我的邮件通常都很有条理，我喜欢收件箱里什么都没有，除了那些我还没有采取行动的东西。然而，最近的一系列旅行和工作任务意味着我陷入了一种熟悉但危险的模式：从我需要的电子邮件中获取信息（必要时回复），但不归档或删除它们，也不检查那些看起来不紧急的东西。最终的结果是：我的收件箱里突然出现了1328封电子邮件，其中401封甚至没有人读过。听起来像是一场噩梦，但实际上我只用了一个小时就把收件箱控制住了。

我很清楚，有一种受Gmail启发的思想流派认为，你不必担心管理或删除电子邮件（也许除了给它贴标签以外）：有足够的空间保存所有东西，搜索会找到你想要的东西。每个人都有自己的空间，但我从来没有这样做过，我的电子邮件习惯可以追溯到空间相对宝贵的时候。保持收件箱整洁意味着我知道一切都已经处理好了。当你收到一批不受控制的电子邮件时，你会有一种巨大的成就感。

虽然我相信我可以一心一意地迅速解决我个人的麻烦，但我必须承认，我很惊讶这只花了一个小时。我的策略中有哪些因素使之成为可能？

在断开模式下工作

为了确保我不会分心，我在漫长的火车旅行中分配了时间去完成任务，并断开了3G宽带。这确保了我不能通过查看googlereader或点击电子邮件中的链接来偷懒。如果你和我一样，是一个专门的Outlook用户，那么这就相当简单了，但由于添加了脱机模式，即使Gmail是你首选的邮件客户端，现在也是一个选项。

不要回复任何人

我在这里的目的是整理电子邮件，而不是处理信件。我用标签标记了任何需要回复的邮件，以便稍后在连接时返回(我需要打印的电子邮件也有类似的标签，几乎都是税务收据。总有一天，我会从这个过程中剔除纸张，但今年可能不会。）

按发件人对收件箱排序

按邮件发送人对邮件进行分类有几个好处：您可以不必全部阅读就可以删除多条不相关的邮件（无论是来自某个人、时事通讯还是通知服务）。这会导致一些非常快速的批量删除。

使用对你有意义的文件系统

我有一个相当完善的电子邮件归档系统，它背后有大约十年的思想，有五大类和一堆子类。这对我来说很管用，但我不认为其他人应该照搬。如果你真的喜欢依靠搜索，你可以把所有的东西都放在一个叫“完成”的文件夹里，这样收件箱就干净了。

对删除内容毫不留情

不是所有的东西都需要保留。作为一名记者，我被大量无关的新闻稿轰炸。如果它们包含潜在的有用信息，我会将它们存储为文本文件（空间小，易于索引）。其他所有内容都会被删除。”不管磁盘空间有多便宜，“保留一切”都是一个糟糕的咒语。

了解您的键盘快捷键

在整个过程中，除了最初的“arrangeby:From”命令外，我不认为我使用了触摸板。使用键盘快捷键（主要是箭头键、shift和Del）让生活变得更快。

最后，情况就是这样。大量的信息被删除，其他的则被归档。我有九条信息需要回复，六条信息需要打印。我的收件箱里还有13条信息，需要采取某种行动，这是我可以忍受的数字（在短期的唠叨列表中，还有一些现实的任务）。从那以后，我一直表现不错，收件箱基本上都是空的，但至少我知道，如果我再懈怠一次，回到正轨不会太困难。话虽如此，我敢说我有办法改进我的方法。在讨论中分享你的想法。

编者按：这篇文章最初是2009年在tl80 Australia上发表的。从那以后，作者对这个过程做了一些修改。他说：“我清除电子邮件的基本方法仍然完全相同，但有一个改进：我现在把每一封电子邮件都转发到我的Gmail帐户，这会创建一个易于搜索的存档。我仍然更喜欢桌面邮件客户端来进行写作和日历管理，所以我不需要每天使用Gmail，但这一过程意味着我不需要维护文本文件的存档，而且更加快了收件箱清理的速度。”

我是如何在一小时内清除收件箱中的1328封电子邮件的| tl80 Australia

安格斯·基德曼是tl80 Australia的编辑。在Twitter@gusworldau上关注他。

图片由AnatolyM和Pablo Eder（Shutterstock）混合而成。

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