如果你在办公室工作，那么你很可能会花很多时间处理电子邮件，最有可能是在Microsoft Outlook中。花点时间让Outlook显示您需要的信息是值得的。对于电子邮件，最好的方法是使用文件夹视图。他们是这样工作的。

什么是文件夹视图(a folder view)？

在Outlook中保存电子邮件的每个位置（无论是收件箱、已发送邮件、存档、已删除邮件还是其他任何位置）都是一个文件夹。默认情况下，这些文件夹中的每一个看起来都是相同的，其中的列包含有关电子邮件的元数据，如发件人、主题、接收日期和时间等。Outlook按日期（最新日期在顶部）对电子邮件进行分组，以粗体蓝色文本显示未读邮件，并以常规黑色字体显示已读邮件。

这是默认的文件夹视图。

但如果你愿意，你可以改变这种看法。您可以为每个文件夹创建不同的视图，也可以创建您喜欢的文件夹视图并将其应用于每个文件夹。Outlook甚至有一些可供选择的内置视图。

如何更改为其他内置视图

首先，让我们通过单击“视图”>“更改视图”切换到其他内置视图之一。

压缩视图是每个文件夹使用的默认视图，但您可以更改为其他两个视图之一：

• Single：这将删除按日期分组，并在一个简单的列表中显示所有消息。
• 预览：这（有点反直觉）删除了预览面板。

如何自定义现有视图

您可以通过单击“视图”>“视图设置”自定义当前文件夹视图。

这将打开“高级视图设置”窗口，您可以在其中更改有关视图的所有内容。

例如，我们将更改显示的列和排序设置。单击“列”打开“显示列”窗口。

选择右侧栏中的“提及”，单击“删除”按钮，然后单击“确定”

回到“高级视图设置”窗口，单击“排序”按钮打开“排序”窗口。

在“按项目排序”下拉菜单中，选择“从”，然后单击“确定”

现在单击“高级视图设置”上的“确定”。文件夹视图现在已更改，因此“提及”列被隐藏，文件夹按发送邮件的人排序。

这只是你能做的两个简单例子。您可以添加或删除许多不同的列，以不同的方式对邮件进行分组和排序，甚至可以更改用于显示邮件的字体和样式。玩各种各样的选择，找到最适合你的。

将视图应用于其他文件夹

自定义视图后，可以将同一视图应用于任何其他文件夹，而无需自定义每个文件夹。再次单击视图>视图设置，这次单击“将当前视图应用于其他文件夹”命令。

选择要应用视图的文件夹，然后单击“确定”

您可以选择任意多个文件夹（或子文件夹）。

保存自定义文件夹视图

您还可以将自定义视图保留为模板，以便将来可以将其应用于其他文件夹。再次单击视图>视图设置并选择“将当前视图另存为新视图”命令。

这将打开“复制视图”窗口，您可以在其中为视图命名并选择谁可以查看视图。设置完所有内容后，单击“确定”。

如果再次单击“视图”>“视图设置”，Outlook会将新视图显示为可用选项。单击“管理视图”查看您有权访问的所有视图。

“管理所有视图”窗口允许您添加、编辑和删除视图，以及查看应用于每个视图的设置。

从头开始创建视图

如果要创建全新的视图，请单击“管理所有视图”窗口中的“新建”按钮。这将打开“创建新视图”窗口。

选择要开始的基础视图类型，然后单击“确定”按钮。将打开“高级视图设置”窗口，您可以按自己的方式自定义视图。完成后，单击“确定”直到返回“管理所有视图”窗口，然后单击“应用视图”将视图应用到当前文件夹。

创建新视图后，可以应用于任何其他文件夹，进一步自定义它，或将其用作另一个新视图的基础。

从视图中删除自定义项

如果对现有视图进行了一些自定义，则可以轻松地恢复到现有视图。这是一种很好的尝试方法，如果更改对您不起作用，则无需担心是否要撤消它们。单击“视图”>“重置视图”从当前文件夹中删除所有未保存的自定义设置。

有了这些视图工具，你可以让你的文件夹完全按照你想要的方式工作，并开始驯服溢出的消息列表。