第1部分第1部分，共3部分：练习职业电话礼仪

1. 1在两到三次响铃内接听电话。这让你看起来很有效率，很忙。过早接电话会让人觉得你不太忙，而在接电话前等待太久则会让人觉得打电话的人似乎不是优先考虑的对象。在职业环境中，无论是谁打电话给你，你都应该这样做。当你的老板出现在你的来电显示上时，不要保留这一点或任何一点电话礼仪，因为每一位同事、客户和供应商都会更愿意接受专业礼貌的举止。另外，你永远无法确定你的老板什么时候会从另一条线路打来电话。。

2. 2使用专业的问候语。当你接电话时，努力做到专业和愉快。例如，如果来电通常来自公司的其他同事，或者如果你知道你的老板在电话的另一端，那么说：“我是约翰·史密斯。”。我今天能帮你什么？”对于有多个部门的大型组织，您可能还希望在问候语中包括您的部门：“我是销售部的约翰·史密斯。我能帮你什么？”接听外线电话时，你应该说明你的公司名称，即使你怀疑你的老板可能是打电话的人。例如，你可能会说：“下午好！这里是ABC Widgets，我是约翰·史密斯。”。我能帮你什么吗。

3. 3.吞下食物或吐出口香糖。最好在接电话之前完成，但如果你不能及时完成，你的下一个选择是尽可能安静、谨慎地完成动作。嘴里含着食物或口香糖说话可能会让你听起来不专业，而且常常会被电话另一端的人发现。

4. 4.清晰直接地对着你的喉舌说话。这可以防止你和老板之间的错误沟通，而这可能会在未来引发问题。此外，如果你的老板因为说话含糊和音频质量差而与你沟通出现问题，他或她可能会感到沮丧。在接电话和打电话时，你也应该试着微笑。大多数打电话的人，包括你的老板，都能通过你的声音和语气听到微笑。这会对你的老板有利，尤其是当你在与销售和客户服务相关的行业工作时。。

5. 5.让你的老板全神贯注。当你的老板在打电话时，一定要注意听。停止你正在做的任何事情——即使这是你老板早些时候给你的任务——并准备好倾听你老板的话。一般来说，当你的老板与你谈话时，避免回应外部干扰。例如，如果一位同事在你打电话的时候走进你的办公室，礼貌地向你手中的电话打手势，表明你目前无法说话。

第2部分第2部分，共3部分：与上司交谈

1. 1与上司交谈时做笔记。这有助于你在老板向你提供时间、日期、地址或具体任务方向等重要信息时做好准备。这也允许你草草记下你可能会问老板的任何问题作为回报。考虑把记事本和笔放在书桌上或抽屉里，在那里很容易接近。附近有一个记事本可以让你记下计划内和计划外的电话。如果你没有可用的记事本，但你正坐在电脑前，你可以打开一张空白的便笺或文字处理文档，用它做笔记。但是要注意，你的老板可以听到你大声打字的声音；你需要格外小心地表现出积极的倾听，这样你的老板就不会怀疑你的键盘点击是否真的与对话有关。。

2. 2保持冷静。做几次安静的深呼吸，如果需要帮助你保持冷静，喝一口水。焦虑的症状可以通过电话听到，尤其是如果你呼吸困难，或者你的声音听起来紧张而颤抖。保持冷静也有助于你感觉和听起来更加自信和控制。如果你知道你的老板要打电话来，试着提前散散步来释放紧张的情绪。甚至在办公室或部门里走走也会有所帮助。只要确保你回来时有足够的时间给老板打电话就行了。如果你需要在通话前或通话中立即冷静下来，试着深呼吸。用鼻子尽可能安静地吸气，持续4到5秒；再坚持三秒钟，然后在四到五分钟内安静呼气。增加的氧气有助于缓解紧张情绪，让你头脑清醒。。

3. 3随时练习积极倾听。因为你的老板没有亲自和你说话，所以你必须清楚地理解他或她在电话里告诉你的一切。不要害怕让你的老板重复和解释你第一次没有听到或没有正确理解的事情。事实上，定期要求澄清或确认细节可能是个好主意，即使你清楚地理解了老板的指示。这可能很简单，只需在挂断之前用自己的话总结一下说明。通过表现出积极的倾听，你可以向老板保证你在全神贯注，展现出一种全面的职业风范。。

4. 4.简短而中肯地回答。这传达了你的准备，让你的老板在几乎没有分心的情况下找到电话的根源。在大多数情况下，你的老板很忙，可能只是想知道他或她打电话的原因。除非你的老板特别要求你提供所有细节，否则你要努力实现老板想要的。同样，这并不意味着你不应该在需要时要求澄清。你的老板可能很忙，但现在多花60秒问你的问题，通常比强迫自己或老板以后花几个小时纠正错误要好。如果你有更多的问题，而不是时间允许，考虑问你的老板是否有另一个同事或一套书面指示，你可以参考额外的澄清。

5. 5.在整个对话过程中进行口头点头。口头点头是诸如“是的”、“好的”、“我理解”和“我明白了”之类的陈述——所有这些都表明你在积极倾听老板的意见。当然，这些口头点头应该适当地放在谈话中。在做出此类评论之前，请在指示或解释后等待片刻。

6. 6在整个通话过程中保持积极的态度。有一个积极的、能干的态度可以向你的老板表明你自信、有能力，并且不怕接受与工作相关的挑战。例如，如果你的老板打电话来谈论一个问题，讨论你可以实施的可能解决方案。即使你的老板批评你的工作或行为，也要尽可能接受。用自己的语言总结批评，承认批评，然后讨论针对批评的可能解决方案。你可以诚实地表达你对未来的担忧，但你应该避免为过去的错误或问题找借口。当你不得不提出担忧或解释过去的问题时，用“我”而不是“你”来陈述。这会阻止你的老板为你辩护，并以愤怒或负面的言论回应。例如，如果你的老板打电话跟你谈论一个你没有按时完成的项目，可以说“我在收集资源方面遇到了问题”，而不是“你没有按时给我所有的资源”。

7. 7感谢你的老板抽出时间给你打电话。尽管你的老板打电话给你，而不是相反，但感谢你的老板打电话给你，是表达对他或她的时间的感谢的一种很好的方式。例如，说“我知道你今天很忙，谢谢你抽出时间给我打电话。”这几乎适用于与老板的任何电话，但如果你的老板打电话是为了解释一个项目、表达担忧或批评你的工作，这一点尤其重要。目标是展示你对完成交给你的任务的渴望，感谢老板给你的时间，承认老板的电话会让做好工作变得更可行。。

第三部分第三部分共三部分：回复下班后的电话

1. 1尽可能接听电话。如果你的老板下班后打电话给你，你应该接电话，只要这样做不影响非工作重点。如果你在过去六个月内开始这份工作，这一点尤其正确。愿意在正常工作时间后与上司沟通将表明你对公司和职位的奉献精神。然而，如果你不能接电话，你应该尽快回复你的老板。理想情况下，这意味着听剩下的语音邮件，并在几分钟内给老板回电话。根据公司文化和通话性质的不同，如果无法拨打电话，你可能会通过短信或电子邮件解释延迟。。

2. 2.审视你的公司文化。在一些公司，你的雇主可能希望你通过电话和电子邮件保持联系，无论是在一天中的什么时间或一周中的哪一天。虽然这似乎不公平，但如果你想继续在那里工作，你需要接受这一点，将其作为公司文化的一部分。如果你不确定协议是什么，请咨询你的同事。你可能会了解到，将回复延迟几个小时是完全可以接受的，或者你可能会发现其他人都会立即回复。找出预期的反应是什么，并贯彻到底。。

3. 3.保持积极态度，根据情况采取行动。在听老板说话时，你应该始终保持礼貌和积极，即使是在下班后打电话的时候。话虽如此，在确定正确的应对措施之前，你需要单独查看每种情况。例如，如果你的老板提出了一般性的批评或一系列指示，那么在谈话中做笔记，但在通话结束后，可以随时恢复之前的非工作活动。如果事情不紧急，你通常可以在正常工作时间采取行动。另一方面，如果你的老板因为紧急情况打电话给你，你需要立即按照老板的意愿处理紧急情况。。

4. 4评估你的整体工作满意度。你的老板不能合理地期望你全天候待命——然而，也不能保证你的老板会有合理的期望。如果你的老板经常在下班后给你打电话，这会给你带来极大的不快或焦虑，那么也许是时候考虑找另一份工作了。当你知道你的老板在下班后打电话时，你可以试着关掉手机，但除非你的工作场所成立了工会，否则你可能是一个“随意”的员工，可以随时被解雇。你的老板可能会在收到你下班后不回答的信息后退缩，但你的老板也可能会解雇你。。

• 在私人场合练习接听老板的电话，这样你就可以在下次他或她打电话时感觉更舒服、更有信心，并做好准备。练习自己与老板交谈，或与朋友和家人打一系列模拟电话。
• 以最能反映公司文化的方式与上司沟通。尽管你的老板可能会专门打电话给你讨论业务，但要记住，与老板一对一的谈话是给你留下良好、持久印象的机会。将上司的电话视为积极的互动，可以在未来的工作中获得认可和晋升。