忘記收件箱零：用俄亥俄州來分類你的電子郵件代替

電子郵件既不是死的，也不是過時的。事實上，每天有超過100億封電子郵件，其中有太多的郵件會出現在你的收件箱裡。下面是如何抓住機會，不要讓他們壓倒你。...

電子郵件既不是死的，也不是過時的。事實上，每天有超過100億封電子郵件，其中有太多的郵件會出現在你的收件箱裡。下面是如何抓住機會，不要讓他們壓倒你。

如果你的收件箱是一片極簡主義的白色沙漠，你很快就會處理那些偶爾的郵件，這些郵件會玷汙你的整潔，那麼這可能不適合你。我們還有很多你感興趣的東西要讀。但是如果你的收件箱裡有成百上千甚至上萬封電子郵件，你就需要一種方法來控制事情。“收件箱零”，旨在保持您的收件箱空，是時尚，但我們有一個更好的解決方案。

我們將關注一個被稱為俄亥俄州的系統，或者“只處理一次”，但不會以許多人誤解的方式。俄亥俄州是一個資訊管理原則，簡單地說，你應該只處理資訊的次數最少，理想情況下是一次。作為一個效率助手，這是非常有用的。但是，正如所有好的想法一樣，有些人已經走極端，宣揚俄亥俄州是一條黃金法則，必須從字面上理解。這既不必要，也會適得其反，尤其是在處理電子郵件時。

“俄亥俄”是什麼意思？

“只處理一次”並不意味著你應該讀一次郵件，永遠不要重讀沒有任何意義的郵件。有時你需要讀幾遍郵件才能理解它，尤其是當傳送郵件的人不懂簡潔性的時候。俄亥俄州也不意味著你永遠不應該再看到電子郵件的內容，一旦它離開收件箱。這也沒什麼意義，因為它迫使你時不時地回覆每一封電子郵件，而沒有考慮到你當前的優先事項或責任。

“只處理一次”的意思是你應該只處理一次收件箱裡的郵件。在你理解了電子郵件之後，你應該處理它-“處理它”，然後要麼刪除它，要麼歸檔它。作為待辦事項列表任務的一部分或為會議做準備時，您可能會在電子郵件中多次看到該資訊，但您不應該再在收件箱中看到該電子郵件。你只能處理一次。

俄亥俄州為什麼有用？

俄亥俄州很容易理解，但我們為什麼推薦它呢？只處理一次收件箱中的電子郵件有什麼好處？好吧，答案很簡單：你的收件箱不是檔案、垃圾箱、檔案櫃或垃圾場。這是收件箱！

當你的收件箱裡有成百上千封電子郵件時，它們很快就會被掩埋，看不見就忘了。要找到特定的電子郵件要困難得多，它會讓你的郵件客戶端工作得更慢（即使你透過Gmail這樣的瀏覽器訪問你的電子郵件），而且會佔用你的儲存空間（如果你在**中使用Outlook或Apple郵件應用程式，這是一個特別的問題）。

底線是：把你所有的郵件都放在收件箱裡是沒有意義的，有很多理由不這麼做。“只處理一次”是一個系統，它鼓勵你在閱讀郵件後處理郵件，不管你最終是存檔郵件還是刪除郵件，它都不會留在你的收件箱裡。

“把手”到底是什麼意思？

“Handle”是指一旦您理解了電子郵件，您就可以執行以下一項或多項操作：

回覆郵件。
轉發郵件。
組織一次關於電子郵件的會議。
把郵件變成待辦事項。
不執行任何操作（如果以上四個選項都不需要）

在你對郵件做了任何你需要做的事情之後，你要麼刪除郵件要麼存檔它。一旦你處理完郵件，就不要把它留在收件箱裡。

現在沒時間處理郵件？沒關係，你不是在追求收件箱零，收件箱裡一封揮之不去的郵件也不是失敗，只是你還沒有完成的任務。有空的時候一定要處理好郵件。

好吧，這是有道理的。我如何實現俄亥俄州？

實現OHIO的最簡單方法是使用簡單的流程圖。

對於收件箱中的每封電子郵件，您都要處理它，然後刪除或存檔該電子郵件。就這樣。

如果這看起來奇怪的簡單，那是因為它是。俄亥俄州的原則很簡單，實施也應該很簡單。這樣做的目的是透過一個簡單的決策過程來清除收件箱，從而幫助你掌控收件箱。當你看到一封電子郵件時，你會回覆它，轉發它，安排一個關於它的會議，把它變成一個待辦事項列表項，或者如果這些選項都不需要的話什麼也不做。如果你不需要儲存郵件，你就刪除它，如果你這樣做了，就把它存檔。沖洗並重復下一封電子郵件，直到你的收件箱是空的。

如果這聽起來像是另一種實現“收件箱零”的方法，那麼別擔心，事實並非如此。或者至少，不是人們通常認為收件箱為零的方式。是的，有一個空的收件箱有一些好處（和滿足感），但這不是這裡的最終目的。俄亥俄州將幫助你達到“收件箱歸零”哲學的真正意義，即你只在收件箱裡花你需要的時間，而這並不是你的壓力來源。

使用OHIO清空收件箱可能需要幾天或幾周的時間，所以不要灰心。你收到的每封郵件都是一次勝利！只要你對收件箱裡的郵件感到滿意，你就會做得很好。俄亥俄州是一個過程，而不是一個目標。這裡有一些小貼士可以幫助你取得成功。