如果你告訴我們電子郵件已經過時了，我們會請你看看我們的收件箱。能夠對每天收到的雜亂無章的資訊進行分類和組織，是保持工作場所理智的關鍵。

也不僅僅是垃圾郵件。垃圾郵件仍然存在，這是生活中一個惱人的事實，但有辦法處理。這是我們收到的其他電子郵件的壓榨-軟體更新，活動邀請，我們訂閱的郵件列表，但從不記得取消訂閱-所有這些都需要某種方式來組織，排序，並將郵件歸檔到適當的地方，無論是指定的資料夾或垃圾箱。

我們已經討論了很多關於Outlook的內容，包括編寫和傳送電子郵件的基礎知識，新增和接收附件的方法，以及導**系人和管理通訊簿。我們現在想把注意力轉向更大的方面，把重點放在收件箱管理上。

掌握outlook收件箱

Outlook內建了許多功能，可以幫助您將郵件過濾到適當的位置。首先，如果您右鍵單擊一條訊息或將滑鼠移到功能區上，您會注意到有一個名為“快速步驟”的功能。

如果我們從功能區展開它，我們可以完整地看到此功能。

首先要記住的是快速步驟基本上是規則（有一個叫做規則的特性，我們將很快討論）。第二件要記住的是，與規則不同的是，規則是在幕後工作的，沒有你的輸入，快速的步驟依賴於你的輸入來工作。

首先要做的是選擇要建立的快速步驟。讓我們做一個簡單的例子來說明我們的觀點。

在這個快速步驟中，我們選擇一個我們認為是雜項的訊息並單擊快速步驟，這將把訊息移到Misc資料夾並將訊息標記為已讀。

如果單擊“選項”按鈕，可以看到快速步驟是如何構造的，還可以對其進行編輯，例如在其中新增或刪除零件。

例如，在此螢幕截圖中，您可以刪除將訊息標記為已讀的步驟，這樣所有內容都將移動到Miscellaneous資料夾，但其狀態保持不變。

這就是快速步驟的工作原理，我們可以花大量的時間向您展示建立和實現它們的各種方法，但是我們想轉到規則來說明區別。

規則的基本規則

正如我們所提到的，快速步驟是指當規則根據您指定的標準在幕後自動執行時，您可以執行的操作。單擊“規則”按鈕時，應從下拉列表中選擇“建立規則…”。

建立規則的主要條件是非常基本的，您甚至可能不需要深入研究任何高階選項，因此讓我們繼續研究它們的一些簡單方面。

在下圖中，您可以從某些發件人、主題或收件人處路由郵件。從那裡，您可以讓Outlook透過視覺和/或聲音提醒您。您還可以將郵件移動到特定資料夾，這與使用快速步驟不同，無需輸入即可完成。

如果單擊“建立規則”按鈕，將出現以下向導對話方塊。

您還可以從“規則和警報”視窗中單擊“新建規則”。

這樣做將開啟第一個規則嚮導視窗，引導您完成整個過程。

如果你已經知道你想要規則做什麼，那麼規則就出人意料地簡單了。點選“高階選項…”，你就會明白我們的意思。您不僅可以從基本的Create Rule螢幕中看到選項，還可以找到一個可以使用的其他規則的全新世界。

想象一下，然後我們採取我們先前建立的快速步驟，並希望將其變成一條規則。我們要從上面顯示的選項中選擇我們的條件，然後單擊“下一步”。在這種情況下，我們要將傳送到How to Geek帳戶的郵件移動。

在下一個螢幕上，我們選擇“移動到指定資料夾”選項，然後在底部單擊帶下劃線的連結“將其移動到指定資料夾”。然後我們會看到一些選項，這些選項將允許我們將郵件路由到我們選擇的任何資料夾，在本例中是“Misc”

單擊“下一步”，系統將詢問您是否有此新規則的例外情況。如果沒有，那麼您可以單擊“下一步”，進入最後一個螢幕，在那裡您將被要求命名您的新規則，是否要開啟它，完成後執行它，最後，您將能夠檢視它。

就這樣，點選“完成”，你就可以開始了。您可以透過單擊“規則”按鈕，然後從下拉選項中單擊“管理規則和警報”來檢視此規則。

您可以隨時返回以更改規則、新增新規則、複製、刪除和其他功能。別忘了，如果你想保持一個規則，但又不想它一直執行，你可以取消選中它旁邊的小框。

如果您想了解有關自動將郵件移動到特定資料夾的更多資訊，建議您閱讀本文。

刪除和忽略電子郵件

你會收到很多你不想要或不需要的電子郵件，不管是從一個過度興奮的父母那裡轉發的，還是直接的垃圾郵件，如果你不知道如何使用你可以使用的工具，保持收件箱的整潔和整潔將是一個很大的挑戰。

你可以在功能區的顯著位置看到，有一個部分專門用來刪除內容，最值得注意的是大的“刪除”按鈕和它的巨大X。你也可以簡單地選擇一條或一組訊息，然後單擊該按鈕，或者只需點選鍵盤上的“刪除”。

讓我們再看一下Delete部分，看看它還能提供什麼。首先是“忽略”按鈕。

忽略做什麼？選擇訊息或對話並單擊“忽略”時，會出現一個對話方塊。

這和簡單地刪除一個對話的區別在於，忽略它將適用於此郵件和以後的所有郵件，這意味著如果你在郵件列表中，而回復者一直回覆所有郵件，你將不再看到他們，這是非常有用的。

另一個值得注意的選項是清理功能。單擊“清理”按鈕將觸發一個下拉選單，其中包含以下選項

無論您選擇什麼選項，您將看到一個提供相同結果的對話方塊，所有多餘的訊息都將被丟棄。

如果你點選“設定”按鈕，你會被帶到對話清理選項。如您所見，您可以使用清理功能將舊的、冗餘的對話歸檔到備用資料夾，這可能是這裡最有用的選項。通常最好是簡單地歸檔而不是刪除它，以防以後需要引用它。

雖然這些特性很好，而且我們看到了它們明顯的優點，但它們不會對收件箱的邪惡禍害：垃圾郵件產生太大影響。

垃圾郵件，垃圾郵件走開！！

垃圾郵件不像以前那樣成為頭條新聞，因為在大多數情況下，現代垃圾郵件過濾器在清除垃圾郵件方面做得很好。如果你使用Gmail或其他網路郵件服務，你可能看不到很多，這並不是說它不存在，特別是如果你犯了一個命運多舛的錯誤，同意讓一家公司與他們的營銷合作伙伴共享你的地址，或者你點選了錯誤的框，錯誤地註冊成為一個通訊組列表。

關鍵是，垃圾郵件仍然會發生，但Outlook提供了一些方法，希望能透過垃圾郵件過濾器在很大程度上控制垃圾郵件。當您收到明顯是垃圾郵件或垃圾郵件的郵件時，您可以選擇該郵件，然後單擊“垃圾郵件”按鈕以獲得選項的下拉列表。對於不需要的郵件，您將選擇“阻止發件人”，但對於其他所有郵件，您將需要調整垃圾郵件選項。

你的過濾級別越嚴格，你真正想要或需要看到的東西就越有可能在不經意間被過濾掉。如果發生這種情況，您需要使用上一個螢幕截圖中的選項來處理受影響的電子郵件。

花點時間研究垃圾郵件是個好主意。您可以設定特定發件人和特定收件人的白名單，同時顯式阻止您不信任的發件人。

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保持收件箱的精簡和中庸需要專注和關注細節。老實說，一些精心設計的規則可以彌補很多工作，但總會有新的挑戰。記住這些工具——快速步驟、規則、忽略和垃圾郵件過濾器——你就能很好地控制你的電子郵件了。

現在讓我們聽聽你的意見。告訴我們你最喜歡的快速步驟和規則，或者你如何處理垃圾郵件。我們的討論會是開放的，所以請給我們您的意見和問題。