“应付账款”（AP）是指个人或企业必须在一定期限内向其债权人支付的款项。指外部承包商、供应商或供应商提供的货物或服务的未付发票、账单或报表。这些债务通常必须每月部分或全部偿还。例如，当某人每月支付电费、电话费、有线电视费和互联网服务提供商账单时，他或她就是在偿还其应付账款义务。术语“应付账款”也是指组织会计部门中管理这些付款的单位。

会计程序

组织中的应付账款部门通常负责监督各种任务。这些可能包括授权采购订单、收集信用卡收据、组织账户提款、保存总账和审计费用报告。组织的会计部门可能管理的其他会计事务包括应收账款（AR）和组织的工资单，前者侧重于向客户开票，后者侧重于向员工付款。

交易条件

每笔商业交易都有特定的条款和条件，包括与商品或服务付款有关的条款和条件。有些交易要求在收到货物后立即付款，这意味着在交付货物或提供服务后立即支付赔偿金。其他人可能有10天、30天、90天或其他预期付款的时间范围。使用信用额度，允许客户在继续收到商品或服务的同时定期支付未偿余额，也是一种标准做法。应付账款管理员必须跟踪所有条款和条件，并相应地遵守这些条款和条件。

违约

如果一个组织不履行其应付账款义务，则视为违约。这可能会损害该组织的信用评级，并最终导致破产。对于一个不付账单的人来说也是如此。当一个组织或个人违约时，被拖欠款项的一方通常将终止所有货物和服务的交付，并可通过法律途径获得付款或已交付货物的返还。

行政人员和雇员的职责

在一个组织中，应付账款管理员的工作是一项严肃的职责。按照规定的条款和条件按时支付账单可能会影响组织的信用评级和业务关系。在应付账款部门工作的人应该有条理，注意细节。通常有必要回答来自供应商或组织其他部门同事的问题，因此良好的沟通技巧很有帮助。许多不从事会计工作的人发现这些程序和要求既复杂又令人困惑，因此能够清楚而耐心地解释这些程序和要求是非常有用的。