將電子郵件儲存在一個大的存檔中的問題是再次查詢特定的郵件。所以，人們建立一個額外的資料夾，然後兩個，然後載入！使用這些技術而不是資料夾來組織存檔。

如何（以及為什麼）標記您的郵件

我們建議您只存檔您的電子郵件。這是最好的組織方式。不要浪費時間將郵件移動到電子郵件客戶端的資料夾中，將所有內容放在一個存檔資料夾中。例如，在Gmail中，只需單擊歸檔按鈕。

但是，如果您沒有資料夾，如何安排郵件以便檢索？答案很簡單：標記。

使用標籤而不是資料夾的一個最大的好處是，你不必把一封電子郵件只放在一個資料夾裡。透過標記，您不再需要決定有關客戶專案上供應商問題的郵件是否放在供應商資料夾、客戶資料夾、專案資料夾或經驗教訓資料夾中。您只需在電子郵件中新增適當的標記，然後您就可以很容易地再次找到它，無論您是否希望找到與該供應商、客戶等相關的電子郵件。

如果您要從基於資料夾的系統移動到單個存檔，那麼標記是以後能夠找到內容的關鍵。您可以批次標記，因此如果您有一個客戶機資料夾，則可以在將其中的每個專案移動到歸檔檔案之前，使用該客戶機的名稱對其進行標記。這樣，你就可以確定它很容易再找到。

最棒的是，標籤在（幾乎）所有現代電子郵件應用程式中都很簡單。即使您最終保留了資料夾，標記也是非常有用的，因此我們建議您還是這樣做。

在outlook中分類

在Outlook中，標記稱為“分類”。您可以建立任意多個類別，為它們指定顏色，然後將它們應用於Outlook電子郵件、日曆事件、任務、筆記甚至聯絡人中的任何內容。這不僅使搜尋變得容易，而且用顏色突出顯示Outlook內容。例如，如果你為一個專案建立了一個類別，並給它一個特定的顏色，比如說紫色，你可以用這個類別標記每個相關的專案。不看任何東西，你就會知道每個紫色的電子郵件、日曆事件、任務、便條或聯絡人都與該專案相關。類別還沒有出現在outlookmobile應用程式中，因此您必須在客戶端或web應用程式中進行分類。

對郵件進行分類時，您可以透過選擇所有電子郵件（使用Ctrl+a鍵盤快捷鍵），然後選擇所選的一個或多個類別，對單個資料夾中的所有內容進行分類。您甚至可以更改存檔資料夾檢視，以便它按類別對郵件進行分組，這將模擬資料夾結構。然後，您將獲得標記和資料夾檢視的好處。

在gmail中新增標籤

在Gmail中，標籤被稱為“標籤”，它在web和移動應用程式中都起作用。就像在Outlook中一樣，你可以建立任意多的標籤（有點像5000個限制，在這之後Google說你可能會遇到效能問題，但很少有人會這樣做）並給它們分配顏色。你還可以建立過濾器，根據你想要的任何標準自動標記電子郵件。

標籤已經成為Gmail體驗中直觀和不可或缺的一部分，主要是因為你不能新增資料夾。所以，貼上標籤，看著你的郵箱變成一個完全不同的更好的地方。

在apple mail中標記

Apple Mail中的標記被稱為“標記”。與Outlook不同，您僅限於現有的七個標記，因此無法擺脫它：Apple在這方面做得不太好。然而，在他們的辯護中，他們確實努力推動智慧資料夾。儘管這些並不像標籤那麼簡單和快捷，但是有一個系統可以讓你對你的電子郵件進行分組。我們已經討論過智慧資料夾，我們知道它們可以工作，但是在我們討論的三個電子郵件應用程式中，Apple Mail是最不適合單一歸檔方法的。

相關：整理電子郵件的最佳方式：把它們存檔

我們開始搜尋吧

無論您使用的是電子郵件客戶端（如Microsoft Outlook或Apple Mail），還是web介面（如Gmail或Yahoo！郵件），或**上的郵件應用程式，搜尋是你的朋友。大多數時候，一個名字或標籤（或兩者的組合）就足以找到你要找的東西。例如，你可以搜尋“Joe BBQ”，找到Joe發來的關於他下週要吃烤肉的郵件，或者搜尋“Alpha專案”，找到所有標有“Alpha專案”的郵件。但是有很多先進而簡單的搜尋技術可以幫助你在類似的結果堆中更深入地找到那些郵件。

使用outlook搜尋

Outlook的搜尋功能曾經有點粗略，但那些日子已經一去不復返了。現在，在Outlook客戶端、web介面或移動應用程式中進行搜尋非常快速和準確。不過，客戶端包含最強大的搜尋工具，因此如果您有一個特別精緻或複雜的搜尋查詢，就可以使用它。

搜尋框位於主郵件窗格上方，並且始終可用。

之前我們討論瞭如何將搜尋位置從當前資料夾更改到Outlook的其他區域。您還可以透過右鍵單擊收件箱中的郵件，選擇“查詢相關郵件”，然後選擇“此對話中的郵件”或“發件人的郵件”，快速查詢與當前發件人相關的郵件

Outlook將在對話中或發件人處查詢以前的任何電子郵件，並顯示它們。

如果定期執行相同的搜尋，則可以建立自定義動態搜尋資料夾，以便在每次開啟資料夾時執行相同的搜尋。這對於查詢具有特定關鍵字或特定屬性（如大小、附件或類別）的新電子郵件特別有用。

要執行更復雜的搜尋，可以使用“高階查詢”選項。它位於“搜尋”選項卡中，只有在單擊“搜尋”框時才會出現。在“搜尋”選項卡中，單擊“搜尋工具”>“高階查詢”。

這將開啟“高階查詢”面板，從中可以選擇要搜尋的任意多個條件。

使用“更多選項”和“高階”選項卡訪問其他條件。高階查詢選項非常大，使用的屬性幾乎肯定是您不知道的。例如，下面是可以選擇的高階>所有郵件欄位。

您可以使用“高階查詢”從存檔中檢索任何電子郵件，而且這樣做非常快，即使是複雜的查詢。

請注意，如果您使用的是Microsoft電子郵件帳戶，Outlook在預設情況下僅同步過去12個月的郵件，但如果您願意，可以將其更改為包含所有電子郵件。

使用gmail搜尋

毫不奇怪，Gmail的搜尋在網路介面和移動應用程式上都是快速準確的。你可以搜尋大量的關鍵字，比如“from”、“to”、“newer\u than”、“older\u than”、“label”等等。web介面提供了一個下拉過濾器，而不是要求您記住所有這些，我們之前已經深入討論過了。

在mobile中，您可以用同樣的方法在搜尋框中輸入搜尋詞，但在編寫本文時，過濾器下拉列表不可用。你還是可以去gmail.com如果您需要在移動中進行高階搜尋，請開啟您的郵件。這裡有一個完整的Gmail搜尋運營商列表，所有這些運營商都在網路介面和移動應用程式中工作。如果你能掌握這些，你很快就會成為Gmail的老闆。

使用apple mail搜尋

Apple Mail沒有Outlook那樣的高階查詢功能，但它確實有一個顯著的優勢，可以使用Spotlight搜尋電子郵件。如果你是一個聚光燈使用者（你應該是），你可以直接從那裡搜尋郵件。您還可以設定智慧郵箱，這有點像Outlook的動態搜尋資料夾。

在標記和搜尋之間，你應該能夠在任何郵件應用程式中很快找到大多數郵件。Outlook可能有最有效的標籤，因為它涵蓋了所有專案，而不僅僅是郵件，Gmail的搜尋是首屈一指的。Apple Mail不一定能與這兩種郵件競爭，但儘管它的標籤功能不強，但搜尋和自動過濾功能相當不錯。

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