gmail超級使用者指南

這個免費的Gmail指南是為那些已經使用Gmail作為電子郵件客戶端，並希望最大限度地利用它的許多生產力的特點。...

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隨著時間的推移，Gmail已經發生了巨大的變化，把它簡單地稱為“電子郵件客戶端”是不公平的。這樣想吧，你可以用你的智能**專門打電話，或者用電腦只創建文檔。你可以擁有一輛跑車你只開幾個街區。你可以，但是這些東西能為你做的事情太多了，你只會浪費你的錢去做一件事。Gmail也是如此，儘管使用它不花你一分錢。

在本指南中：從Gmail開始，Gmail作為一個通訊中心標籤，Gmail的DNA感受到了搜索和過濾Gmail生產力工具的力量

注意：這本Gmail指南不是為新用戶準備的，而是為那些已經使用Gmail並且希望利用它的許多功能的用戶準備的。你們這些新手可能應該先閱讀Gmail入門指南，它將向您介紹這項服務以及如何使用它最基本和最重要的功能。

從gmail開始

1.1主題和有效的gmail心態

一張圖片抵得上千言萬語，所以我不想解釋我的Gmail界面是什麼樣子的，我只向你展示：

你注意到的第一件事是什麼？它是Gmail日曆集成、組織的有用標籤還是通知圖標？

實際上，我們首先要做的是你的Gmail主題。這可能是你沒有馬上注意到的一件事。沒有花哨的星星，沒有懸掛在主題線之間的忍者，也沒有背景圖片。這就是重點：主題根本就不可能。有了主題，你可以為你的Gmail選擇不同的外觀，這是許多用戶最喜歡的功能。你可以閱讀原始的Gmail指南來學習如何應用它們，但是如果你真的想有效地處理電子郵件，你應該考慮讓事情儘可能簡單。

你的Gmail主題不僅僅是一組顏色或者一個整潔的背景。當你看郵件時，它會讓你情緒高漲，甚至會影響你回覆郵件的方式。在處理工作和項目的專業Gmail賬戶中，效率應該優先於創造力。選擇一個乾淨、對比度高的主題，不要被一堆分散注意力的東西淹沒。

把你的工作和個人生活分開可能是你能為兩者的成功做的最重要的事情之一。所以，為了更有效的收件箱，試著把你的Gmail改回原來的主題幾個星期。你將學會欣賞它。不要低估這個小而重要的建議，它會讓你在本手冊的其餘部分保持正確的心態。

1.2清空你的思想，清空你的收件箱

讓你的Gmail收件箱保持空是有效Gmail的另一個關鍵點。就像一個簡單的主題，這是一種心態，你需要訓練自己進入。一個有汙漬的大收件箱裝滿了信息，就相當於一張裝滿了文件的辦公桌。你應該只把收件箱用於那些你還沒讀過的需要回復的郵件，其餘的都放在存儲器裡。

稍後我們將學習如何使用Gmail強大的過濾器（見第4章）來組織收到的電子郵件，以及如何使用鍵盤快捷鍵（見第5章）來快速存檔不需要立即關注的電子郵件。Gmail還提供標籤和自動標籤系統，以便於組織（同樣在第5章）。

把你的收件箱當作“待辦事項”清單。其中的任何電子郵件都需要你做些什麼（通常是回覆）。一旦你處理完那封郵件，就把它存檔。你可能會驚訝地發現，如何緩解一個空收件箱。

1.3 gmail以及與其他谷歌產品的集成

雖然這本Gmail指南主要關注Gmail以及如何從中獲得最大收益，但谷歌發佈了許多協同工作的產品。關於這些服務有很多可以說的（其中一些我們將在本手冊的不同部分介紹），但是現在，試著把Gmail想象成其他層之上的一個“層”服務，所有這些服務都朝一個方向流動。

本手冊中描述的許多Gmail增強功能都是通過這些完全集成到Gmail中的其他服務實現的。為了充分利用這些優勢，你必須冒險前去研究它們。我強烈鼓勵你這樣做。

2gmail作為通訊中心

2.1提供聊天室

希望你現在已經進入了一個有效的Gmail思維模式，所以我想讓你考慮Gmail的聊天功能和使用Hangouts。默認情況下，Gmail將通信壓縮到屏幕左下角，隱藏在分隔線下。這可能就是你現在聊天的方式。

如果你想用Gmail作為交流中心，你必須在屏幕上給聊天區一個更顯眼的位置。為此，我們將聊天欄移到屏幕右側。單擊頂部的齒輪圖標並選擇設置。從頂部選擇實驗室，然後在出現的搜索窗口中，鍵入“chat”以僅查看聊天功能的可用選項。然後，啟用右側聊天選項並單擊頁面底部的保存更改。然後Gmail應該重新加載更改。

那很容易，不是嗎？記住這個Labs選項卡，因為我們很快就會返回到它，並將其用於其他功能。

右側聊天使用屏幕的右側，這在Gmail中相對不常用。它可以讓你一次看到更多的聯繫人，使聊天更突出的視覺效果，讓你有更多的空間來查看左邊的標籤，而不必不斷移動那討厭的動態條。這是一個簡單的雙贏局面。

2.2使用聊天不僅僅是聊天

正如我前面提到的，Gmail的聊天功能是它最強大的功能之一。不幸的是，許多Gmail用戶仍然沒有意識到它的全部功能，而Google似乎在讓這些功能為人所知方面做得很差。

讓我們仔細看看我們的聊天吧。首先是Hangouts Contacts按鈕，它將顯示您以前加入Hangout的聯繫人。如果您選擇了一個，您可以選擇通過視頻通話、閒逛或電子郵件與他們聯繫。你也可以查看他們的基本細節。

接下來是Hangouts按鈕，谷歌的視頻會議版本。Hangouts是一個GooglePlus組件，它允許你在Gmail中與最多5個人交談（可以通過GooglePlus直接與更多人交談）。你甚至可以讓人們通過電話加入。它是Gmail的終極通訊工具，也是它能為你提供的最好的功能之一。

右邊是電話呼叫按鈕，它會顯示您可以呼叫的聯繫人。這將在一個小的撥號盤窗口中啟動呼叫。

在聊天功能區的頂部，我們可以看到我們的個人資料圖片。單擊圖像或其右側的箭頭將彈出一個窗口，使我們能夠更改狀態和調整其他設置。

此區域中的功能是不言自明的：它們允許您**狀態消息，例如“工作忙”或“在我的**上”，並指示您是忙還是有空。您還可以調整通知、常規設置和查看已存檔的掛起和阻止的聯繫人等項目。

2.2.1谷歌語音和獲取自己的號碼

在Gmail中，我們談論電話和短信時不能不提到googlevoice，哪怕是簡短的。googlevoice是Google的另一項優秀服務，它在運營商和聯繫人之間起著某種作用。

GoogleVoice的功能超出了Gmail指南的目的。但是，我會在這裡提到，如果你有谷歌語音設置，你可以打電話，發送和接收短信以及。谷歌提供非常有競爭力的國際電話價格，但你只能通過谷歌語音設置這些。這確實是一個很好的服務，特別是如果你有朋友和親戚在國外。

三。標籤，gmail的dna

什麼是標籤，沒錯(labels, exactly)？

標籤是Gmail組織電子郵件的核心。當谷歌首次推出電子郵件服務時，大多數用戶將Gmail與Outlook進行比較，將Gmail的標籤與Outlook的文件夾進行比較。它們看起來差不多（收件箱、發送的電子郵件、草稿），而且似乎在做同樣的事情，所以大多數用戶都把“標籤”這個詞當成了營銷宣傳。但是標籤是不同的，在我們繼續之前，先進的Gmail用戶（比如你自己）必須知道其中的區別。

標籤更像標籤而不是文件夾。如果電子郵件是放置在文件夾中的紙質文檔，那麼標籤就像是放置在這些文檔上的彩色貼紙，可以對它們進行進一步分類。電子郵件不是直接放在標籤中，而是與標籤相關聯。因此，一封電子郵件可以有多個標籤（回想一下有多個標籤的報紙），電子郵件也可以用多個標籤進行搜索。

例如，我在Gmail中的“職業”標籤包含來自我兩個工作場所的電子郵件。我有一個標籤為每個位置，但一些材料是共同的兩個地方。這些郵件有三個標籤：一個是“專業”標籤，表示與工作有關，另一個是每個工作場所的標籤。這使我能夠搜索滿足兩個地點需要的材料。

Gmail裡的一切都是基於標籤的。沒有打開到網站不同部分的文件夾和鏈接。所有的信息都存在——當你選擇它時，Gmail只會顯示正確的標籤關聯。我可以進一步舉例，用維恩圖之類的東西，但你可能和我一樣興奮地向前看。

3.1.1標籤設置和標籤種類

您可以從設置中的標籤選項卡訪問Gmail中的所有標籤設置。Gmail中目前有三種標籤：系統標籤、類別和自定義標籤。

系統標籤和自定義標籤具有“在IMAP中顯示”選項；如果您使用的是其他應用程序、軟件（如Outlook）或某些加載項，則應配置這些選項。這本Gmail指南的重點是最大限度地利用Gmail界面，因此我將不在這裡討論這些選項。如果你感興趣，一定要閱讀Gmail初學者指南。

3.2系統標籤

Gmail中最常見的標籤是系統標籤。這些是您開始使用該服務後在左上角看到的鏈接，如收件箱、星號、已發送郵件、草稿、垃圾箱。為了有效的gmail，我建議您可以使用這些系統標籤。你也會注意到，你有一個顯示如果未讀的草稿和垃圾郵件標籤選項。啟用此選項將僅在這些標籤與任何電子郵件關聯時才顯示這些標籤。

3.2.1所有郵件和存檔舊郵件

你可能還記得這本Gmail指南的介紹中提到的空收件箱哲學。如果你的收件箱是辦公桌，所有的郵件都是你的文件櫃。更妙的是，這是一個裝滿文件櫃的地下室。沒有必要每次你需要寫郵件的時候都去地下室，但是如果你想取回過去的信息，把它放在那裡是很有用的。

所有的郵件都在地下室。打開它（選擇Show）意味著可以即時訪問過去的電子郵件，按日期組織。雖然你可以從搜索欄訪問任何舊的電子郵件，但當你經常清理收件箱，只想快速瀏覽一眼就可以找到你在一天早些時候收到的電子郵件時，這個鏈接就變得非常方便了。

3.2.2未考慮的匯票用途

你可能知道，Gmail會自動將你寫的信息保存到草稿標籤上，即使你只打了幾句話。任何你寫過但沒有發送的東西都會存儲在那裡。很可能，您已經存儲了一些草稿（或者更多！）

不過，你可能沒有考慮過的是，用草稿做簡單的筆記，寫下想法，**購物清單，或者快速儲存某人的聯繫信息。現在大多數郵件客戶端都提供了將文件和圖片附加到電子郵件的選項。如果您需要快速解決方案，這將使您的草稿文件夾成為上載文件和在計算機之間同步的最佳位置。不要永遠把文件放在草稿文件夾裡！這不是他們的地方。

草稿部分的另一個重要用途是存儲模板。如果你發現自己一遍又一遍地寫著同一封電子郵件，請在草稿中保存一份空白的電子郵件副本，並在每次需要時將其複製粘貼到新的電子郵件中（不要發送原始草稿–這樣會刪除草稿標籤！）。你可以這樣保存你的電子郵件簽名，鏈接，甚至圖片。給你的模板草稿郵件一個主題，反映它的使用方便參考，如“婚禮：感謝信”或“粉絲：感謝你添加信”等。

或者，您可以使用固定響應來保存您一直髮送的郵件類型的電子郵件模板。

3.3類別

類別是與您在Gmail中看到的標籤相對應的標籤；社交、促銷、更新和論壇。Gmail會自動應用這些標籤來幫助你在收到郵件時保持收件箱井然有序。

您可以決定是否要在標籤列表和消息列表中顯示或隱藏這些標籤。請注意，這與將這些類別顯示為選項卡是分開的。

如果要添加或刪除其中一個類別的選項卡，請單擊最後一個選項卡右側的加號圖標。然後，通過選中相應的框並在完成時單擊Save來啟用所需的選項。

3.4自定義標籤

Gmail屏幕左側列表的最後一個是您的自定義標籤。你可能已經有一些了。自定義標籤仍然是Gmail最強大的標籤（目前），你最好學會如何使用它們，尤其是Gmail驚人的過濾器。

您可以在“設置”下的“標籤”選項卡中添加和編輯標籤，就像其他標籤一樣，但只需單擊自定義標籤名稱旁邊的彩色方框，速度會更快。彈出菜單甚至比“設置”下的傳統標籤選項卡更有效，因為它允許您直接選擇和編輯標籤的顏色。

請記住，自定義標籤也可以相互嵌套。例如，您可以有一個工作表單標籤，其中可以包含稅務、醫療保險信息和備忘錄的子文件夾。你甚至可以教Gmail如何區分不同，並自動將收到的電子郵件放在這些位置。

4感受搜索和過濾的力量

如果標籤是Gmail的DNA，那麼搜索和過濾就是它的大腦。很少有組合不會讓你在幾秒鐘內找到你想要的電子郵件，甚至幾年前。Gmail調用了它的規則列表來組織電子郵件過濾器。由於這兩者是如此相互交織，谷歌現在已經把它們混合在一起，所以你可以直接從你的搜索中創建過濾器。

首先，要習慣Gmail的搜索窗口。您可能熟悉比較流行的搜索運算符，例如“from”或有：附件“（如果不是，你就在正確的地方）。這些話告訴Gmail去拿東西。幸運的是，這些詞大多是不言自明的。

你可以手動輸入這些操作符，但是當你在搜索下拉框中輸入信息時，Gmail會幫你完成。只需單擊搜索框中的箭頭並完成搜索的詳細信息。這可以從電子郵件的發件人或收件人、主題行是什麼、郵件是否有特定的詞語，以及是否有附件。

如果需要，您可以根據大小和日期縮小搜索範圍。請注意，在上圖中，您輸入的搜索元素顯示在搜索框中。

4.1將搜索轉化為過濾器

變成一個Gmail搜索忍者是可怕的，但保存這些搜索呢？如果你想經常在Gmail中搜索你所有的Word文件呢？更好的是，如果你想讓這個搜索自動運行呢？如果Gmail每次都能幫你找到這些Word文件，然後幫你做點什麼，比如把它們寄給朋友，或者用某種方式給它們貼上標籤，那不是很好嗎？好吧，Gmail可以做這些事情，而且很容易。這些自動發送到Gmail的命令稱為過濾器。要將搜索設置為篩選器，請單擊搜索下拉框底部的鏈接，使用此搜索創建篩選器。

下一個窗口將顯示可用選項的列表。您可以選擇自動刪除、存檔和轉發這些電子郵件。你可以給他們貼上標籤，甚至設置Gmail來自動回覆這些電子郵件，只需預先**一封電子郵件就可以了。完成後，單擊藍色的創建過濾器按鈕。如果你選擇將過濾器應用到你的Gmail中已經存在的所有電子郵件，那麼你剛剛選擇的操作也可以做到這一點。

您始終可以從“設置”下的“過濾器”選項卡訪問現有過濾器。從那裡您可以選擇編輯或刪除任何自定義過濾器。

4.1.1有用過濾器示例

以下是我多年來使用的一些最有用的Gmail過濾器：

半垃圾郵件過濾器：

有些電子郵件不完全是垃圾，但也不需要你的注意。賬單、信用卡賬單、Facebook通知、辦公室發來的電子郵件，這些你知道有一天你可能會需要的，甚至只是一個家庭成員在你的收件箱裡塞滿了他們可愛的小狗的照片。你不想完全刪除這些電子郵件，但你也不想立即對它們進行分類。

使用“from:”操作符構造一個搜索，並添加帶有逗號的電子郵件以包含更多電子郵件地址。例如發件人：[email protected], 郵箱：[email protected], 郵箱：[email protected]“會給你看所有這些人的郵件。單擊向下箭頭，創建一個過濾器，自動將這些電子郵件標記為已讀，並將其放入存檔。

下一次蘇茜阿姨給你寄小狗的照片時，它甚至不會出現在你的收件箱裡，但是如果她打電話給你，問你關於它的事，你可以很快在你的檔案中找到它。

降價亞馬遜送貨通知：

如果你經常使用亞馬遜，你可能會收到很多來自他們的電子郵件，比如促銷、收據和反饋請求。你可以很容易地創建一個過濾器，將所有這些信息發送到你的“半垃圾”標籤上，但問題是，你仍然想知道亞馬遜何時向你發貨，這樣你就有了跟蹤號碼。你是怎麼做到的？

在你的Gmail中搜索“Amazon”，然後單擊向下箭頭創建你的過濾器。“亞馬遜”這個詞會把你收到的每封郵件都帶到這裡亞馬遜網站，因此下一步是添加僅存在於亞馬遜發貨確認電子郵件中的其他詞語。在“has the words”行鍵入“has shipped！”用引號括起來。這告訴Gmail，你正在尋找“已經發貨”這個詞和文本中顯示的完全一樣：兩個單詞，空格和感嘆號。你會注意到列表大大縮小，只包括來自亞馬遜的郵件，其中包括短語“已發貨！”

儘管如此，有些郵件還是能順利通過，特別是如果你在亞馬遜上賣東西的話。你會收到一條信息，要求你發貨。沒問題。只需將單詞組合“ship now”包含在“does't have”行中，然後看著列表進一步縮小。現在看起來不錯，不是嗎？然後，創建過濾器。

接下來，你可以給這些郵件貼上一個標籤，比如“從亞馬遜發貨”。從現在起，你從亞馬遜訂購的所有物品都會被整齊地送到這個標籤上，你以後可以很容易地跟蹤你的發貨。將過濾器應用於所有現有的電子郵件，你甚至可以搜索到你的過去。

5gmail生產力工具

既然你已經瞭解了Gmail的使用方法，以及如何使用它最強大的功能，那麼現在是時候來研究一些額外的有趣的調整了，它們真正使Gmail成為一個高效的工具。

5.1優先收件箱及其變體

為了讓電子郵件工作得更好，谷歌在Gmail中加入了許多先進的算法。這些偉大的功能之一是不同的收件箱風格，其中有五個：經典，重要的第一，未讀的第一，星級第一和優先收件箱。每一個都是從簡單的（經典的，未讀的第一個）到稍微棘手的解釋（優先收件箱）。瞭解不同收件箱樣式的最佳方法就是簡單地對它們進行實驗，看看哪些方式最有效。

優先收件箱會自動對你的電子郵件進行分類，並決定你應該先讀什麼以及如何閱讀，但不會像其他收件箱那樣分割你的電子郵件列表。重要的第一個收件箱，與智能標籤相結合，在為你組織收件箱方面做得很好。所有你認為重要的信息都會顯示在最上面的列表中，其他所有信息都會顯示在最下面的列表中，即使你還沒讀過。

要更改收件箱類型，請單擊“設置”下的“收件箱”，然後從下拉框中進行選擇。完成後，請確保單擊底部的“保存更改”。

5.1.1 vip郵件與普通郵件

當Gmail剛推出時，在還沒有優先收件箱之前，Outlook上的旗幟或Gmail上的星星都認為電子郵件很重要。雖然這仍然是即時“書籤”電子郵件的最佳和最簡單的方式，但Gmail現在明白，你的一些聯繫人對你來說比其他人更重要。

Gmail根據你閱讀和回覆某個聯繫人的電子郵件的頻率以及你與他們的互動方式來決定哪些電子郵件更重要。Gmail本身的機制相當不錯，但你可以直接干預，並通過將一些郵件標記為重要郵件來給予它們VIP狀態。或者，你可以剝奪電子郵件的重要性。

你可以通過點擊郵件主列表中郵件旁邊的小標籤圖標或郵件頂部的小標籤圖標來將郵件標記為重要或不重要（參見下圖）。

當你點擊並調整你的郵件時，Gmail也會調整自己的算法並做出相應的迴應：沒有必要將某個聯繫人的所有郵件都標記為重要。Gmail會在一些手動更改之後流行起來，併為您標記它們。

5.1.2明星電子郵件

如上所述，stars（相當於Outlook中的標誌）從一開始就已經存在，並且仍然非常有效地快速標記電子郵件。要啟動電子郵件，只需單擊主電子郵件列表中它旁邊的“啟動”圖標，就在上面描述的重要性“標記”旁邊。

如果你已經有了像“優先收件箱”這樣的高級功能，你為什麼還要明星電子郵件呢？因為有時候你只需要快速記住一些事情或者提醒自己你想對一封特定的郵件做些什麼，而不是僅僅認為一組郵件很重要。記住，明星在你重要的郵件和不重要的郵件中的作用是一樣的。

例如，你不能馬上回復但想在一天中晚些時候回覆的明星電子郵件，或者包含重要信息的明星電子郵件，比如你以後需要的地址和電話號碼。您可以方便地存檔帶星號的電子郵件，將其從收件箱中取出，然後從左上角的“帶星號”系統標籤訪問它們。當你完成了你需要對郵件做的任何事情後，再次點擊星號圖標來取消啟動。

5.2鍵盤快捷鍵

許多人似乎低估了鍵盤快捷鍵的威力，充其量只是把它們當作一種煩惱。但我要告訴你的是，如果你不掌握至少幾個技巧，你就不可能成為一個有效的Gmail用戶。使用鼠標做任何事情和知道如何用這些快捷方式在幾秒鐘內快速組織收件箱之間有著晝夜的區別。

只要你不是在寫郵件（當然只需在郵件正文中**問號），你就可以通過按問號或shift+/（正斜槓）來訪問Gmail中的鍵盤快捷鍵列表。

然而，在使用Gmail中的快捷鍵之前，我們必須確保它們被激活。要執行此操作，請轉到“設置”，然後向下滾動至“鍵盤快捷鍵”以啟用它們。

行動：

按Enter鍵打開電子郵件並閱讀。
按E鍵存檔電子郵件。

這可以直接從電子郵件內部或從主屏幕上的電子郵件列表中工作。嘗試選擇多封電子郵件（用J和K在列表上下移動，用X選擇郵件），然後按E。Poof！

按#（Shift+3）刪除電子郵件。

同樣，這適用於來自主列表的多封電子郵件或來自您打開的電子郵件內部的多封電子郵件。

在打開的電子郵件中，按R回覆發件人；按A回覆所有發件人。
在打開的電子郵件中，按G，然後按I返回收件箱。

這些是關鍵的捷徑。你可能會看到，用手指輕敲幾下，你現在可以選擇多封電子郵件，一次回覆所有發件人，並快速刪除一堆電子郵件。在進入真正酷的捷徑之前，先練習幾次。

真正酷的鍵盤快捷鍵：

在打開的電子郵件中，按Shift+R可在新窗口中答覆；按Shift+a可在新窗口中答覆所有發件人。

這在小屏幕上特別有用，在那裡你需要額外的空間來閱讀和回覆電子郵件。它還屏蔽了聊天和標籤，讓你可以專注於電子郵件。

在打開的電子郵件中，按G，然後按K進入任務列表。

你還記得Gmail和googletasks的集成嗎？我們下一步再談。在電子郵件主列表中，標記一封電子郵件（X），然後按Shift+K將電子郵件附加到任務列表中的新“待辦事項”項。此功能僅適用於鍵盤快捷鍵！沒有什麼好辦法。

按G鍵，然後按P鍵，調出電話窗口並撥打電話。
按Shift+F轉發電子郵件。
按Shift+U將電子郵件標記為未讀。
按+或–將電子郵件標記為重要或不重要（如上所述）。

不要覺得有義務知道所有的捷徑。訓練自己記住那些你經常使用的東西，並讓自己用一個星期（不要用鼠標！）直到它們變成第二天性。你會發現你不想再使用Gmail中的鼠標了，而且你用快捷方式處理郵件的速度要快得多。

5.3任務和待辦事項清單

Gmail中的Google任務非常基本，與其他功能齊全的電子郵件應用程序形成了一定的對比，但它們很方便。

點擊左上角紅色Gmail標題旁的向下箭頭，即可訪問Google任務。這將打開一個菜單，引導您找到任務或聯繫人。您的任務將出現在窗口的右下角，類似於聊天彈出窗口。或者，如前所述，您可以在Gmail中的任意位置按B鍵，然後按K鍵訪問任務。

使用Gmail的Google任務實際上非常有用。您可以輕鬆地創建一個任務，然後在其中嵌套任務，方法是在右側“tab”新任務，使其成為原始任務的子任務。這有助於簡化項目，將項目分解為更小的步驟。由於可以將電子郵件直接連接到任務，因此可以在任務中包含有用的信息，例如鏈接、聯繫信息甚至文件。當一個任務完成後，你可以將它勾掉，並通過傳遞它獲得一個打擊獎勵，將它作為完成劃掉。

單擊任何任務都會打開一個選項，可向任務添加註釋或選擇到期日期。這很方便，尤其是如果你使用谷歌日曆，因為任務列表會無縫同步，並會顯示在你的日曆上。

5.4管理聯繫人

要訪問您的聯繫人，請按左上角“郵件”旁邊的向下箭頭，就像處理任務一樣，或從收件箱中依次按G和C。如果你真的需要幫助入門，看看前面提到的Gmail入門指南。因此，我們將僅討論如何有效地管理它們。

您會注意到，當您單擊下拉列表中的“聯繫人”時，您將進入一個新頁面。在這裡，您可以看到您的每個聯繫人的電子郵件地址和電話號碼，如果適用的話。您還可以單擊“頻繁聯繫”查看您最近的聯繫人。

就像電子郵件一樣，你可以為商業、學校和家庭的聯繫人創建和編輯標籤。這是一個很好的方法來保持您的聯繫人分離和方便訪問。您還可以通過單擊左側的“設置”並從“名字”或“姓氏”中選擇排序順序來選擇如何對“聯繫人”頁進行排序。

在每個聯繫人旁邊，您可以單擊“更多”（三點圖標）菜單來更改他們的標籤、刪除他們或從聯繫人列表中隱藏他們。

管理你的聯繫人最簡單的方法就是用標籤將他們分組，這樣你就可以快速地從Gmail上與他們聯繫。

5.5附加功能

Gmail包含幾個可選功能，可以進一步提高您的工作效率。

可以在“設置”中的“實驗室”選項卡下訪問它們。下面我將列出幾個我覺得有用的，按他們的順序組織在實驗室區域。您可以自由地探索和發現更多自己。

智能標籤：

我個人最喜歡的一個功能是，這個方便的功能可以讓Gmail“猜測”你收到的郵件中哪些是通知、在線論壇的回覆和批量郵件（時事通訊等）。Gmail會自動為每種類型添加標籤，而且在猜測方面做得相當好。當你打開它的時候，它也會要求你通過選擇合適的標籤來“訓練”它幾天。嘗試一下，看看它是如何影響你的組織的。

封閉式響應：

如果你收到許多回複方式相同的電子郵件，那真是天賜良機。打開它，然後以“模板”的形式撰寫一封電子郵件。保存它，下次你想快速回復時使用它。這是極好的感謝信，例如，或通訊。

5.6 gmail附加組件

你可以通過點擊gear圖標，然後選擇getadd***，找到一堆Gmail的附加組件。在這裡，你可以瀏覽一些工具，這些工具可以幫助你提高工作效率、更有條理，或者成為一個更好的溝通者。雖然選項有限，但您可能仍然喜歡其中一些方便的工具。

QuickBooks for finance、Trello for project management、Dialpad for communication和Hire for human resources是幾種可用的選項。如果您選擇安裝一個附加組件，請記住大多數來自第三方來源，因此您可能需要在點擊install之後按Continue之前查看條款。