如何为商务旅行做好准备(get organized for a business trip)
方法1方法1，共3种方法1：安排行程
- 1查看贵公司的报销、差旅和费用政策。每家公司都有不同的出差规则和政策。一些公司可能允许您使用公司信用卡支付费用，或者要求您在旅行结束后提前支付费用，并由公司报销。在你确定之前不要预定任何东西，也不要羞于问：只有当你问起你的财务义务时，你才会显得很认真。如果您尚未接到指示，请务必询问您的主管或其他商务旅行代表，“我是否负责预订机票和其他旅行安排？如果是，我是否得到报销，报销是否通过支票或借记支付？”询问您是否允许每日或按日计算食品价格。询问是否涵盖特定的膳食，或者是否适用任何食物津贴限制。如果你有租来的车，问问是否有汽油保险。询问公共交通或火车票是否适用。跟踪所有收据以及贵公司详细说明如何报告这些收据的具体方式。例如，询问您是否应该制作收据副本或在支出报告中提交原件。熟悉公司的旅行政策很重要，因为您在出差中的行为将反映您和您遵守公司政策的能力。
- 2准备国际旅行的旅行证件。将您所需的所有文件放在一个地方，如护照或签证。在旅行证件中包括酒店和汽车预订，以保持井然有序。确保您的护照或签证在旅行后六个月内不会过期。了解母国是否在目的国设有大使馆或领事馆，以防发生紧急情况或危险情况。请向您的公司或目的地国家的政府网站查询边境管制信息，以了解您是否需要强制接种疫苗。如果您没有护照，请确保至少提前两个月或三个月申请，或者按照您所在国家的程序获得加急护照。
- 3预订和其他安排。如果您负责预订和预订您的旅行住宿，请确保提前预订。根据需要预订酒店房间、租车、火车票或机票。获得预订的书面确认，尤其是入住和退房日期，这样你就可以确保旅行顺利进行。除非你的公司有指定的航空公司或酒店合作伙伴，否则一定要四处寻找交易并比较价格。如果你要去另一个国家旅行，仔细检查一下旅行期间是否有重大节假日。确保企业在这些假期仍然为您提供所需的住宿。在旅行前一至天内，致电您的旅行提供商和酒店确认您的住宿。不要以为一切都按计划进行。如果你经常乘坐飞机，可以考虑申请TSA预检查计划，以减少安全检查的时间。
方法2方法2/3：减轻负担
- 1提前邮寄样品、产品或其他货物。在旅行之前，通过邮件发送所需的商务资料来减轻您的负担。如果方便的话，与目的地的客户或同事讨论接收和存储它们的问题。或者，把他们送到你的酒店，让他们帮你拿包裹。同样，在回家的旅途中，尽可能多地运送你所获得的商务材料或纪念品，以使返程更加容易。
- 2为您的商务旅行提供高效的背包。提前几周列出你需要的物品的装箱单。早点开始会让你有时间在考虑旅行所需的必需品和便利时，逐步将其添加到列表中。从笔记本电脑、报告和合同等业务项目开始。确保包括电子充电器，包括个人物品，如衣服、洗漱用品、化妆品、处方或其他药物。购买旅行用的小瓶洗漱用品，你绝对需要，记住你的酒店提供个人卫生用品。随身携带的任何液体必须装在3.4盎司（100毫升）或更小的容器中，并装在一个夸脱大小的可密封袋中。大于此值的集装箱必须放在托运行李内。尽量轻装上阵，避免托运行李，因为这会占用您出差的宝贵时间。您还可以避免丢失托运行李带来的沮丧。
- 3对你的衣橱要有策略。根据旅行的长度和性质来规划你的衣橱。在打包之前，评估一下你的衣柜，看看能不能买到最不会起皱的衣服。一定要带上一到两件休闲、舒适的衣服，以备休息或探险之用。当你想避免过度包装或检查行李时，不要让自己毫无准备。多带一件衬衫或衬衫，以防溢出。多带一个包可能会让你的速度变慢，让你的旅行变得不那么方便。因为这是你唯一的选择，所以必须穿一件染色的衬衫才能参加商务会议，这会让你看起来毫无准备和不专业。一到房间就把容易起皱的衣服挂起来。选择可以混合搭配的服装，让你的服装更加多样化。提前向您的酒店咨询，看看他们的房间是否有熨斗或蒸汽机。考虑购买一艘小型便携式蒸汽船。或者，洗热水澡时把衣服挂在浴室里，以消除皱纹。
方法3方法3/3：为自己的成功做好准备
- 1制定行程并记录联系信息。为了尽可能保持井然有序，请随时记录您的所有旅行安排和约会。保留一份易于接受的文件，列出所有航班时间、酒店位置、租车公司信息和预定的商务会议。手头有一份打印好的副本，不要只把你的行程安排放在手机或电子设备上。该文件还应列出您在商务旅行中遇到的人的联系信息，以防您需要报告任何延误或紧急情况。
- 2确保您在旅途中能够获得资金。获取适当的货币，例如使用目的地机场的兑换亭。确保您的银行或信用卡在您旅行的地方正常工作。根据您的公司希望您使用的付款方式，您可能需要验证目的地是否有您的银行分行，即使您在国内旅行。打电话给你的银行或信用卡公司，让他们知道你的旅行计划，以避免你的卡或帐户被暂时吊销。仔细检查酒店、航空公司或其他地点接受的付款方式。如果你的公司正在报销你的费用，请保留收据并记录你的支出。
- 3检查手机服务。特别是如果你在国际旅行，你应该研究在国外保持联系的选择。您当前的提供商可能会为您的目的地提供合理的费率，或收取过高的漫游费用，请进行研究！根据您的目的地，购买本地sim卡进行数据、语音或两者兼用可能会更便宜或更容易，在抵达时可以切换到您的手机中，以获得廉价且一致的服务。只有在手机已解锁的情况下，才能调出sim卡。如果你只在某个地方呆了一小段时间，你可以通过使用免费的wi-fi热点和Skype等服务勉强度日。同样，这是否适用于您的目的将取决于您旅行的地点以及您的通信需求。
- 4到其他国家旅行时，学习文化信息和礼仪。一些国家实行某些礼仪方法，这可能对树立正确的商业印象至关重要。某些身体姿势和身体动作在每个国家也有不同的解释和变化。您的公司或旅行规划师可能是学习如何与不同文化进行专业交流的好资源。记住，你将代表你自己、你的公司和你的原籍国。通过在线调查、阅读书籍和查看旅游指南，提前了解目的地的文化和母语。如果您的公司提供任何跨文化培训课程或研讨会，请务必参加。
- 备份您的工作信息。为避免在路上丢失重要的业务信息，如电脑死机或行李丢失，请确保将信息备份到闪存驱动器或外部硬盘上，并存储在单独的位置，如随身行李。保留时间表、联系电话和其他必要信息的硬拷贝。
- 旅行时要对公司信息保密。当众阅读公司文件或登录电脑时，请谨慎行事，避免向其他旅行者透露公司的敏感信息。
- 以专业的方式代表您的公司，并保持积极的业务关系。例如，保持礼貌，通过远离或限制饮酒来防止不专业的行为。记住，你是出差而不是度假。
- 发表于 2022-06-11 08:13
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- 分类：旅游
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