项目建议书是旨在提出行动计划、概述行动必要性的原因、说服读者同意并批准实施文件正文中建议的行动的文件。在许多情况下，本文件的起草是对当前或潜在客户发出的招标书（RFP）的响应。然而，此类文件也可能用于内部目的，特别是当公司内部有人知道如何使公司更盈利或更高效，并且需要授权和支持来实施行动时。

在任何情况下，项目建议书都会被清晰地安排好，以便读者能够遵循思维的逻辑过程得出结论。许多示例提案都提供了一个基本的指导原则，可以帮助新手进行有效的提案写作。指导方针通常确定任何项目提案的五个关键组成部分或部分：导言、背景、战略、预算或融资以及结果。

在一个项目提案的介绍部分，这个想法是告诉读者项目是什么，以及为什么它值得花时间来考虑项目首先。本质上，这一部分用来验证在呈现数据时所花费的时间和精力以及读取和考虑项目本身的优点和可行性所需的时间。导言不是展示项目细节的地方，只是为了挖掘其潜力，培养足够的兴趣，鼓励读者了解更多。

背景阐述了介绍的基本要点，通常根据历史数据、对未来需求和绩效的预测以及业务的当前情况，引用项目计划是好计划的具体原因。背景知识有助于建立一个案例，说明项目如何能够满足由于过去的行动而产生的需求，同时预测未来的需求并及时解决这些需求。在大多数情况下，背景部分将坚定地确定必须做一些事情，并为学习如何完成这些事情铺平道路。

在项目建议书的战略部分，目标是概述使项目成功所需的所有程序。通常，该策略有助于定义项目的短期和长期目标，解释如何系统地完成每个步骤，以及从工作中可以预期什么类型的回报。在这里，读者开始了解该项目的重要性以及它在帮助公司更好地利用现有资源的同时为未来定位的潜力。

预算部分开始讨论大多数决策者在批准任何项目之前必须知道的事情：实施项目提案所涉及的成本是多少。在本节中，详细信息必须以经过充分研究的事实和数字为依据，并涵盖随着时间的推移启动和维护项目所需融资的每一个可想象的方面。由于缺乏细节和所包含细节的支持证据，许多提案在此失败。

最后，项目建议书指出了项目实施的结果。在这一节中，所有的好处都被清楚地说明了。这些优势可能包括降低运营成本、增加企业的公众形象、产生更多的销售额或由于更有效地利用可用资源而增加利润等项目。与预算细节一样，重要的是，列出的每一项利益都能得到其他数据的支持，以便得到认真考虑。

当提供正式的RFP时，编写提案有时更容易。RFP通常会列出提案的基本结构，提供潜在客户感兴趣的特定信息的宝贵线索，并定义数据的呈现顺序。提供RFP时，必须严格遵守文件规范。否则，提案将被搁置，其他严格遵守条款的供应商之一将被授予该业务。