待辦事項列表應用程序現在非常流行。科學已經證明，清單確實能提高工作效率，你可以通過公開待辦事項清單等技巧進一步提高工作效率。有些人甚至把電子郵件收件箱當作待辦事項。

但如果你試過所有這些，但都不管用呢？

幸運的是，還有其他的生產方法。如果你發現常規的待辦事項列表太麻煩或者太過冗長，那麼我們建議嘗試一種古老但有效的方法，叫做艾森豪威爾矩陣。

什麼是艾森豪威爾矩陣(the eisenhower matrix)？

艾森豪威爾矩陣是一個2x2的盒子網格。頂行用於“重要”任務，底行用於“不重要”任務。同時，左列用於“緊急”任務，右列用於“不緊急”任務。如下所示：

對大多數人來說，“重要”和“緊急”是同義詞，所以讓我們花點時間來定義它們之間的區別：

• 重要的——對你的長期目標和價值觀有貢獻的任務，無論是個人的，職業的，等等。重要的是所有的相關性。決定一項任務是否重要的一個方法是問問自己：“如果我跳過這項任務，我還能實現我的目標並忠於我的價值觀嗎？”
• 緊急——一天結束前需要處理的任務。如果你的日程安排有更多的迴旋餘地，你可能更喜歡在週末之前。不管怎樣，緊迫感都與時間有關。決定一項任務是否緊急的一種方法是問自己：“這項任務的最後期限是什麼時候？”

在決定一項任務是否重要之前，你需要知道自己的目標和價值觀。對許多人來說，職業發展是一個長期目標，因此與之直接相關的任務非常重要。或者如果你最看重家庭，那麼準時回家可能很重要。

但是，一項任務怎麼可能既緊迫又不重要呢？記住，緊迫只是時間問題。想想最後期限。假設今天是國際咖啡日，您當地的咖啡店將免費提供咖啡。如果你今天不好好利用這一點，機會就失去了——但免費咖啡與你的長期目標或價值觀毫無關係。這很緊急，但不重要。

使用這些定義，可以更容易地描述屬於這四個框中每個框的任務類型。我們甚至可以這樣想矩陣：

為什麼要使用艾森豪威爾矩陣？

艾森豪威爾矩陣只是一種劃分任務優先級的方法。

待辦事項列表可以很好地跟蹤您需要做的事情，但要確定哪些任務具有更高的優先級並不總是那麼容易。我個人從來沒有在任何待辦事項列表應用程序中使用過“優先級”功能，因為我總是把所有事情都標記為“高優先級”--當所有事情都是高優先級時，就什麼都不是了。

此外，當你看一個待辦事項列表，看到30個堆積如山的任務時，你如何決定處理哪項任務？”有人說：“從最簡單的開始。”不，從最難的開始，”其他人說。但什麼是容易的，什麼是困難的？從來不是黑白的。很多時候，我浪費了10分鐘，15分鐘，甚至30分鐘來挑選我的任務！

這就是艾森豪威爾矩陣閃耀的原因。與單個待辦事項列表不同，矩陣是自優先排序的。它告訴你下一步要處理哪個任務。它減少了認知負荷，因為只有現在和以後的盒子才是真正重要的。如果你的時間緊迫，它可以幫助你看到哪些任務可以跳過。

此外，矩陣還有另外兩個小優點。首先，它迫使你更加註意每一項任務。不要把所有的事情都扔進一大堆雜亂無章的待辦事項中，而是主動決定是否值得你花時間提前完成任務，把實際的待辦事項列得很緊。其次，它不斷提醒你的目標和價值觀。

唯一的問題是艾森豪威爾矩陣一開始可能有點棘手。特別是，新用戶往往會被委託和瑣碎的框絆倒。有一個學習曲線，所以讓我們通過一個實際的例子，如何建立一個矩陣，組織任務，並通過一天。

如何使用艾森豪威爾矩陣

儘管艾森豪威爾矩陣在概念上是由四個方框組成的正方形，但實際上可以將其作為四個獨立的待辦事項列表來處理：現在列表、代表列表、稍後列表和瑣碎列表。兩份緊急名單排在非緊急名單之前。

我發現崔洛在這方面很棒。為你生活的每個領域（例如個人、職業、教會、愛好）設立一個董事會，並在每個董事會中列出這四個清單。或者如果你沒有太多的事情要做，你可以用一塊板來完成所有的任務。這取決於你。不喜歡特雷羅？考慮這些替代看板工具。

一旦列表準備就緒，就可以開始添加任務：

假設你是一個傳統的上班族，想利用艾森豪威爾矩陣提高工作效率。這將是驅動本示例其餘部分的場景，但是應用這些概念應該很容易。

你今天要吃什麼？首先想到的是電子郵件。讓我們創建一個任務，以達到收件箱零，這是緊急的（電子郵件應該每天清空）和重要的（我們這裡談論的是工作相關的電子郵件）：

今天恰巧是辦公室裡的椒鹽脆餅日，你渴望一份免費的椒鹽脆餅。這可能很緊急，但並不重要：

你的老闆提醒你，你的團隊最後一個項目的文檔報告要在下午4點之前提交，這既緊急又重要：

他還提醒你，你的團隊對下一個項目的預算要求將在週五到期。這很重要，但並不緊急：

辦公室經理來找你，說紙張和墨水的供應不足。你需要儘快下訂單——但這與你的職業目標或價值觀沒有多大關係：

現在是初夏（在這種情況下），雨季辦公室變得太悶熱了。如果有一臺好的除溼器，每個人的生產效率都會直線上升，更不用說降低溼度的其他好處了。

你寫了個便條提出來，但這既不緊急也不重要：

不斷地。會議突然出現，計劃需要完成，你記得你想做的事情，等等。最終，你的矩陣（即列表）會填滿，最好的部分是，它比一個任務的主列表更不可怕：

當你有時間做另一件事時，只需從左邊開始，然後向右移動。你應該先處理好“現在”和“代表”列表中的所有內容，然後再處理非緊急列表。

如果你可以委派，首先處理委派列表，並儘可能多地卸載這些任務。然後看一下現在的清單。一旦你完成了現在的清單，就把你的一天看作是成功的一天。現在你可以在後面的清單上搶先一步，或者提前結束一天。

如果你不能授權，從現在開始。如果你完成了“現在”列表，並且有了更多的時間，那麼你可以選擇：將代表列表視為“現在”列表，在後面的列表中搶先一步，或者提前結束一天。實際上，您可能希望在委託任務和以後的任務之間進行交替。

在一天結束時，檢查代理列表並轉儲所有截止日期已過的任務。保留那些你還能做的。留著明天用。

在第二天開始時，瀏覽後面的列表，決定哪些任務現在是緊急的。把他們放到現在的名單上。對瑣碎列表執行相同的操作，只是將這些任務轉移到委託列表中。添加一天中突然出現的任**任務。沖洗並重復。

當待辦事項清單不適合你的時候

請注意，您可以根據需要修改艾森豪威爾矩陣。例如，你不用它來指導你的一整天，你可以用它自己的矩陣來分類你的電子郵件。緊迫性/重要性的整個概念在工作和電子郵件之外的各種情況下都很有用。

很多人都發現艾森豪威爾矩陣非常成功。但如果你已經到了這一步，你認為這不會有幫助，那沒關係。繼續尋找適合你的方法。當一切都說了，做了，唯一的生產力技巧是你真正使用的。

你覺得艾森豪威爾矩陣有用嗎？如果沒有，你用什麼生產力技巧來保持組織和領先？請在下面的評論中與我們分享！

圖片來源：艾米·布爾Shutterstock.com網站