如何在outlook中建立和自定義資料夾檢視
如果你在辦公室工作，那麼你很可能會花很多時間處理電子郵件，最有可能是在Microsoft Outlook中。花點時間讓Outlook顯示您需要的資訊是值得的。對於電子郵件，最好的方法是使用資料夾檢視。他們是這樣工作的。
什麼是資料夾檢視(a folder view)？
在Outlook中儲存電子郵件的每個位置（無論是收件箱、已傳送郵件、存檔、已刪除郵件還是其他任何位置）都是一個資料夾。預設情況下，這些資料夾中的每一個看起來都是相同的，其中的列包含有關電子郵件的元資料，如發件人、主題、接收日期和時間等。Outlook按日期（最新日期在頂部）對電子郵件進行分組，以粗體藍色文字顯示未讀郵件，並以常規黑色字型顯示已讀郵件。
這是預設的資料夾檢視。
但如果你願意，你可以改變這種看法。您可以為每個資料夾建立不同的檢視，也可以建立您喜歡的資料夾檢視並將其應用於每個資料夾。Outlook甚至有一些可供選擇的內建檢視。
如何更改為其他內建檢視
首先，讓我們透過單擊“檢視”>“更改檢視”切換到其他內建檢視之一。
壓縮檢視是每個資料夾使用的預設檢視，但您可以更改為其他兩個檢視之一：
- Single：這將刪除按日期分組，並在一個簡單的列表中顯示所有訊息。
- 預覽：這（有點反直覺）刪除了預覽面板。
如何自定義現有檢視
您可以透過單擊“檢視”>“檢視設定”自定義當前資料夾檢視。
這將開啟“高階檢視設定”視窗，您可以在其中更改有關檢視的所有內容。
例如，我們將更改顯示的列和排序設定。單擊“列”開啟“顯示列”視窗。
選擇右側欄中的“提及”，單擊“刪除”按鈕，然後單擊“確定”
回到“高階檢視設定”視窗，單擊“排序”按鈕開啟“排序”視窗。
在“按專案排序”下拉選單中，選擇“從”，然後單擊“確定”
現在單擊“高階檢視設定”上的“確定”。資料夾檢視現在已更改，因此“提及”列被隱藏，資料夾按傳送郵件的人排序。
這只是你能做的兩個簡單例子。您可以新增或刪除許多不同的列，以不同的方式對郵件進行分組和排序，甚至可以更改用於顯示郵件的字型和樣式。玩各種各樣的選擇，找到最適合你的。
將檢視應用於其他資料夾
自定義檢視後，可以將同一檢視應用於任何其他資料夾，而無需自定義每個資料夾。再次單擊檢視>檢視設定，這次單擊“將當前檢視應用於其他資料夾”命令。
選擇要應用檢視的資料夾，然後單擊“確定”
您可以選擇任意多個資料夾（或子資料夾）。
儲存自定義資料夾檢視
您還可以將自定義檢視保留為模板，以便將來可以將其應用於其他資料夾。再次單擊檢視>檢視設定並選擇“將當前檢視另存為新檢視”命令。
這將開啟“複製檢視”視窗，您可以在其中為檢視命名並選擇誰可以檢視檢視。設定完所有內容後，單擊“確定”。
如果再次單擊“檢視”>“檢視設定”，Outlook會將新檢視顯示為可用選項。單擊“管理檢視”檢視您有權訪問的所有檢視。
“管理所有檢視”視窗允許您新增、編輯和刪除檢視，以及檢視應用於每個檢視的設定。
從頭開始建立檢視
如果要建立全新的檢視，請單擊“管理所有檢視”視窗中的“新建”按鈕。這將開啟“建立新檢視”視窗。
選擇要開始的基礎檢視型別，然後單擊“確定”按鈕。將開啟“高階檢視設定”視窗，您可以按自己的方式自定義檢視。完成後，單擊“確定”直到返回“管理所有檢視”視窗，然後單擊“應用檢視”將檢視應用到當前資料夾。
建立新檢視後，可以應用於任何其他資料夾，進一步自定義它，或將其用作另一個新檢視的基礎。
從檢視中刪除自定義項
如果對現有檢視進行了一些自定義，則可以輕鬆地恢復到現有檢視。這是一種很好的嘗試方法，如果更改對您不起作用，則無需擔心是否要撤消它們。單擊“檢視”>“重置檢視”從當前資料夾中刪除所有未儲存的自定義設定。
有了這些檢視工具，你可以讓你的資料夾完全按照你想要的方式工作，並開始馴服溢位的訊息列表。
- 發表於 2021-04-04 10:38
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- 分類：網際網路
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