Excel的拼写检查功能并没有Word的所有功能,但是它提供了基本的拼写检查功能。您可以检查工作表单元格中单词的拼写,并将单词添加到词典中。
不幸的是,Excel并不像Word那样在输入时检查拼写(用红色下划线)。只有在运行拼写检查时,才会通知您单词拼写错误。
要对工作表进行拼写检查,请单击要对其运行拼写检查的工作表屏幕底部的选项卡。
运行拼写检查时,它从当前选定的单元格开始,因此,如果要在工作表的“开始”处开始拼写检查,请在开始前将光标放在单元格“A1”上。
当您准备好开始拼写检查时,请单击“查看”选项卡。
单击“校对”部分中的“拼写”。也可以在功能区上的任何选项卡处于活动状态时按“F7”开始拼写检查。
将突出显示包含字典中未找到的第一个单词的单元格,并显示“拼写”对话框。可疑单词显示在“不在词典中”编辑框中。您可以选择“忽略一次”或“忽略所有”出现的拼写错误的单词,如果该单词实际上是正确的为您的目的。如果是这样的话,你可以选择“添加到字典”如果这个词是你经常使用的。
如果你确实拼错了一个单词,你可以从“建议”列表中选择拼写正确的单词,或者在“不在词典中”编辑框中输入正确的拼写(如果它没有列在“建议”列表中)。然后,单击“更改”。要用相同的更改更改此错误的所有出现,请单击“全部更改”。
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如果有问题的单词是您经常输入错误的单词,您可以快速为它设置一个自动更正条目,以便在下次出错时自动更正。为此,请在“不在词典中”编辑框中输入正确的单词,或从“建议”列表中选择该单词,然后单击“拼写”对话框中的“自动更正”。除了更正工作表中的单词外,还会自动创建一个自动更正条目。下次以相同方式键入错误的单词时,它将自动替换为指定的替换单词。在我们关于在Excel中为符号分配键盘快捷键的文章中,我们讨论了自动更正条目以及如何创建它们。
拼写检查完成后,将显示一个对话框,告诉您这一点。单击“确定”将其关闭。
请注意,在“**”工作表的拼写检查中找不到单词“Refridgerator”。这是因为它是该单元格中公式的结果,该公式根据“**”工作表中输入的“项目代码”从“产品数据库”工作表的单元格中获取单词。为了纠正“Refridgerator”,我们需要在“产品数据库”工作表上运行拼写检查,这将在下一节中进行。
还记得我们说过应该在开始拼写检查之前选择工作表的第一个单元格(“A1”)吗?如果您忘记了,并且从“A1”以外的任何单元格开始拼写检查,此时将询问您是否要在拼写检查完成之前继续检查工作表开头的拼写。单击“是”以选中尚未选中的工作表的其余部分,然后您将看到上图所示的“拼写检查完成”对话框。
默认情况下,Excel拼写检查当前工作表。但是如果你的工作手册里有很多工作表,你想把它们都检查一遍呢?别担心。你一次就可以轻松做到。
在我们的示例中,工作簿中有两个工作表,“**”和“产品数据库”。在上一节中,我们只检查了“**”工作表。现在,我们将选择工作簿中的两个工作表,以便它们都进行拼写检查,而不必分别进行检查。
要拼写检查工作簿中的所有工作表,请右键单击Excel窗口底部的“当前工作表”选项卡,然后从弹出菜单中选择“选择所有工作表”。
请注意,在上图中,当前选定的工作表选项卡显示为白色,非活动选项卡显示为灰色。选中所有工作表选项卡后,它们都以白色背景显示,如下所示。
现在,当您开始拼写检查时,它将检查工作簿中的所有工作表。在本例中,当拼写检查到达第二个工作表或“产品数据库”工作表时,它会发现拼写错误。要更正错误,请在“建议”列表框中选择正确的单词,然后单击“更改”。正如我们在本文前面提到的,如果我们认为我们在工作簿的其他单元格中以相同的方式拼写了相同的单词,我们可以单击“全部更改”以使用相同的已更正单词一次更正它们。
请记住,您也可以在“不在词典中”编辑框中键入正确的单词,然后单击“更改”以更正错误。
拼写检查完成后,将显示“拼写检查完成”对话框,您可能会注意到上一次更正的错误似乎没有在工作表的单元格中更正。
别担心。单击“确定”关闭对话框时,单元格中将显示更正的单词。
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您可以使用自定义词典将经常使用的单词添加到词典中,这些单词不在默认内置词典中,也可以使用“拼写”对话框上的“添加到词典”按钮删除添加的单词。您甚至可以创建其他自定义词典。拼写检查也可以仅限于使用主词典,即使有自定义词典可用。
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