自动应答器是一个程序,当它接收到信息时自动生成响应。自动应答器的典型用途是在电子邮件管理中,但这些程序也可以在网站上找到。从网络营销到大学招生管理,这类课程都是非常有用和强大的工具。许多人在生活中的某个时候遇到过某种版本的自动应答器。
这些程序的最早版本设计用于在无法发送电子邮件时返回错误,以提醒发件人出现问题。在邮件传递系统多次尝试后,它会告诉自动回复者与发件人联系,并告诉他或她邮件未被传递。还可以详细说明错误的原因,以便发送方知道错误发生的原因,以及将来如何防止。
这一概念也开始被那些希望在收到电子邮件时立即发送回复的人所采用,以便让发件人知道收到了电子邮件,并且可以期待得到回复。这些自动应答器通常用于客户服务网站,告诉人们他们的请求已经收到,并且将在规定的时间内得到处理。这种技术也被用于营销,因此当有人试图联系时,这种联系会立即得到回复和加强。
当人们不在办公室或不在时,也可以利用自动回复来处理他们的电子邮件。在度假期间,许多人设置了自动回复系统,这样当他们收到电子邮件时,发送者就会知道为什么个人回复不会立即出现。特别关注回复电子邮件和请求的人可能会在他们不在时打开自动回复器,即使只是在会议或午餐时短暂打开。
还提供基于内容的程序。例如,当某人想要从邮件列表中取消订阅时,服务器将生成一个自动回复程序,以确认此人的姓名和电子邮件已被删除。这些基于内容的自动回复功能使人们能够专注于必须亲自处理的电子邮件和问题,从而节省办公室时间。网站上的程序通常执行相同的功能,引导用户进行基本的查询,看看自动回复者是否能在真人需要参与之前提供帮助。
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