生产力不是在泡沫中产生的。无论你的组织系统多么细致，如果没有人配合，它都会失败。幸运的是，您巧妙地训练人们尊重并协助您的输出。

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生产力博客Lifehack.org最近强调了你需要培训三个人来使用收件箱：你自己、你的同事和你的老板。我们假设你已经控制住了你自己随意扔项目的冲动，你的收件箱就是你最好的新朋友。如果你的同事和老板不在船上呢？一个个人的例子：

在过去的生活中，我负责一组办公室的IT运营。我经常到达集群中的一个位置，却有人惊呼：“打印服务器已经停机一周了！当我问他们是否给我发了一封电子邮件（我最喜欢的获取通知的方式）或写在我保存在服务器室的日志中（一个可用的，但不太受欢迎的做法）回答可能是“我打电话给我以为你在的办公室，给秘书留了个口信。”。或者“我在服务器室门上贴了一张便条”。“更好的是，”我和第三班的那个家伙谈过，他给你留了一张便条，“我和我的牙医一样经常看到那个上夜班的家伙。”。

当别人合谋向你隐瞒你干净的工作流程时，你能做什么？虽然你最初的反应可能是沮丧，但重要的是要记住，正如你努力满足工作要求一样，你的同事和上司也是如此。您需要为他们提供一种切实而温和的动机，以尽可能最有效的方式向您传达和分发信息。准备好重复几次，并强调如何确保事情正确地放置在收件箱中，并准备好让你的注意力集中，是快速获得结果的最佳方法。解释你的系统中与他们最相关的部分，而不必打扰你。例如，请尝试以下操作之一：

• “我每天晚上回家前清空收件箱，修改任务单。如果需要我注意的东西放在那个盒子里，它保证在一天结束前得到我的直接注意。
• “我在我们地区的几个办公室之间来回奔波，因为我并不总是在这里看到你给我留下的便条。确保我快速回复你的问题的最好方法是给我发电子邮件。
• “我感谢你抽出时间把你要我签署的文件带到我的办公室，但我担心它们可能会在堆积如山的其他东西中丢失。我在桌子的角落里有一个银托盘，专门放像你这样的重要文件。

记住，要以这样一种方式来界定你的请求，即对你谈话的人来说，实现它们似乎是一种双赢的局面，或者更好的是，实际上是一种双赢的局面。没有人会调整他们的行为，如果他们认为这只是助长了你的神经质倾向，对他们没有任何好处。即使你的要求是礼貌的、非对抗性的，如果你的同事认为遵从对他们没有好处，他们也会忘记你的要求。

你正在写一篇关于提高效率和充分利用时间的博客。用如此简单的方式来解释像使用收件箱这样的事情可能听起来完全荒谬，但现实是，你的同事和老板每天都在拼命地工作，试图及时完成所有工作，这对周围的任何人来说都是显而易见的。很明显，你办公桌上的托盘是你的收件箱，重要的东西应该放在哪里。但对你忙碌的同事来说，这是12周前的一封电子邮件。几分钟温和地指导他们可以为你节省大量的时间和一年中失去的生产力。

当你有心情指导和温和地督促你的同事帮助你提高工作效率时，别忘了帮助他们磨练电子邮件技能。浏览一下我们的指南，了解如何更有效地使用电子邮件来帮助减少电子邮件收件箱中令人头疼的问题。如果你有自己的成功或恐怖故事，关于让人们加入你的工作流程，请务必在下面的评论中分享它们！

你需要训练三个人来使用收件箱[Lifehacker.org]