一個管理不善的會議可能會浪費時間、精力和金錢，而對任何人都沒有成效。但這是可以避免的：以下是你在工作中小組會議時應該做和不應該做的事情，不管你是否在領導會議。

會前

在辦公會議召開之前，有三個Ws需要解決：何時、誰和為什麼。第四個W，“where”，顯然在你的辦公室裡。

為什麼？

你為什麼要見面？如果你不問這個問題，你在會議上就一事無成了。正如許多評論人士指出的那樣，第一步是制定會議議程。

Crew創始人Mikael Cho指出，會議不應該是你集思廣益的地方，你需要提前告訴與會者這樣做，並拿出一份清晰的討論清單。類似地，會議組織者應該至少提前三天傳送所需的閱讀材料，部落格作者Scott Berkun說，並使其足夠簡潔，以便每個人在出現之前都閱讀過。

誰

通常情況下，一個會議不需要某個人的貢獻，但他或她被要求出席會議只是為了讓他們保持聯絡。把會議記錄發給他們，別再浪費大家的時間了。

Qwest營運長特雷莎•泰勒（Teresa Taylor）在會議開始時提出了三個問題，這些問題實際上應該在發出邀請之前提出：

我們都知道我們為什麼在這裡嗎？我們在做決定嗎？最後你要問我什麼嗎？

如果你是主持會議的人，想象一下你邀請的任何人都在問你這些問題。你的答案將顯示你是否需要他們在會議上。記住，沒有邀請可以讓他們保持聯絡。

如果有人邀請你參加會議，向邀請你的人提出這些問題。同樣，他們的回答會讓你知道你是否應該參與其中。如果你認為一個會議不會比你本來可以完成的工作更有成效，那麼不要害怕拒絕參加。

什麼時候

你有誰，你有為什麼，現在的問題是選擇適合每個人的時機。與多人協調是困難的，但並非不可能。會議安排服務When Is Good分析了34000個事件的100000個響應，發現對大多數人來說，週二下午3點是最合適的會議時間。當然，您不需要堅持這個原則，您可以使用任何會議計劃程式（如TimeTomeTimeToMeett）來選擇一個通常令人滿意的時間。

除了開始時間，會議的總時長也很重要。人們會根據你的要求給你時間。我們通常在半小時或一小時的時間段內思考，但沒有邏輯上的理由這樣做。營銷顧問克裡斯·布羅根（Chris Brogan）說，事實上，最好安排簡短的會議：

簡潔的日程安排：我的一位老老闆丹·卡尼（dancarney）曾經告訴我，會議的日程安排不超過10分鐘。作為專案經理，他讓我在會議之外跑來跑去，這樣我就可以在即將召開的會議上與利益相關者進行單獨的對話，這樣我就可以在會議的時間框架之外聽到他們的長篇大論。這創造了神奇的奇跡，原因有三：

• People knew the meetings would be brief so they showed up on time.
• People knew I'd done my homework, so they just nodded their heads at the right parts.
• People gave their best efforts to be on the "good" side of the updates at these meetings, because being "behind" or "delayed" or in an otherwise negative status really stands out in a 10 minute meeting.

商人林武還有一個安排會議的訣竅，那就是確保會議盡可能短，每個人都很專心：在一天結束的時候舉行常務會議。

我把會議安排在下午5點左右，那時每個人都很累，準備回家，我不允許任何人坐下。我開會的時間從來沒有超過一個小時。大多數持續了20到30分鐘。它使每個人都集中精力，工作效率高。

會議期間

一旦會議的準備和安排安排好了，你就需要把註意力集中在實際的會議上。

指定家長

會議很容易偏離正軌，在你意識到之前，你已經浪費了大量的時間和精力來討論一些沒有安排的事情。生產力大師梅林·曼說，每次會議都需要一位指定的“家長”，負責地指導會議。

需要註意的一點是，此人不必是會議組織者或領導者。通常情況下，領導者或組織者是被問到問題並積極參與討論的人，因此保持事情正常進行是一項太多的責任。相反，選一個房間裡每個人都認為公平的人，讓他或她確保會議不會偏離正軌。

確保人員準時

對於所有的日程安排，你需要確保人們準時。時間管理忍者建議了一個很好的技巧：當你出現的時候設定後果：

一家公司規定，最後一個到達的人負責做會議記錄。另一個要求最後一個人把會議室打掃得**凈凈。另一方面，也許可以給早起的鳥兒們提供點心，或者是新專案的第一份訂單。

以責任感和公平性著稱的家長會面也有助於選擇這些後果。

讓每個人都站在同一頁上

一旦每個人都出現了，就很好地知道他們在理解手頭的主題方面的立場。當房間裡的氣氛明朗時，演講者最好能把這一點說清楚。為了在不讓任何人難堪的情況下衡量這一點，Fast公司建議制定一個“氣候象限”，每個人都匿名填寫。

使用白板或畫架墊顯示一個四象限圖表，上面有以下標簽：風暴、平靜、清晰、霧。在會議開始之前，讓每個參與者在象限中新增複選標記，以反映他們對主題的理解和看法。在這個過程中，離開房間或者背對著圖表。如果複選標記**在暴風雨和/或大霧的象限中，你需要增加時間來提問、解釋，也許還有鼓勵談話。但是，如果複選標記**在平靜而清晰的象限中，那就趕緊開展新業務吧。

一個白板並要求所有人離開房間在邏輯上可能是不可行的，在這種情況下，用象限傳遞chits，並要求每個人在其中一個框中打勾，然後將它們全部交給會議家長或演示者。

管理小工具時間

每個人都帶著膝上型電腦、平板電腦和**參加會議。無一例外，這些都是幹擾。在這一點上，這幾乎是無濟於事。您可以控制的是如何允許人們在會議期間管理他們的小工具。

《風度是**》的凱倫·克利夫蘭（Karen Cleveland）推薦“無上裝會議”，要求每個人都必須把自己的裝置藏起來，桌面上什麼都不要。但這並不能解決你與生俱來的需要，從面對面的時間中休息一下，讓你的思維遊離到其他事情上，通常是**上的通知。為瞭解決這個問題，商務教授克裡斯汀·皮爾森建議在會議中安排短暫的休息時間，鼓勵與會者檢查他們的裝置，但在休息時間結束後按照“無上裝會議”的指導原則舉行。

去掉“我喜歡”這個詞

《商業週刊》說，雅虎執行長瑪麗莎·梅耶認為，在會議上放大資料比個人選擇更重要，因為這消除了人們認為決策是因為任何偏袒或偏袒而做出的觀念。

梅耶爾不鼓勵在設計會議上使用“我喜歡”這個短語，比如“我喜歡螢幕的樣子”。相反，她鼓勵這樣的評論：“網站上的實驗表明他的設計表現好了10%。”

做記錄和筆記

確保會議上有便箋簿和筆，並鼓勵人們做筆記。它們不僅有助於澄清想法，而且在會後討論中也很有用。

你還需要一個人在會議上做記錄，這是最後一個來的建議結果。Minutes.io是一個超級簡單的應用程式，用於建立這些分鐘，然後您也可以輕鬆地共享它們。當然，這意味著一分鐘的時間將被免除無小工具規則。但是不要跳過會議記錄，有一個討論內容的記錄和一個簡明的總結，可以郵寄給那些需要保持聯絡，但不必出席會議的人。

會後

一旦會議結束，重要的是要知道每個人都從中得到了什麼，以及未來的計劃應該是什麼。

團隊應該做什麼

在他保持會議正常進行的7項要務中，羅伯特C。哈佛商學院（Harvard Business School）高階講師波森（Pozen）表示，在每次會議結束時，都應該問三個問題：

1. 我們認為接下來的步驟是什麼？
2. 誰應該為他們負責？
3. 時間框架應該是什麼？

如果你沒有在會議上做記錄，每個參與者對這些問題的回答都應該被記錄下來併發送出去。它不僅確保每個人都在同一頁上，它還提供了責任，因為沒有人可以說他們不確定或不記得發生了什麼。

99U建議，一旦你完成了計劃，透過“行動要點總結”做最後的回顧。

在會議結束時，環顧四周，回顧每個人所捕捉到的行動步驟。每個人只需不到30秒的時間，而且幾乎總是會發現一些遺漏的行動步驟。這個練習還培養了一種責任感。如果你在同事面前陳述你的行動步驟，那麼你很可能會堅持到底。

你應該做什麼

除了作為一個團隊的會議學習，重要的是要包括你自己的學習，為你的個人成長。你可以留出時間定期回顧你的筆記，但媒體作家羅賓斯科特（robynscott）分享了她從一位不具名的CEO那裡學到的教訓，他是如何從每次會議中吸取教訓的。會議結束後只需30秒：

每次講座、會議或任何重要經歷後，立即花30秒 — 不多不少 — 寫下最重要的幾點。他爺爺說，如果你總是這樣做，即使你只是這樣做，沒有其他的修改，你也會沒事的。

照片由Rawpixel（Shutterstock）、Simon Blackley、Kevin Dooley（1）（2）、geralt、bluegum、wagg66、jwmpap提供。