如何我是否制定了最佳采购指南？(i develop the best procurement guidelines?)

随着公司或组织的发展，制定采购指南的必要性变得更加重要。采购是对所有服务和商品支出的管理。作为整体业务管理的一个方面，它是与成本控制、降低费用和增加利润直接相关的中心功能。尽管大多数人将采购与大公司和数百万美元的交易联系在一起，但采购指南可以帮助每一家公司，无论大小。...

Strong procurement guidelines will offer easy reconciliation of which items are ordered, paid for and delivered.

随着公司或组织的发展，制定采购指南的必要性变得更加重要。采购是对所有服务和商品支出的管理。作为整体业务管理的一个方面，它是与成本控制、降低费用和增加利润直接相关的中心功能。尽管大多数人将采购与大公司和数百万美元的交易联系在一起，但采购指南可以帮助每一家公司，无论大小。

采购领域非常广泛，最好将其划分为不同的业务流程。主要类别包括：供应商管理、合同货物和服务、付款条件、阈值和职责分离。除了确定不同的业务流程外，制定采购指南还需要完成三项工作：建立组织结构和角色，实施会计控制，定义组织内采购流程的责任和责任。

制定采购指南的标准方法是为指南创建一个文件夹。在此文件夹中，为每个主要业务流程创建一个单独的文件。制定指南时，为流程中涉及的不同角色和部门创建流程指南。包括关于监督和管理报告的一节，以及供高级管理层审查的流程文件。应与受影响区域一起审查和讨论所有指南，并提交给高级管理层审查。验收后，需要对所有用户进行培训，以执行指南。

审查的第一项是采购过程中不同参与者的角色和责任。确定每个事务的人员、内容、地点和原因，并确定启动点或活动。例如，当一个部门需要办公用品时，谁负责这个过程？他们如何决定联系哪家供应商？他们可以花费的最大金额是多少？谁批准此购买？这些问题都是制定采购指南的核心。

会计为跟踪和管理支出提供了标准结构。请购单、采购订单、报价单、合同和其他采购工具的使用都会影响会计职能。典型的会计控制侧重于降低欺诈风险、获得最佳美元价值、接受协商定价和条款以及批准授权。这些项目可以在计算机化系统中管理，但首先需要在业务流程指南中定义。

问责制和责任制是采购的主要推动力。大多数组织关注采购订单或合同的美元价值，但可能会忽略特定商品的总花费。确定负责与供应商谈判和处理采购订单的适当职位是采购指南中的一个重要步骤。