我们通常用于管理个人项目的工具有一个主要缺点。待办事项列表及其变体（如看板）可以很好地跟踪应该做什么和（也许）应该由谁来做。但他们不善于计划时间。这是面向业务的工具领域，例如瀑布式项目管理方法。

公司使用一套工具和流程来管理其项目的主要原因之一是为了盈利。一旦管理层决定某个项目将为企业增加价值，那么该项目每完成一个小时就有一笔成本。然而，作为个人，很容易让个人项目滑落。我们生病了，或者太累了，或者工作太忙了，或者网上有太多的猫咪视频。项目管理的一部分原则不仅是推动项目完成，而且是对项目进行初步设置，使其在可接受的时间框架内完成。

在本文中，我们将介绍如何使用业务工具使自己保持在正轨上并完成项目。

瀑布式项目管理原则

你需要学习项目管理的几个重要方面：

工作分解结构

给定一个期望的最终目标，大多数项目的第一步是将该目标分解为可实现的任务。例如，如果你想创建一个WordPress博客，那么你的高级功能可能包括编写一些内容，设计一个logo，以及在服务器上安装/部署WordPress。创建一个工作分解结构（WBS）涉及到对它们进行划分和再分，直到剩下的任务很容易被别人看到、理解和执行。

这个简单项目的实际WBS可能如下所示：

1. 创建内容头脑风暴一些帖子想法为帖子编写内容（帖子1-6的单独任务）编辑/校对所有帖子
2. 创意视觉设计（挑选调色板等）联系logo艺术家选择设计师logo草稿
3. 安装和部署安装Wordpress安装/配置主题和插件上传logo创建更改DNS设置

任务越小越好。例如，“为帖子编写内容”项可以进一步拆分为每个帖子一个。把它们变小不仅能让你更快地看到进步。它还提供了灵活的调整，以满足目标日期。您还应该有一个概念，知道在其他事情开始之前需要完成什么，称为前置任务或依赖项。

例如，你的设计师只有在你选择了她之后才能**你的logo草稿。因此，您的项目大纲如下所示：

1. 创建内容头脑风暴一些帖子想法为帖子1-3编写内容（取决于1a）编辑/校对所有帖子（取决于1b）
2. 创意视觉设计联系logo艺术家（取决于2a）选择设计师（取决于2b）logo吃水（取决于2c）
3. 安装和部署安装Wordpress安装/配置主题和插件（依赖于3a）创建帖子（依赖于1d和2a）上载徽标（取决于2e和3b）更改DNS设置（取决于1、2、3b、3c和3d）

资源管理

既然你知道需要做什么，你就需要弄清楚谁会做，什么时候做。若要将任务分配给某人，首先需要确保他们能够完成任务（例如，不要将3.5分配给图形设计师）。但你也需要知道它们一般有多少，以及什么时候有。这称为资源管理。它首先要了解一个人一天有多少时间可以工作，然后根据你分配的工作来跟踪这个时间。

例如，你可能有一份日工。在你9点到5点的时间里，你可能一天有8个小时的时间。但是对于你的个人项目，你可以在晚上休息一两个小时。这意味着你每周有2（5）个工作能力（一周10小时）（继续，周末休息……你应得的）。这意味着一个全职工作的人在一天内就可以完成一个给定的任务，这将花费你四个工作日的时间。根据容量来计算，可以告诉你你的项目需要多长时间。

调度和（优化）计划

我们称之为“优化计划”，因为创建WBS实际上也是计划。但你可能会发现，你会为“最佳情况”制定初步计划。在任何时候都会有一个而且只有一个任务在进行（易于管理），而且它们都会一个接一个地整齐地落下。但在实践中，项目很少是这样运作的。在此阶段，您将根据以下情况调整项目中的结构和分配：

• 特定任务的硬约束（即不能在特定日期之前开始）
• 可以并行进行的任务（一个人做A，另一个人做B）
• 两个人可以同时处理的任务（两个人同时处理一个任务）

您可能会发现，项目的某些部分会随着时间的推移而增长，您会找到缩短其他部分的方法。既然你已经知道你应该把什么放进你的项目计划中，让我们来看看如何真正做到这一点。

使用projectlibre管理个人瀑布项目

在一步一步之前，简单介绍一下项目管理工具的防御。当我建议或责成某人学习其中一个应用程序时，我已经听过很多次类似以下的内容：

• “我只需要一张单子。”
• “甘特图花费的时间太长。”
• “MS项目？我出局了！”

甘特图（已经存在了一个多世纪）今天仍在使用是有原因的——也是为什么它们在瀑布式项目管理中如此流行的原因。它们是可视化时间线、状态和单个任务分配的最佳单一视图，尤其是在使用瀑布式项目管理时。

日历不会给你一个项目的一次性视图。线性待办事项列表很少考虑依赖关系，没有其他工具可以像基于甘特图的应用程序那样帮助自动更新开始和完成日期。

很多人对这些应用程序的误解是他们如何使用它们。但我们会教你如何用简单的方法做事。我们将在瀑布模型示例项目中使用ProjectLibre，尽管这些步骤在任何提供交互式甘特图（桌面、移动设备、web甚至Excel文件）的项目中都应该几乎相同。

安装ProjectLibre非常简单，只需下载最新版本（编写时为1.7）并运行EXE安装程序（Windows），将DMG拖到应用程序文件夹（Mac），或通过首选方法安装RPM或DEB包（Linux）。

安装后，启动ProjectLibre并选择Create Project选项。它将给你一个对话框，输入一些初步的信息，如名称和开始日期。

步骤1：创建wbs

第一步是创建WBS。开始在任何地方记下你知道的所有任务：电子邮件、纯文本文件、文字处理程序文档、OneNote。在头脑风暴时，任何你觉得舒服的都可以。现在，将ProjectLibre打开到甘特图视图，并将文本粘贴到左侧类似于电子表格的单元格中。

许多人的第一个错误是以点击方式使用这些应用程序。不要。把屏幕的左边和电子表格一模一样，使用键盘快捷键：箭头键移动，F2键编辑，回车键提交。

您还需要知道的是要缩进的按键（Ctrl+）。（句点）对于ProjectLibre，虽然在MS Project中是Tab）和outdent（ProjectLibre中是Ctrl+，（逗号），Project中是Shift+Tab）任务。这部分就像Word中的大纲。它允许您在计划中快速创建各种阶段和任务（它们是底层条目）。

下一步，加入你的前辈（即A必须在B开始之前完成）。再次使用箭头键和Enter/Tab快速输入。最后，增加工作量，或者你认为每一项所需的时间。

当你开始调整WBS时，你会注意到两件事。首先，成为“父”项的行被转换为阶段，这意味着当它们的所有子任务都完成时它们就完成了。其次，当您添加前置任务时，您会注意到开始和结束日期会自动调整。虽然这看起来仍然是一项艰巨的任务，但请看下面的例子，看看这是多么快速和简单。（创建此计划的时间只有三分钟多。下面唯一没有显示的部分是输入以前的任务。）

步骤2：注册资源并分配任务

尽管您为每个任务输入了工时，但您会注意到它们的持续时间都显示为“.25天”之类的内容包括问号。

这是因为该应用程序假定每项操作都将在一天8小时内执行。但这可能会受到其他因素的影响，包括资源能力。你的能力。

对于这个项目，我假设我每天有几个小时的时间。以一天8小时为基础，这相当于25%的容量（如果我有全职工作，这将是100%）。当我输入我的名字作为每个任务的资源时，我会在它后面加上“[25%]”，这是ProjectLibre的容量表示法。在我给自己分配这些任务时，在下面的短屏幕上看“持续时间”栏发生了什么。考虑到我的能力，ProjectLibre将每个任务的持续时间增加了四倍。

现在我可以看到，虽然这个项目只有80多个小时，但实际上需要5个星期才能完成。

这是瀑布方法的优点之一：它向您展示了更现实的时间线。

但别担心！我们可以做一些调整，把那个日期拨回去。

步骤3：调整时间线以获得真实视图

一旦输入了所有资源，您就有机会后退一步，检查您的计划。例如，您可以看到视觉设计和徽标草稿任务没有分配给我。这是因为我是一个糟糕的艺术家，如果我自己尝试这样做，它不会很好。但这也意味着，虽然一些有才华的艺术家将在这些工作，我可以在其他工作的同时。

我们以严格的线性方式设定了计划的初始版本：每个任务都是在前一个任务结束时开始的，同样也有阶段性的。但是，让我们调整前置任务，使其不依赖于阶段，并删除我将不执行的任务的前置任务。注意它是如何移动时间线的各个部分的。

现在我们把这个项目缩减了大约一个星期。考虑到大部分工作是我做的，这还不算太寒酸。我们可能会做得更好，首先移动创意部分，并在内容上的工作，而标志是在生产。

使用瀑布法进行实际规划

有了你自己的项目，你就很容易拿出日历，挑选几个日期，然后继续快乐的生活。

使用诸如OneNote（如何使用OneNote进行项目管理）或Trello（如何使用Trello进行项目管理）之类的轻量级工具可以让您更接近目标，因为它们至少说明了谁在做什么。

但是在ProjectLibre中进行这个练习会迫使你思考你到底需要花多少时间去做，存在哪些瓶颈，以及你可能需要帮助的地方。它也有助于将你的项目分解成可管理的部分，以确保你正在取得进展。虽然你可能认为ProjectLibre这样的工具太过杀伤力了，但希望我们已经展示了它的简单性。

当你的宠物项目出现时，你通常只是随波逐流吗？还是使用瀑布式项目管理这样的系统？让我们知道你如何“自我项目管理”下面的评论！