Outlook相當於電子郵件。因此，除了它的所有其他功能外，您還需要確保知道如何儘可能有效地將它與電子郵件一起使用。

我們已經討論了Outlook的使用方面一段時間了，頭髮花白的Office老手已經知道了所有這些東西，但是新使用者，比如那些需要知道如何在Office環境中使用Outlook的人，可能需要知道如何每天使用Outlook。也就是說，它是一個多方面的成熟電子郵件應用程式，Windows使用者應該在他們的工具箱中擁有它。

既然要學的東西太多了，我們就沒什麼時間可浪費了，所以讓我們馬上開始學習如何撰寫和傳送郵件，並詳細介紹您可以調整的所有選項，使Outlook成為一種更有用、更愉快的體驗。

快速撰寫和傳送資訊

如果您想或需要了解Outlook的基本知識，我們已經編寫了一個方便的初學者指南。如果Outlook對您來說是全新的，我們建議您閱讀它。

否則，您可以在Outlook收件箱中單擊“新建電子郵件”按鈕或使用“CTRL+N”。

生成的新訊息視窗應該非常簡單。如果您曾經使用過microsoftword或類似的文字編輯程式，那麼基本的文字功能對您來說無疑是熟悉的。

此時，您需要指定要向誰傳送訊息，編寫訊息，然後單擊“傳送”按鈕。如果你只是寫一個一次性的資訊，然後你就完成了，那就很好了，但是還有更多的事情要做。

聯絡人更新

當你寫一封新郵件時，你可能要做的第一件事就是輸入你的收件人。你只需輸入他們的電子郵件地址就可以做到這一點，也可以單擊“收件人…”，然後從通訊簿中選擇姓名。

請記住，如果要同時快速選擇兩個或多個地址，請按住CTRL鍵並單擊要選擇的每個名稱，然後選擇地址選項：收件人和抄送（或密件抄送）。選擇所有收件人後，單擊“確定”

如果你還沒有通訊錄，我們會幫你的。您可以從Gmail或類似的電子郵件服務將聯絡人匯入Outlook。

更改答覆地址

假設您有多個與Outlook關聯的電子郵件帳戶。如何從其他帳戶傳送電子郵件？

你會注意到在“開始”按鈕上有一個小箭頭。單擊該按鈕，您將在下拉列表中看到其他帳戶，以便您可以選擇其他電子郵件帳戶。

或者，您可以使用與Outlook不關聯的電子郵件帳戶，例如，如果您正在使用其他人的計算機，或者您正在工作中使用您的計算機，並且您希望將答覆路由到您的個人帳戶。

如果你這麼做了，記住幾件事。首先，您傳送的任何郵件都將被複制到“已傳送郵件”資料夾中，因此不要傳送任何私人郵件，除非您打算刪除它並清空垃圾箱。另外，如果你從工作中傳送訊息，他們可能會將其儲存在郵件伺服器上。

簽名和文具

您可能已經熟悉了簽名的概念，或者您甚至可以自己使用它們。基本上，簽名是特殊的預先合成的文字位，可以附加到每條訊息中。這可以是你的聯絡方式，關於你正在推銷的產品或活動的重要資訊，也可以是你真正喜歡的一句話。

在本例中，我們將附加一個簽名，詳細說明未來的度假計劃。我們會將此簽名附加到所有來自我們工作帳戶的電子郵件上，但不會附加到回覆和轉發上。

從這裡開始，直到您使用這些設定刪除簽名，每次撰寫新電子郵件時，您的假期警告都會出現。

固定的？

簽名很容易弄清楚，但是靜止的呢？只要它就在那裡，我們繼續討論吧。例如，對於簽名，您可能已經看到電子郵件以某種形式固定，但基本上它是這樣工作的：因為您是以HTML格式傳送電子郵件，所以“固定”只允許您為郵件指定背景、不同的字型樣式和顏色。

你看這是怎麼回事。我們從列表中選擇了“熊”主題，這給了我們一個泰迪熊裝飾的背景。

當然，如果你在工作的時候，你可能不想用泰迪熊之類的東西來傳遞資訊，但是如果你想讓你的資訊真正脫穎而出，那麼你可以使用靜止功能來創造一些真正有吸引力的結果。

回覆和轉發郵件

回覆和轉發訊息很簡單，您可能已經注意到功能區上的響應工具。

您可以看到reply、reply all（謹慎使用）和forward選項，這些選項都是不言自明的，但是其他選項呢？

如果你點選“會議”，那麼你可以在回覆時請求一個會議；檢視你這樣做時得到的所有選項。

在下一篇文章中，我們將更詳細地討論Outlook的日曆功能。

設定回覆和轉發選項

讓我們打開回復和轉發選項快速檢視。有幾種方法可以更改回復或轉發時原始郵件的外觀，或者是否將其作為附件包含，或者根本不包含。

您還可以設定如何打開回復和轉發，以及您的評論是否以您的姓名開頭。

outlook的其餘郵件選項

郵件選項中還有很多其他的東西，所以在我們今天離開你之前，我們想花點時間談談。

這裡有一些基本的東西，比如編輯選項，用來改變你如何撰寫資訊，拼寫和自動更正選項，簽名和固定選項，我們已經討論過了。

其中許多選項都會開啟子選項，例如，如果您單擊“編輯器選項…”，您將發現一大堆要瀏覽的進一步複選框（分為兩類，校對和高階）。

向下滾動，有郵件到達選項可選擇Outlook在郵件到達收件箱時如何向您發出警報。

以及在使用閱讀窗格時Outlook如何將專案標記為已讀。

您可以決定訊息自動儲存的頻率、儲存位置等。

當你傳送資訊時會發生什麼？使用“sendmessages”選項，選擇預設的重要性和敏感度級別、自動名稱檢查，以及其他一些可以對使用者體驗進行的微小但獨特的調整。

如果你對跟蹤訊息感興趣，也有一些方法可以對其進行調整。例如，在這裡你可以開啟read receipts，每當有人讀到你的電子郵件時，它就會向你傳送通知。

最後，我們找到一些選項來更改您的訊息格式，您可能永遠不會使用這些格式。

其他選項有一些有用的特性，例如顯示貼上選項（可能很煩人），以及在閱讀收件箱中的多封郵件時是否在郵件標題中顯示下一個和上一個連結（可能有用）。

還有一些選項可以配置程式如何執行會話清理，但我們將在下一篇文章中介紹這一點以及管理Outlook郵件的其他方面。

電子郵件是Outlook不可或缺的一部分，難怪有很多方法來配置它。不用說，當您學習使用Outlook時，您會發現自己有時會返回選項來更改電子郵件格式和行為的某些方面。

我們還沒有完成對Outlook的探索，我們還有很多東西要向您展示，比如如何處理髮送和接收附件、日曆、任務等等。不過，目前我們還想聽聽你的更多訊息，所以請花點時間在我們的討論區給我們寫一個簡短的便條。