的電子郵件並將其刪除而不移動到另一封郵件時，它將保持未讀狀態。這是特別惱人的，因為你會結束認為有未讀的消息在你的垃圾桶。

轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“郵件”。在Outlook窗格下，單擊閱讀窗格按鈕，將彈出一個對話框，其中包含一些選項。您需要更改的唯一設置是在閱讀窗格中查看時將項目標記為已讀。確保選中該框，並輸入0表示在將項目標記為已讀之前等待的秒數。

在對話框中單擊“確定”，然後再次單擊“郵件設置”。現在，當您在Outlook中單擊一封電子郵件時，它將立即被標記為“已讀”。

2立即創建新的電子郵件與複製的文本

如果您從瀏覽器、文檔、其他電子郵件或計算機上的其他任何位置複製了文本，只需在Outlook中的任意位置按鍵盤快捷鍵Ctrl+V，即可在電子郵件正文中立即創建一封包含該文本的新電子郵件。

對於電子郵件，你需要在郵件標籤上。如果您在“日曆”、“聯繫人”或“任務”選項卡上，則該文本將出現在相應選項卡的“新建項目”對話框中。

三。關閉例外通知

如果您需要集中精力，而Outlook電子郵件通知會分散您的注意力，您可以將其關閉。但是如果你還想留意與你工作的項目相關的電子郵件，或者特定個人的郵件，你可以創建例外規則。

首先轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“郵件”。在“郵件到達”下，確保取消選中通知的所有選項，然後單擊“確定”。

接下來，您要為特定聯繫人創建異常。有幾種方法可以做到這一點。

如果您只對特定聯繫人的通知感興趣，最簡單的方法是導航到他們的電子郵件，右鍵單擊它並選擇“規則”&gt；“創建規則”。在彈出的對話框中，確保在“當我收到包含所有選定條件的電子郵件時”下選中“發件人”選項。要執行以下操作，請確保選中“在新項目警報窗口中顯示”。如果需要，還可以啟用聲音通知，並進入高級選項以瞭解更多條件，例如主題行中的文本和重要性級別。

如果需要，您可以從發送者之外的更多條件中進行選擇，但為此，您必須轉到屏幕頂部的選項卡式菜單，單擊“規則”按鈕，然後轉到“管理規則和警報”。單擊“新建規則”按鈕。在“保持最新”下，單擊“在新項目警報窗口中顯示某人的郵件”選項，然後單擊“下一步”。

你會發現你收到的電子郵件類型的各種條件列表：發件人（個人或團體）、主題中的特定詞語、僅發送給你、標記為重要或標記、正文中的特定詞語、附件等等。

選中要在步驟1中使用的條件框，在步驟2中，您將看到每個項目的鏈接文本。單擊每個鏈接並按照有關要輸入的內容類型的說明進行操作。完成所有選擇後，單擊“下一步”。

然後您可以選擇您的操作。對於通知，您可以對其進行設置，以便Outlook顯示您選擇的特定警報消息、桌面通知和/或播放聲音。完成選擇後，單擊“完成”。您將看到規則出現在規則和警報列表中。

如果您已經完成了關注並想重新打開通知，只需返回到“文件”&gt；“選項”&gt；“郵件”，然後在“郵件到達”下重新打開通知。

你用什麼樣的Outlook技巧來保持工作效率？在評論中與我們分享。