电子参考图书馆是以数字形式收集和存储的各种来源的信息的集合，允许从计算机或其他电子设备访问资源和信息。有几个原因可以解释为什么可以使用电子参考图书馆来代替存储物理书籍和论文。其中包括物理书籍的空间有限、远程或大规模访问资源的要求，以及对信息的频繁更新，这些信息对于印刷材料来说效率低下或不切实际。电子参考图书馆可以托管在计算机服务器上，允许网络或互联网访问，也可以压缩在一系列光盘（CD）上，以便在个人计算机上使用。。

电子参考图书馆的一个用途是在实体图书馆中归档书籍。书籍可以进行数字扫描并存储为页面的实际图像，这可能是照明手稿所需要的，也可以使用光学字符识别软件进行扫描并转换为常规文本。这些书可以存储在一台服务器上，该服务器可以从图书馆内部或通过互联网从图书馆外部访问。这样做的好处是可以永久存储书籍，而不会有任何丢失的风险，因为数字文件不会降级，也不会丢失或被盗。它还可以节省图书馆的空间，并可能通过更大的网络向其他图书馆提供信息。。

电子参考图书馆的另一个用途是提供对文件或论文的访问，这些文件或论文由许多人定期更新并从几个不同的位置访问。拥有文档的中央数字位置意味着远程使用服务器的每个人都将看到完全相同的信息。这消除了每次更改时必须物理或以其他方式更新活页夹或其他打印材料等问题，防止重要更新被忽略或延迟。。

术语“电子参考图书馆”在商业上也用于指包含一个或多个数字版本书籍的CD。这些CD通常比以印刷形式购买单个书籍便宜。对于消费者和制作参考CD的公司来说，有几个优点。首先，它可以节省空间，并允许一个人以非常小、轻量级的形式携带大量信息。

一些学院和大学使用电子参考图书馆来保存学术论文和学生出版物等文件，供学生和教员使用。信息是数字化的，因此不需要复杂的物理归档系统或空间来存储旧出版物。电子参考图书馆还可以在几秒钟内对数千份文件进行详细搜索。