对我来说，收到的电子邮件数量与我的空闲时间成反比。这意味着我读邮件的时间越少，邮件就越多。比我更大的头脑试图解决这个不幸的时间管理情况，所以我将保持它简单。你和我是忙碌的人。我们可能或者不认识对方，但我们有一个相同的目标，我们每个人如何能够有效地浏览不断增长的信息？

为此，我想和你达成协议。让我们同意一套小的规则，我们将遵循当我们互相邮寄，好吗？

电子邮件合同

在我们开始之前，有两种电子邮件：原始内容和后续内容。除非另有说明，否则原始内容，即潜在线程中的第一封邮件，是本文的重点。后续邮件，那些其他人都自愿加入对话的邮件，完全是另一篇文章。

让我们开始…

对你的主题说些实质性的话(也许是诗歌。）

针对大量未读信息的第一道防线是主题线。对于一个新的主题，我的期望是，主题行能让我对我要读的内容有一点头绪。”“问题”不是一个主题“关于工程中即将发生的灾难的问题”是一个更好的主题。最棒的是，“灾难是一个人真正的试金石。”

当我考虑主题行时，我工作的是错误的，偏执的假设，我发送电子邮件的人不会读它。他们很可能会这样做，但当我为他们不读邮件而烦恼时，我会对主题行进行描述性、相关和诗意化的创作，这让我感到惊讶。

是的，诗歌。

在数据库的世界里，有一个叫做索引的概念。简单地说，索引可以更快地找到一行数据的位置。计算机科学领域的很大一部分致力于这些数据结构的设计和分析，因为计算机科学家知道你所知道的：快速找到你想要的东西是了不起的。

当你花一点时间在你的主题行中添加一些艺术元素时，你就是在给那些阅读邮件的人的头脑中建立索引。你在给人留下印象，这意味着他们不仅更容易阅读，而且更容易记住。

三（或四）段限制。

我相信电子邮件不是一种长形式的交流媒介，我的经验法则是，一封电子邮件不应该超过三（或四）段。你可能讨厌这个规定。

就这么定了。我不是建议三段限制，因为我赶时间。我要你做的是思考。我已经超越了你的主题线。现在，我看了14段关于我们是否应该在柏林开设新办事处的内容。我对这14段话的下意识反应是把这段话标出来供以后阅读。标记一条信息供以后阅读会产生一种虚假的成就感，就像把一个项目放在待办事项清单上一样——你允许自己再也不去想它了。

我们的柏林办事处是一个重大的决定，你的14段每一段都表明了这一点的重要性，但我们真的要通过电子邮件做出如此重大的决定吗？不，你在柏林办公室的作品里有很多内容，但是我有很多问题，你会要求澄清的，突然我们在一封冗长的邮件中，我的问题是，如果我们坐下来面对面讨论，这不是更容易吗？

电子邮件的众多乐趣之一是围绕着即时满足。有一个话题在半夜突然困扰着你，在采取任何行动之前，你都不会睡着，所以你写了一封电子邮件。我明白了。

想想看。是的，你希望问题得到解决，但是电子邮件是解决问题的合适媒介吗？如果答案是肯定的，那就开始写作。当你读到第四段时，再问问自己：电子邮件是不是合适的媒介？你写这封信是因为你想马上把它从你的系统中删除，还是因为电子邮件是开始这段对话的正确地方？

作为一个一生中大部分时间都在写下自己的想法的人，我学会了认识到什么时候电子邮件才是治疗的对象，只有我自己。我仍然写了那17段关于可怕的混乱，这是我们的采访过程，但中途的咆哮我意识到这封邮件只是为我。

每个段落的编辑时间加倍。

你的本能是点击“发送”，你可以很满意地结束你的想法，把它放进乙醚，但我的要求是你重新阅读它。我对此特别不在行。

一个想法之所以让我感兴趣，部分原因是我在思考。事实上，这是如此有趣，我要写一封电子邮件给你这个有趣的话题，因为这样做，我感染你与它令人兴奋和明显的趣味性。对我来说，问题是在我狂热的兴趣中，我的打字受到了影响。我丢下字眼，不拘泥逻辑，往往一封好意的邮件一开始就变成了一团混乱、多段落的混乱。

每写一段，你就要花两倍的时间来编辑。不仅仅是语法和拼写错误可能会损害你的信誉。你的观点清楚，有文化，简洁吗？你有没有为了找到你所说的核心而积极地删减？每增加一段，你就越有可能犯了一个严重的错误，这可能会使你的电子邮件变得混乱和忘记。

如果你的本能是点击“发送”而不进行任何编辑，我的想法是你对治疗比进步更感兴趣。你要写的东西很重要，否则我们就不在了，但如果你选择把它发给别人，清晰和连贯的负担就在你身上。

仁慈和人道的感觉

这需要练习，但在我写了三（或四）段之后，在我重读了三（或四）遍之后，在我写了头韵主题行之后，我在寻找一种平静的顿悟感。这封邮件…完成了。它清楚地，聪明地，简要地描述了我的想法。我揭露了一个真相。我已经制定了行动要求。现在我带着一点人性来结束我的签名。

我看了每封邮件中的每一个签名，给它赋予了人性的价值。真的吗？热忱地？最好的？思想？完全没有签名？你花时间写这些段落，转录你的想法，却让我悬着？

在演唱会上，我们写了很多邮件，因为我们很忙。我注意到，我们已经采取爆破通过我们的段落，要么使用默认签名或根本没有签名，我的意见是，一个未签名的电子邮件是一个失去机会说一些小而重要的事情。

电子邮件是不精确的。这很容易被误解。电子邮件是一种数字化的自然力量。它不会去任何地方，但电子邮件，虽然方便，有时效率，是没有人性的。为邮件量身定做的原始签名，无论多么简短，都是一个小小的提醒，这三（或四）段文字背后有一个人值得你注意。

优雅的电子邮件

MichaelLopp是一位硅谷的工程领导者，他在Borland、Netscape、Apple和Palantir等公司同时构建人员和软件。虽然他不担心保持相关性，但他在流行的博客Rands in Respose上写了笔、桥、人、扑克和狼人。

从米拉刘和奥泽丽娜安娜（Shutterstock）混音的顶部图像。

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