言語と注意書きの違い

口頭および書面による警告

一見すると、口頭による警告と書面による警告の区別は、比較的明白に思えるかもしれません。口頭および書面による警告は、特に法的な文脈では、正式な懲戒処分および/または是正措置の段階となります。この用語に馴染みのない方のために説明すると、口頭および書面による警告は、主に会社の懲戒規定に記載されており、ほとんどの会社が是正処置の一環としてこのような警告を発しています。従来は、従業員を懲戒する、あるいは勤務成績を是正するための一連の手続きを総称してこう呼んでいた。これらの措置は、口頭や書面での警告に限らず、停職や解雇も含まれます。しかし、本稿では、口頭による警告と書面による警告のみを対象とし、口頭による警告が書面による警告に先行することで区別することができる。また、多くの企業では、これらの懲戒処分の段階を厳格に守っていますが、他の企業では、このような手続きを若干異なる方法で実施している場合があることに留意する必要があります。

口頭注意は何ですか？

口頭による警告とは、懲戒処分や業績上の問題に関して、従業員のマネージャーやスーパーバイザーが従業員に発する警告と定義されます。通常、従業員と上司の会話の中で発行されます。口頭での注意は、是正の第一歩です。このような警告の背後にある目的は、従業員のパフォーマンスまたは行動を通知し、それによってそのような行動または行為を修正するための余地を与えることです。問題は、会社の基準や規則に対する違反、定期的な欠勤などの軽微な違反、または不満足な仕事である可能性があります。

口頭での警告を行う場合、上司またはマネージャーは公正な手続きに従わなければなりません。口頭注意の発令方法は、会社によって異なります。しかし、一般的には、非公開で警告を行うこと、問題を明確にすること、従業員に自分の立場を説明する機会を与えること、従業員に期待されるパフォーマンスと求められる水準を明確に示すこと、最後に口頭での警告が行われた際の会話を記録することなど、一定の手順を踏む必要があります。この口頭での警告書には、通常、従業員の名前、警告を受けた日付、問題点、期待されるパフォーマンスを記載しなければなりません。口頭での警告の記録は、非公式な記録として、従業員のファイルに保存されます。口頭での警告の最終的な目的は、従業員に自分の行動やパフォーマンスを修正するための別の機会を与えることです。セカンドチャンスを得たようなものです。

会話の中で口頭で注意する

警告書（Written warnings）は何ですか？

要するに、文書による警告のことです。従来は、従業員に対して書かれた手紙と定義されていました。このタイプの手紙は、その人のパフォーマンスや行動に関連する問題を特定し、そのような行動やパフォーマンスが特定の期間内に修正または改善されない場合の結果を詳述しています。警告書は、是正・懲戒プロセスの第2段階です。一般的に、口頭での警告に続いて書面による警告が行われます。このように、従業員には口頭での警告がなされ、問題の行動が改善されない、あるいは是正されない場合は、書面による警告がなされることになります。したがって、書面による警告は、口頭による警告よりも重大な意味を持ちます。

口頭での注意で改善されない場合、または同じ違反を繰り返す場合は、文書による警告を行います。警告書は通常、欠勤、暴言、会社所有物の破損、業績不振、時間不足、その他暴力や薬物使用などの違反があった場合に発行されます。通常、従業員は警告書を含む通知書に署名しなければならず、通知書のコピーは従業員の記録に残され、人事課に渡されます。

文書による警告を行う