您可能在Word文档中经常键入一些文本，例如地址。不必每次需要时都重新键入此文本，您可以将此常用文本放入一个Word文档中，并在其他文档中引用它—如果您更改它，它甚至会在所有文档中自动更新。

假设您想将地址放在文档的页脚中，但地址会不时更改。您可以将地址存储在一个单独的公共Word文档中，并使用报表中的字段从公共文档中提取文本，并在其更改时进行更新。我们会教你怎么做。

首先，创建一个新的Word文档，作为要**到其他Word文档中的地址的存储库。将其保存在其他文档可以访问的位置。例如，不要将其保存在您不总是可以访问的网络驱动器上。

我们将使用书签来引用公共文档中的地址。键入要**到其他文档中的文本字符串（在本例中是地址）。创建一个书签，突出显示名称，进入Insert>bookmark并给它一个名称，如“Address”。有关创建书签的信息，请参阅Word中的书签指南。

请注意，书签名称不能有任何空格。我们建议将书签的名称放在公共信息文件中每个项目的上方，这样您就可以很容易地知道要为哪个项目使用哪个名称。如果您计划在这个公共文档中包含大量可重用项，那么这一点尤其有用。在我们的示例中，我们将地址添加到公共信息文档中，并将书签名称“address”放在项目上方。

将项目添加到常用文档后，可以保存并关闭。打开要在其中**地址的文档，并将光标放在要**该文本的位置。在我们的示例中，我们将添加一个页脚并在那里**地址。

我们将使用INCLUDETEXT字段代码来引用我们在公共文档中创建的书签。为此，请按“Ctrl+F9”**字段代码的方括号。

注意：不能只在字段代码周围键入普通括号。必须使用“Ctrl+F9”**正确类型的方括号。

光标将自动放置在括号之间。在括号之间键入以下文本，将“”替换为包含要**的名称的常用词的绝对完整路径。将“”替换为指定给公共文档中项目的书签名称。

注意：不要在字段代码中输入括号。

例如，我们在字段代码括号之间键入以下内容：

注意：在路径中必须使用双反斜杠，就像我们所做的那样。此外，在字段中键入上述代码时，请确保使用直引号，而不是智能引号。

要从公共文档中获取地址并将其**到刚输入的字段代码中，请右键单击字段代码并从弹出菜单中选择“更新字段”。

地址显示在文档中。如果启用了“显示书签”选项，则地址周围仍会显示括号。同样，请参阅我们关于书签的文章，了解如何关闭此选项。此外，字段代码可能会有阴影。但是，也可以关闭此功能。

如果要更改字段代码，可以再次显示代码而不是结果。要执行此操作，请右键单击结果项并从弹出菜单中选择“切换字段代码”。您在字段代码中键入的文本将再次显示，您可以对其进行编辑。只需更新字段即可显示新结果。

一旦你创建了你的公共文档，你就可以用它来存储你经常在Word文档中输入的其他项目。只需在Word文档中使用一个单独的INCLUDETEXT字段，用于从公共文档中自动**的每一条信息。