方法1方法1/3：正在制备

1. 1.准时。给自己充足的时间去上班，参加会议或其他约会。早点给自己时间准备，或者只是赶邮件或其他任务。试着追踪你每天上班的时间，看看真正的平均值是多少，并相应地调整你的时间。在任何给定的时间上加上15或20分钟的缓冲时间，甚至可以测试在第一次到达某个地方之前需要多长时间。

2. 2.头脑清醒。充分休息，让你的头脑保持敏锐，思维高效。如果你喜欢的话，早上喝杯咖啡或茶，或者在你需要提神的时候。休息一下，暂停一下，定期整理一下你的办公桌。每52分钟起床或休息17分钟，因为研究表明这有助于提高工作效率。在这段时间里做一些简单的练习，和同事交谈，或者只是在办公室里散散步。

3. 现在是日程安排。让自己熟悉老板、你自己或任何其他需要在每天开始时跟踪的员工的日程安排。定期查看日程安排，这样你可以在预约时节省时间，避免重复预订或其他错误。保持日程表和日历处于打开状态，随时可以打开电脑或手机，这样你就可以查阅它们并立即添加约会。

4. 4.带着所有材料参加会议。出席任何预约，准备好之前会议的材料和清晰笔记，以及记录当前会议记录和其他笔记的设备或笔记本。询问你的老板关于你在会议中的角色的任何信息，包括你可以准备好的任何特殊材料，如表格或讲义，以节省以后准备或打印的时间。试着在前一天早上或晚上向所有与会者发送即将召开的会议的议程、上次会议的会议记录或任何其他相关材料。

5. 5考虑学习速记。学习不同类型的速记，以及如果你用手做了大量笔记，如何加快写作速度。参加速记课程，学习汉字，提高速度。如果你不经常用手记笔记，或者你不想学速记，那就做一次打字测试。设置一分钟的计时器，并尝试在手机、平板电脑、笔记本电脑键盘和分离的键盘上键入一封典型的电子邮件。然后数一数你在每台设备上键入的字数。当你需要快速记笔记时，坚持使用字数最高的设备。

方法2方法2/3：组织起来

1. 1向名单和规划者通报。保留计划表、日历和待办事项清单，并不断更新。把它们放在容易看到和到达的地方，或者有多个可以同步在一起。如果你用笔和纸都很好的话，就在口袋或钱包里放一个小的计划表或日历，这样你就可以随身携带。如果可能的话，带一支笔，这样你就不用到处找了。在你的办公桌上放一个指定的记事本，用来记录待办事项清单，并在你走的时候把事情划掉。如果你能更好地使用数字组织，可以使用手机的日历和提醒系统进行预约并接收相关通知。尝试Wunderlist或Todoist等应用程序来管理任务。

2. 2同步你的信息。通过在所有设备上同步日历、列表和文件，确保随身携带笔记和其他材料，这几乎是每个现代应用程序都能做到的。使用Basecamp或Trello等项目管理软件，与其他秘书、老板或其他员工共享任务、文档和笔记。与谷歌文档共享文档和电子表格，并使用Dropbox或Hightail等程序发送文件。

3. 3彩色编码一切。建立一个颜色编码系统，帮助你一目了然地对所有材料进行分类。为每个项目、日期、员工或任何你想描绘工作的方式指定颜色。使用荧光笔、彩色标签或标签标记文件、托盘和笔记本，以便轻松找到正确的信息。许多用于电子邮件、日历和列表的网络和移动应用程序还允许您为每个项目指定颜色。

4. 4整理你的收件箱。立即将电子邮件归档到文件夹中，如果需要返回，则将其标记或标记为未读；如果确定不再需要，则将其归档或删除，以保持电子邮件收件箱干净，并使重要信息易于访问。尝试为每年、每季度或每月制作文件夹，或按项目、员工或类型进行标记。尝试立即回复、删除或记录电子邮件信息。为自己设定时间表，比如在一天结束前将所有电子邮件归档到适当的文件夹中，在一周结束前清理并处理收件箱中的所有内容。

5. 5.保持一致。将相同类型的材料放在特定的地方，并为特定的项目指定笔记本和文件夹。例如，为手机备忘录准备一个特定的记事本，它总是放在手机旁边，这样你就永远不会在餐巾纸上记下某人的姓名和电话号码。将会议记录与其他记录分开存放，以免信息混淆，以后很难找到。

6. 6节省纸张和时间。避免打印以节省纸张，选择在线表格或其他文档，这样可以节省时间和资源。如果可能的话，以电子方式填写表格。扫描并保存纸质文件的副本，使其始终可用，不会损坏或丢失。尽可能传播数字文件、提醒、备忘录和议程，而不是纸质版本。
7. 7.储备物资。千万不要用完你用来整理东西的重要材料，比如记事本、钢笔、信封和邮票，买东西或让办公室经理/采购员知道你什么时候在最后一个盒子或容器里，而不是一次都没了。从像Quill这样的公司批量订购供应品，以节省资金，避免这么快用完。在你的办公桌或工作空间里整理用品。使用带有标签或颜色的容器、托盘、文件夹和其他容器，以便于分类。

方法3方法3/3：有效沟通

1. 1点击脚本。通过使用简单的语言来重复你经常重复的通信，节省时间和精力。为电子邮件、新闻稿或电话等不同情况提供多个脚本，您可以复制、粘贴和轻松编辑这些脚本以适应特定场景。

2. 2.做一个细心的笔记员。在手机、笔记本电脑或记事本上记下每次会议、电话留言或其他重要对话的笔记。将这些笔记放入或移动到专门标记的物理或电子文件夹中，以便您以后可以查阅它们，并拥有在忙碌的一天中可能会忘记的口头交流记录。

3. 3在电话中要高效友好。练习打电话时需要说的问候语和其他重要或常见信息。把你办公室的电话分机列表放在你面前，然后把它们记在内存中，这样你就可以快速转接电话了。了解办公室电话的特殊功能，比如直接将某人发送到员工的语音信箱，或在电话会议中添加人，这样既可以节省时间，又可以避免技术困难。

4. 4.检查语法。确保你发出的每一种书面交流都经过拼写检查，没有语法和标点错误。花额外的几分钟阅读电子邮件、议程和其他信件，以检查所有内容是否正确，并避免以后不得不发布更正或回复困惑收件人的电子邮件的时间和尴尬。在用于文档、电子表格和电子邮件的应用程序中启用拼写检查。在浏览器中打开此功能，可以在网页上键入任何错误，尤其是在发布到公司网站、社交媒体帐户或其他官方平台时。

5. 5保持电子邮件和语音邮件简短甜蜜。用尽可能少的语言陈述你打电话或发电子邮件的目的。直接提问，必要时重复你的姓名、公司、电话号码和电子邮件。提供一个你期望或希望听到他们回复的时间，这样你就能有效地处理沟通。

6. 6确认约会和时间。确保你在同一个页面上，并在约会的前一天或前一天通过电话或电子邮件提供提醒，以确认约会和其他重要约会。通过发送礼貌简洁的电子邮件或电话信息，提醒他们你正在等待回复，与你没有联系的人重新联系。