microsoftword自帶拼寫檢查和語法檢查。它還提供對字典的強大支持。

鑑於我們現在以數字格式生成了如此多的內容，這些工具是有用的。使用鍵盤而不是鋼筆時，你更容易出現拼寫錯誤。

這些工具大部分時間是自動工作的，但是有很多方法可以自定義它們。例如，可以使用“自動更正”來加快鍵入速度。字典菜單中有很多聰明的功能和隱藏的選項。

在本文中，我們將解釋如何使用拼寫檢查和語法檢查，然後更詳細地瞭解字典功能。

如何進行拼寫和語法檢查

Microsoft Word提供了幾種檢查文檔拼寫和語法的方法。讓我們仔細看看

聯機拼寫檢查

默認情況下，Word將使用聯機拼寫檢查。拼寫錯誤的單詞將在下面出現一條紅線。要修復錯誤，請右鍵單擊該單詞，然後從彈出菜單中選擇要鍵入的單詞。

當然，單詞並不知道存在的每個單詞，特別是事物的名稱。

要讓Word忽略正確的“拼寫錯誤”，請單擊“全部忽略”。如果你打算經常使用這個詞，點擊Add to Dictionary，word將來就會記住這個詞。

聯機語法檢查

語法檢查的工作原理是相同的，但是語法錯誤將用藍線標記。要管理拼寫和語法檢查的設置，請轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”。

手動拼寫和語法檢查

要檢查整個文檔，請單擊“審閱”選項卡，然後單擊“拼寫和語法”按鈕。或者，只需按鍵盤快捷鍵F7。

Word將逐一檢查您的錯誤並允許您修復它們。使用這種方法比手動在屏幕上查找每個錯誤要快得多，因此在處理較長的文檔時應該部署這種方法。

要“取消”當前文檔中已忽略的單詞，從而使Word再次將其標記為拼寫錯誤，請導航到“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”，然後單擊“重新檢查文檔”。

改變你的語言

您可能需要用另一種語言運行拼寫和語法檢查。為此，請單擊“審閱”選項卡，選擇“語言”按鈕，然後單擊“設置校對語言”。

您安裝的語言的名稱左側將有一個小圖標，指示您可以立即切換到它們。

您還可以從這裡將語言設置為將來文檔的默認語言。

禁用拼寫檢查器

在處理包含大量應用程序無法理解的單詞的文檔時，可能需要完全禁用拼寫檢查器。

要禁用拼寫檢查，請單擊“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”。向下滾動到“在Word中更正拼寫和語法時”部分，然後取消選中“鍵入時檢查拼寫”旁邊的複選框。

這將防止惱人的紅藍線彈出所有的文件，而你的工作。相反，Word只在單擊“拼寫和語法”按鈕時檢查拼寫。

或者，您可以對正在處理的文檔完全禁用拼寫檢查器和/或語法檢查器。返回“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”，向下滾動到窗口底部，並標記“僅隱藏此文檔中的拼寫錯誤”和“僅根據需要隱藏此文檔中的語法錯誤”旁邊的複選框。

最後，你可以控制每個段落的拼寫檢查。選擇一些文本，然後單擊“審閱”&gt；“語言”下的“設置校對語言”按鈕。使用對話框中的選項可以禁用選定文本的拼寫檢查。

自動更正

“自動更正”功能可以自動將鍵入的單詞替換為拼寫正確的單詞。默認情況下，它是啟用的，將常見的拼寫錯誤（如“realyl”）替換為“really”。您可以禁用自動更正或管理自動更正的單詞列表，並添加自己的單詞。

這還允許您加快鍵入速度--例如，如果您經常鍵入“你好，我的名字是鮑勃·史密斯”這樣的句子，您可以創建一個自動更正規則，在鍵入時將“hmbs”擴展為“你好，我的名字是鮑勃·史密斯”。這就是所謂的文本擴展。

要管理自動更正，請單擊“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”&gt；“自動更正選項”。

powerpoint、excel和其他office應用程序

PowerPoint還使用了在線拼寫檢查，所有的工作原理都是一樣的。然而，經常用於其他類型數據的Microsoft Excel不會自動通知錯誤。

在Excel中，您必須通過導航到功能區上的Review&gt；Spelling來運行手動拼寫。

成為字典的超級用戶

到目前為止，我們只研究瞭如何將單詞添加到自定義詞典中（如果您不確定，請參閱“在線拼寫檢查”部分）。但這本詞典遠比僅僅作為一個不尋常拼寫的目錄有用得多。

如果你成為一個字典的超級用戶，它可以把你的拼寫檢查工具到一個全新的水平。你甚至不需要使用Cortana。

讓我們看看這本詞典最令人興奮的功能。

從自定義詞典中刪除單詞

偶爾花點時間整理一下你的自定義詞典是明智的。也許你不小心添加了一些單詞，或者有很多與某個特定項目相關的自定義單詞你不再需要了。

要從自定義詞典中刪除單詞，請轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”，然後單擊“在Microsoft Office程序中更正拼寫時”部分中的“自定義詞典”。

突出顯示要從中刪除單詞的詞典，然後單擊“編輯”。接下來，選擇“編輯單詞”，突出顯示要刪除的單詞，然後單擊“刪除”。要完全刪除字典，請單擊“全部刪除”。

兩本自定義詞典

導航到“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”&gt；“自定義詞典”時，您將看到兩個自定義詞典：自定義.dic以及漫遊自定義.dic.

後者將單詞保存到雲中，這意味著你的字典可以在你登錄的其他計算機上使用。單詞自定義.dic僅在本地計算機上可用。

添加新詞典

一般來說，有兩個原因可以解釋為什麼您要添加一個新的自定義詞典。你可能想用另一種語言寫作，或者需要添加一長串專門的單詞（比如醫學術語）。

如果只想為其他語言添加詞典，請轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“語言”。在“添加其他編輯語言”下拉菜單中，選擇所需的方言。當語言出現在上面的框中時，單擊“未安裝”下載相關文件。

要添加第三方詞典，請轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”&gt；“自定義詞典”，然後單擊“添加”。在新窗口中，將Word指向要添加的DIC文件。

要刪除詞典，請突出顯示其名稱，然後單擊“刪除”。

忽略自定義詞典

如果您安裝了大量自定義詞典，有時可能希望拼寫檢查器忽略它們。

很容易強迫Word忽略自定義詞典，而只使用主詞典進行更正。轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“校對”，並選中“僅從主詞典建議”旁邊的複選框。

從字典中排除單詞

拼寫檢查者最大的一個缺點是，如果新單詞還在字典中，他們經常無法發現拼寫錯誤。

例如，您有多少次不小心鍵入“later”而不是“later”或“suing”而不是“using”？單詞不會引起你對錯誤的注意，因為“後者”和“起訴”都是真實的單詞。

如果你發現自己有規律地犯同樣的錯誤，你可以把不正確的詞從字典裡排除掉。它迫使單詞總是把它們標記為不正確的。

要排除單詞，請導航到C:\Users\[用戶名]\AppData\Roaming\Microsoft\UProof。該文件夾包含已安裝的每個詞典的排除列表。

查找與要從中排除單詞的詞典對應的文件。在文件上單擊鼠標右鍵，然後轉到“使用記事本打開”。

在記事本文件中，鍵入要排除的單詞。把每個單詞放在新的一行，並確保你包括任何撇號或其他標點符號。準備好後，導航到“文件”&gt；“保存”。

分享你的拼寫檢查和字典提示

在本文中，我們解釋了MicrosoftWord拼寫檢查器最重要的功能，然後向您介紹了使用應用程序字典功能的一些最佳方法。

記住，您不應該孤立地查看拼寫檢查器和詞典；它們都是Word校對功能的重要部分。一個沒有另一個就不能有效地工作。

現在就交給你了。我們想讓你分享你最喜歡的關於拼寫檢查和字典的提示。你知道有什麼隱藏的特徵嗎？

最初由克里斯·霍夫曼撰寫。