待办事项清单是一个不可避免的、由来已久的生产力工具。这正是我们人类在无序生活中创造秩序的努力，也是我们自我控制能力的表现。根据LinkedIn今年早些时候发布的一项调查，我们大多数人，包括讨厌待办事项列表的人，都会保留一份，63%的专业人士也是如此。然而，待办事项清单似乎特别难以控制。这本书的作者Janet Choi解释了为什么待办事项列表会失败，以及如何利用它为你带来好处。

在iDoneThis，我们曾经有一个待办事项功能，我们发现了一些有趣的数字，显示了我们在克服待办事项列表方面的共同努力：

• 41%至­-do项目从未完成。
• 完成的50%至-­一天内完成的事情。
• 完成的18%至­-一个小时内完成的任务。
• 完成的10%至­-在一分钟内完成任务。
• 15%的done是作为待办事项开始的。

换句话说：人们并不擅长完成他们的待办事项；任务完成得很快；报告为已完成的任务与计划的待办任务不相关。

那么，流行的待办事项清单似乎是相当无效的，正是这种矛盾可能解释了人们对待办事项清单的爱恨关系。待办事项清单仅仅是一个用来提高个人生产力和完成工作的钝器吗？或者，在我们人类强加秩序和控制的斗争中，弱点就在我们自己的内心深处？把这些可怜的数字简单地归咎于待办事项清单和/或人类的失败似乎太容易了，所以我们想更仔细地研究一下为什么人们不善于完成他们的待办事项清单。

问题一：待办事项太多

首先，我们大多数人在单子上放的东西太多了。社会心理学家罗伊·鲍迈斯特和记者约翰·蒂尔尼是《意志力：重新发现人类最强大的力量》一书的作者，他们在书中指出，一个人通常一次至少有150项不同的任务，而一位高管一个星期一的待办事项清单可能需要一个多星期才能完成。听起来像是失败的预谋。

过多地填写我们的清单会在我们的头脑中引起持续不断的担忧，这种持续的不安会对处理那些令人担忧的任务产生负面影响。正如在《意志力》一书中所描述的那样，心理学家罗伯特·埃蒙斯和劳拉·金发现，由于有太多相互冲突的目标而产生的担忧会使我们的工作效率以及身心健康受到影响。

因此，待办事项清单上有给予也有索取。我们有太多的事情要处理，而待办事项清单可以帮助我们记住所有事情。同时，它是一个唠叨的工具，可以诱导不健康的和解除焦虑。如果我们不能最终完成所有的事情，那么待办事项清单的利弊是否大于利？

问题2：我们如何制定待办事项清单

深入到待办事项列表的真正目的，我们发现一个重要的问题是我们不擅长如何构建我们的待办事项列表。事情不像看上去那么简单。待办事项清单是一个外部记忆辅助工具，或者是一个在你头脑之外的提醒，它会提醒你所有你想做的事情。对，你知道的。令人惊讶的是，在《意志力》一书中提到的这项研究中，待办事项清单上的纠缠并不是让你真正完成任务的！

这种由未完成的任务和未实现的目标引起的干扰性纠缠萦绕在你的脑海中，这就是众所周知的Zeigarnik效应。“治愈”Zeigarnik效应的逻辑反应是完成任务并达到目标。然而，Baumeister和E.J.Masicampo的研究发现，Zeigarnik效应是无意识的“要求有意识的头脑制定计划”，而不是要求有意识的头脑放下**去完成一些任务。

在其中一项研究中，一组学生被要求思考一个重要的期末考试，而另一组学生被要求制定一个具体的学习计划，详细说明他们将做什么，在哪里，什么时候(在实验过程中，没有人真正学习。）当让学生完成单词片段时，被要求只考虑即将到来的考试的学生填写与考试相关的单词，而学习计划组没有。正如鲍迈斯特和蒂尔尼所解释的那样，尽管规划者实际上花了更多的时间思考他们的任务，但任务本身没有取得任何进展，“他们的思想显然已经被写下计划的行为清除了。”

事实证明，当你想到要做的事情时，它们并不像绑在手指上的一根绳子那样有用。我们中的许多人都不善于制定清单上的任务，没有考虑清楚步骤和计划，因此当我们面对太多的任务和太少的关于如何进行的建议时，我们就不能完成任务。记住，你手指上的待办事项列表串是为了让你利用列表制定更好的计划。

问题3：我们给自己太多的时间

我们的统计数据显示，当人们完成任务时，他们完成得很快，这是有道理的。当目标被分解成可操作的步骤时，把那些较小的任务从列表中划掉需要更少的努力、精力和时间。

再加上我们缺乏计划，在最后期限上对自己很宽容，我们永远完成任务的机会也会增加。很多拖拉的人都知道，你花在完成某件事上的时间越多，你在这个时间段内完成的可能性就越小。例如，行为经济学家丹·阿里里（Dan Ariely）发现，那些完成三篇论文的时间更长的学生比那些外部强加或自我强加的时间间隔均匀且更早的学生表现更差。

问题4：未来充满了未知、干扰和变化

只有15%的会员一开始都是待办事项。这是一个惊人的小相关性。

当我们不擅长制定待办事项列表时，待办事项就不能与待办事项相匹配。如果像上面讨论的那样，我们没有花时间为总体目标或任务规划具体的行动，而是采取了一些向前的步骤，那么这些步骤将与最初的任务不相关。你不能把一项任务算是完成了。

另外，我们无法预测一天中会发生多少中断。LinkedIn的调查报告称，无法完成待办事项列表的最常见原因是计划外的任务，如计划外的电话、电子邮件和会议。在我们的生活中，办公室里和办公室外突然出现了各种各样的事情，需要扑灭的小火和大火孩子们错过了公共汽车就不得不被送到学校；交易失败了；这个同事永远不会停止说话；同一个同事把预算搞砸了，现在我得把它修好；这个网络比现在的任务A到Z有趣得多。有时候，待办事项清单就是无法处理突然出现的变化，因为我们无法预知未来。

为什么我们取消了待办事项功能

我们尝试加入一个待办事项功能，因为人们告诉我们他们想计划一天的工作。我们放弃了这个功能，因为我们在iDoneThis服务的主要焦点是dones，以及如何激励、揭示和有用地记录这些dones。我们看到了我们是如何（至少现在还没有）帮助人们改变他们最初的行为，引导他们更好地构建他们的待办事项清单，减少他们的项目，缩短他们的最后期限，或者给他们水晶球的力量。但我们仍然相信，待办事项清单是有帮助的，dones有助于平衡待办事项清单的问题和缺点。待办事项和待办事项是同一生产力硬币的两面。

也就是说，这里有一些方法可以改善你的待办事项列表

制定更具体、可行的计划。花点时间想想你的旅程会是什么样子，让你更容易完成。如果我的清单提醒我做一些一般性的工作，比如“写博客文章”，而不是像“研究和头脑风暴一些关于待办事项清单的博客文章的想法”，我就不太可能达到预期的目标。

同时，不要对自己的任务进行微观管理，否则你会感到被束缚，无法做出调整，无法对出现的事情做出反应。把你的牙作为参考，制定更好、更具反应性的计划。

在规划中使用实施意图。实施意图是一种计划策略，有助于自动化所需的操作。你计划了一个if-then过程，在这个过程中，你使用一个特定的情况来得到一个期望的响应。事先制定一些细节，说明何时何地构成实施意图的“如果成分”，以及如何形成“那么成分”。实际上，你是你生活中的导演，给人以某种方式行动的暗示。

给自己更早的期限。丹·艾瑞利在他的研究中发现，即使提前的截止日期是自己强加的，学生的表现也比那些推迟截止日期的学生要好。

分清轻重缓急。看看你必须完成的150项任务，挑选出最重要、最紧迫或最有趣的任务，大大小小。把注意力集中在5件事上，让它们远离障碍，比从一座高耸的山峰上逃跑要容易得多，现在就做吧！

放松点，拍拍自己的背。既然我们的大脑会超负荷到分心的程度，原谅自己没有完成150项任务。对你一天能做的事要实事求是。

记住，打断会突然出现，成就并不总是从待办事项开始。你可能已经完成了很多你不信任自己的事情。所以记录并庆祝你的dones，让这种动力推动你去处理下一天或下一周的任务。

如何通过理解待办事项失败的原因来掌握待办事项列表的艺术| Repair.com

Janet Choi是一位作家和编辑，他帮助保持博客的发展势头。她不是个早起的人。关注她的微博@lethargarian。

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