正式的英文信件很快被电子邮件所取代。但是，您学习的正式信函结构仍然可以应用于商业电子邮件和其他正式电子邮件。遵循这些结构技巧来撰写有效的正式商务信函和电子邮件。

每段的目的

第一段：正式信函的第一段应包括对信函目的的介绍。首先感谢某人或自我介绍是很常见的。

亲爱的安德斯先生：，

谢谢你上周抽出时间来见我。我想继续我们的谈话，有几个问题要问你。

正文段落：第二段和以下段落应提供信函的主要信息，并以导言第一段的主要目的为基础。

我们的项目正按计划进行。我们想为新地点的员工制定一个培训计划。为此，我们决定出租当地商业展览中心的空间。新员工将由我们的人事专家进行为期三天的培训。这样，我们就可以从第一天起满足需求。

最后一段：最后一段应简要概述正式信函的意图，并以行动呼吁结束。

谢谢你考虑我的建议。我期待有机会进一步讨论这一问题。

正式信函详情

以正式地址的形式开始，例如：

亲爱的先生，女士（太太，小姐）-如果你知道你要写信给的人的名字。如果您不知道您要写信给的人的姓名或可能与之有关的人的姓名，请使用亲爱的先生/女士

除非特别要求您使用Mrs或Miss，否则女士应始终使用Ms。

信的开头

首先，提供写作的理由。如果你开始就某事与某人通信或询问信息，请首先提供写作理由：

• 我写信通知你关于。。。
• 我写信是想询问。。。
• 我写信是想询问有关小企业的信息。
• 我写信通知您，我们尚未收到……的付款。。。

通常，人们会写正式的信来表达谢意。这一点在回复某类询问时尤其如此，或者在为工作面试、推荐信或其他专业帮助表达谢意时尤其如此。

以下是一些有用的感谢语：

• 谢谢你方（日期）来信询问。。。
• 感谢您（日期）的来信，要求提供有关……的信息。。。
• 关于您（日期）的来信，我们感谢您对……感兴趣。。。

示例：

• 感谢您1月22日的来信，要求提供有关我们新系列割草机的信息。
• 回复您1997年10月23日的来信，感谢您对我们的新产品线感兴趣。

请求帮助时请使用以下短语：

• 如果你能帮我，我将不胜感激
• 你介意+动词+定语吗
• 如果你要求。。。

示例：

• 如果你能寄给我一本小册子，我将不胜感激。
• 你介意下周给我打电话吗？
• 要求我们延期两周付款会不会太过分？

以下短语用于提供帮助：

• 我很乐意
• 我们很乐意为您效劳

示例：

• 我很乐意回答你的任何问题。
• 我们很乐意帮助您找到一个新的位置。

随附文件

在一些正式信函中，您需要包括文件或其他信息。使用以下短语提请注意可能包含的任何随附文档。

• 随函附上请查收+名词
• 随函附上……+名词
• 兹附上……+名词

示例：

• 随函附上我们的小册子一份。
• 随函附上我们的小册子一份，请查收。
• 随函附上小册子一份。

注意：如果你正在写一封正式电子邮件，请使用以下阶段：Attached please find/Attached you will find。

闭幕词

在完成一封正式的信时，一定要呼吁采取行动，或者提及你希望的未来结果。其中一些选择包括：

提交未来会议：

• 我期待着见到你
• 我期待着下周见到你。

进一步帮助的提议

• 如果您对此事有任何疑问，请随时与我联系。
• 如果您需要任何进一步的帮助，请与我联系。

正式签字

用以下短语之一在信上签名：

• 你忠实的，
• 谨上，

不太正式

• 最美好的祝福。
• 顺致敬意，

一定要在信上签字，然后写上你的名字。

块格式

以正楷格式书写的正式信函将所有内容都放在页面的左侧。将您的地址或您公司的地址放在左侧信件的顶部（或使用您公司的信头），然后是您写信给的人和/或公司的地址，全部放在页面的左侧。多次按return键并使用日期。

标准格式

在以标准格式书写的正式信函中，请将您的地址或公司地址放在右侧信函的顶部。将您正在书写的个人和/或公司的地址放在页面左侧。将日期放在页面右侧，与您的地址对齐。