3個免費模板，使會議保持正常和有用
會議是商業世界生活的正常部分。不幸的是，並非所有會議都是以其目的成功的。這通常是由於缺乏會議組織。
使用以下免費會議模板，您可以輕鬆地準備、記錄和回顧會議，以獲得有效的總體結果。
1會前
安排會議最重要的部分之一就是議程。這使會議主持人能夠向與會者提供目標、討論要點以及與會者。此外，包含準備部分的議程也會有所幫助。這使您可以包含對討論至關重要的文檔和其他材料。
儘可能地為會議準備與會者是作為協調員的工作的一部分。此外，它使會議保持組織和前進。
模板
這個來自TidyForms的microsoftword模板是一個有吸引力的、專業的、佈局良好的選項。它提供了一個乾淨的，基於表格的外觀，便於閱讀和簡單的掃描。模板以基本的會議細節開始，如標題、主持人、日期、時間和地點。
在下一節中，您將描述會議目標。這是議程的一個關鍵部分，讓所有與會者都清楚地瞭解會議的意圖。只要一到兩句話簡潔，通常就足夠了。
第三部分是您可以列出會議與會者及其部門、電子郵件地址和電話號碼。當然，這些字段是可選的，這取決於手頭的業務和您的公司。
接下來，您將列出會議的議程項目，包括主題、所有者和時間。這再次讓參與者為他們的會議部分做準備。您還可以列出為每個主題分配的時間，從而保持會議正常進行。
最後，您將完成準備部分。你應該包括和附加項目，如文件，圖表，或電子郵件，作為例子，誰負責提供每一個。
此議程模板的每個部分都有自己的用途，可以讓您收集人員和材料，併為會議設定期望值。
2會議期間
在會議期間記筆記是主持人的下一個主要職責，儘管你應該指定一個特定的筆記員。無論哪種方式，做準確的會議筆記是成功實現會議目標的關鍵。
這些筆記提醒所有參與者跟進、行動、問題和結論。所以，如果你使用會議紀要模板，記筆記會簡單得多。
模板
上面TidyForms的議程模板附帶了第二頁會議記錄。這一頁的格式與議程相同，四節中有三節完全相同。
唯一的區別是，行動項目取代了籌備部分，下一次會議還有後續部分。如果你對議程和會議記錄的一致**興趣，那麼這是一個很好的方法。
不過，還有另一個來自microsoftoffice網站的Word模板，它為您的筆記提供了更多的組織結構。您將看到，與大多數模板一樣，此模板在頂部有基本的會議信息。
但是，它提供的是會議期間討論的每個主題的一部分，以及下面適用於該特定主題的所有細節。這種佈局更為結構化，您可以在一個位置包含每個議程項目的主題、分配的時間、演示者、討論內容、結論以及由此產生的行動項目。然而，TidyForms分鐘模板在底部有一個單獨的部分，用於所有操作項，沒有太多細節。
此模板的另一個有用功能是最後一節，它允許您添加特殊註釋。當出現與討論的特定主題無關的其他項目時，這可能非常有用。
您還可以在“觀察者”部分中包含意外進入會議的人員的姓名。
三。會後
既然您的會議已經休會，現在是時候向與會者提供後續信息了。此會議摘要應總結所做的會議記錄和預期的行動項目。
請記住，發送摘要始終是一個好主意，即使會議沒有產生任何行動項目。會議紀要可作為類似會議和重新出現的主題或問題的參考。
模板
模板實驗室的這個模板是一個很好的選擇。只需在頂部填寫會議標題、日期、與會者、地點和筆記部分。然後，使用表格來包括你的後續行動。
在“問題”下，您可以包括相關的議程主題，例如添加演示者，以及從會議筆記中相同的詳細信息繼承的“討論中”。加上負責人，最後期限，你就被定了。
您還可以使用此功能在完成操作項時持續跟進。例如，可以向表中添加一列，並在“已完成操作”旁邊標記一個X或日期。
或者，可以刪除整行以顯示其完成情況。然後，用新名稱或日期保存並重新發送給參與者，直到所有項目都完成。
如果您的會議沒有產生任何操作項，您仍然可以使用此模板提供會議摘要。在表格中填寫適當的詳細信息，然後在截止日期下，輸入已完成或不適用的指標。
如果您喜歡此模板，可以從模板實驗室會議紀要頁面下載。然後，向下滾動到會議筆記模板17以下載此模板。
使您的會議成功
業務模板非常方便，對於會議來說，它們可以節省時間。你應該關注會議的目標和內容，而不是創建文件。因此，在下次會議上，請查看這些方便的模板，以獲得執行良好的結果。
如果您對組織會議有進一步的建議，請在下面發表評論！
圖片來源：Rawpixel.com/Shutterstock
- 發表於 2021-03-15 19:41
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- 分類：網際網路
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