电子邮件。不能忍受。没有它就不能完成你的工作。我说得对吗？去年我们发送了超过25亿封电子邮件。坏消息是。尽管有很多人厌恶，但这个数字预计只会增长。音量是个问题，你花在音量上的时间也是个问题。事实上，报告说你每小时检查36次。36次。在一个小时内。

一旦你开始涉足收件箱中的内容，你就需要花大约16分钟的时间将注意力重新集中到其他工作上。哦，如果你需要一个藏在你邮件里的医生，你需要两分钟才能找到。算算一下：这很快就会给你的工作效率带来麻烦。

你需要它来完成你的工作。你不能把它当作坏习惯扔掉。事实上，毫无疑问，这是你从同事那里获得信息、批准或答案，从而完成工作的重要依靠。

但是如果你在发邮件的时候不清楚你想从别人那里得到什么，或者你没有提出好的问题，记得每小时36次吗？是的，好吧，看看这个估计会大幅增加。我怀疑这听起来有吸引力。这里有四个小贴士，你可以用来减少和加快你的交流和沟通比以往任何时候都好。

1.澄清你的问题

你有没有把一个想法抛给同事，最后以“想法”作为结束语？如果你的目标是在紧迫的截止日期、项目方向或选择建议上获得某人的意见，你就必须给他一些更具体的东西。毕竟，他不想花更多的时间去破解你的信息，而你也不想花更多的时间去阅读他的回复。

例如，如果你刚刚发送了一个需要采取行动的计划，而不是以开放和含糊的“想法”作为结束，问一个具体的问题，比如，“到下周要实际执行这个计划需要什么？如果有什么我能做的，请尽快告诉我。”你的同事能够快速而直接地做出回应，你的回应质量也会更高。

2.开门见山

莎拉是你经常合作的A型项目成员，她希望每件事都提前几周完成。她又来了。你会收到一封电子邮件，要求在短得离谱的期限内完成一个可交付成果。你很沮丧，很想回答“你能给我更多的时间在那个项目上吗？”希望重新谈判的最后期限。如果你这么做了，光是解决时间线就需要六个以上的回复。

相反，告诉你的同事你有能力做什么，就这样吧。”嘿，莎拉，我还有另外三个优先考虑的项目。我将在下周四完成这件事。如果我能早点完成，我会告诉你的。谢谢你的耐心。完成。

3.别再提问题了

有些邮件会生成不必要的邮件，因为您无意中邀请了响应。为了避免这种情况，不要用“这对你有意义吗？”作为结束语，而是说“如果你有问题，请告诉我。”如果接收者有疑问，他会告诉你；否则，他就会知道不需要回应。

你也可以用“如果我们在这个问题上不一致，请告诉我”，或者“如果你想进一步讨论这个问题，请告诉我”这样的话来结束谈话。这种简洁的语言清楚地表明，除非对方有问题，否则谈话就结束了。

4.别忘了标题

你信息的主题是“效率黄金”。利用这些不动产，让你的读者知道他们需要花多少注意力，什么时候花。把那些多余的邮件放在***前面。

用你的标题来表示紧迫性、可交付成果和时间表。例如，标题可以是“Action needed by noon Friday | Acme project due next week”

现在你的读者知道这需要一些注意。她知道，有一个最后期限的回应和工作，她需要把重点放在下周完成。这一个单一的，具体的声明防止了一吨来回。

考虑到电子邮件作为发送者和接收者所需要的时间和注意力，您可以看到一些简单的技术将如何帮助您发送邮件，从而产生较少的回复，并改善您与同事或客户之间的整体沟通。那不是很酷吗？当你让你的沟通变得超级高效时，你不仅会感觉到你能更好地控制你的收件箱，你的同事也会感激你帮助他们的效率。

但是，请记住，有时候你最好的办法就是把对话离线。根据经验，如果你在三次电子邮件交流中都无法解决问题，或者由于一个疯狂的长线程而导致沟通失误，那么建议进行一次现场对话，这样你就可以快速解决问题。

减少收件箱中来回电子邮件的4种方法| the Muse

Lea McLeod在困难时期指导人们工作。坏老板。挑战同事。让你工作太久的自我破坏。她是“工作成功实验室”的创始人，也是简历彩绘本的作者。开始她的免费21天，以和平在工作的电子系列。在Muse的Coach Connect上与Lea预订一对一辅导课程。顶部图片由onivelsper（Shutterstock）提供。