现在是2018年，你的家庭办公室里有大量的文件，工作时有一个文件柜，你的孩子刚刚递给你一份新的实地考察表，不知为什么，你必须传真给他们的老师。如果这听起来不像你承诺的无纸化未来，你是对的。幸运的是，您不需要太多就可以处理您已经（或即将创建）的所有PDF。一台扫描仪、一部智能**和一些云存储服务是你将桌上的一堆文件变成无纸仙境所需要的一切。

首先，把你的签名存档

把你的名字印在文件上可能是你得到文件实体副本的一半原因。合同、许可证、**都需要签名，而且在使用数字版本时，签名和编辑都更容易。如果你已经扫描了你的文档（或者通过电子邮件收到了它们）并且需要签名，那么导入你的真实签名（不需要奇怪的手写字体）应该是你的下一步。使用桌面或移动设备，如果您按照每个平台上的说明操作，就可以很容易地导入签名。如果在你的电脑上保留一个签名的想法让你感到不安，你可以像前面所说的那样导入你的签名，完成后删除它。

手边有一个签名可以很容易地填写带有多个签名字段的表单。即使你被要求将官方文件传真给某人，你也可以使用传真零或Scanbot Pro之类的服务使用你的签名数字文件，发送时不会听到一声拨号音（不过你可能需要支付一两美元才能避免任何带有公司标志的传真）。简言之，电子签名很方便，对保持无纸状态很有用，如果你需要在紧要关头签名和发送东西，它可以帮你省去头痛。

你可能需要一个真正的扫描仪

把你的一页纸放在桌子上，对齐并保持**水平以便拍照，拍照，然后在下一页重复这个过程可能会让你推迟扫描其余的文档，尤其是当你有一堆旧文件和繁忙的工作日时。

当你把**放在桌子上的时候，不要让你的手臂疲劳，买一个家用扫描仪。它可以一次处理多个文档，并且在处理文档时，与使用智能**为您想要数字化的每个页面拍照相比，它将使您的无纸化办公体验花费更少的时间。

有了专用的扫描仪（最好有一个文档进纸器来扫描多个页面），你可以一次处理一堆纸，获得高质量的扫描，而不必担心角度和光线，并让它们自动到达你的云存储目的地，以便通过你的其他应用程序或设备轻松访问（稍后将详细介绍）。另外，使用一个专用的扫描器可以让你更容易地完成你的工作，而不会因为浏览了一些文档而分心，你可以通过查看Twitter查看市场上有哪些新的meme。

从扫描应用程序开始

这并不是说你的智能**不能作为一个足够的扫描工具。如果你只想保留一份昨天午餐的收据，或者你需要马上给别人寄一份签名的表格，又不想浪费时间从电脑上获取文件，那么拥有一台移动扫描仪肯定会为你节省一些步骤，或者等待他们从你的家庭扫描仪上传到你的云存储目的地。

就应用而言，iOS或Android版的Scanbot是一个功能齐全的选项，非常适合捕获摆在您面前的任何文档并将其发送到目的地，无论是您的云存储帐户还是发送给同事的松弛消息。扫描文档后，可以使用批注标记扫描，并使用手指向文档添加签名（另一种避免将其存储在计算机上的方法）。Scanbot自动检测相机中的文档，校正透视以拉直拍摄的文档，并支持二维码扫描。

Scanbot是****的，但在应用程序内购买会解锁更多对无纸化办公室工作至关重要的功能。光学字符识别可以检测重要信息（姓名、电话号码、电子邮件地址），当您需要在扫描的文档中找到某个特定的片段或某人名片上的联系信息时，它可以方便地与文档的全文交互并进行搜索。

文档扫描应用程序在应用程序商店中非常多，但你应该只使用广受欢迎的应用程序，如Scanbot或基于订阅的CamScanner，并避免使用多个应用程序内购买的应用程序来解锁通常是标准的功能（或至少作为单个应用程序内购买的一部分）。

将文档与服务配对

有了这些扫描过的文件，你无疑得到了一个文件夹，在其中他们结束。但是把它们放在你电脑上的同一个文件夹里并不能充分利用你的账单、合同、收据和其他基于纸浆的文件的数字版本。使用标签或更智能的文件命名系统组织文档将使您更容易找到所需内容。配置你的扫描器自动转储到一个云访问文件夹使用谷歌驱动器或Dropbox的所有扫描文件应该尽早完成，这样你就可以很容易地跟踪什么你数字化和什么你可以摆脱。

约翰布朗利（johnbrownley）在一篇关于建立自己的无纸办公室的文章中，讨论了他如何使用IFTTT、Dropbox和Evernote为扫描的文档设置收件箱。当文档进入指定的文件夹时，IFTTT将它们复制到Evernote中，然后用适当的名称和标记组织它们。如果要进一步组织文档，可以按类型对文档进行排序，并将其放在相应的文件夹（收据、税款、医疗信息等）中。就像组织照片一样，每个人管理文件的方式都不一样，所以要找到适合你的风格。

如果您不是Evernote的粉丝，可以将它们存储在OneNote之类的服务中，以便对文档进行标记和命名。把它们存储在你的Mac上？Finder的内置标签可以帮助您将紧急文档（如账单）与不太重要的文档（如收据）进行分类和分离。不管你把它们存储在哪里或者你把它们命名为什么，把它们放在云中都能让你更容易地从这些零碎的文件中提取和编辑信息。唯一要回答的问题是你现在要把那些无用的纸怎么办？