如何在outlook中使用對話清理工具
有些人喜歡把Outlook資料夾控制得井井有條，把電子郵件分類整齊，儲存在一個合乎邏輯的、最小的資料夾結構中。我們大多數人都不是這樣的，所以微軟提供了一些工具來幫助我們。其中一個工具是鮮為人知的會話清理工具，它從會話中刪除或移動多餘的電子郵件。下面是它的工作原理。
您可以針對單個會話、資料夾或資料夾及其所有子資料夾執行會話清理工具。它尋找那些多餘的電子郵件，也就是說那些被完全包含在會話中的另一條訊息中的電子郵件。然後它會刪除（預設情況下）或將這些電子郵件移動到另一個資料夾，具體取決於您的設定方式。這有助於防止郵箱被同一郵件的多個副本填滿。
首先，需要設定會話清理引數。前往“檔案”>“選項”>“郵件”，然後向下滾動至“對話清理”部分。
預設情況下，“對話清理”會刪除專案，但如果要將多餘的專案移到資料夾中，則可以單擊“瀏覽”並選擇要將其移到的資料夾。如果您想再次檢查工具找到的訊息是否真的是多餘的，那麼這很方便。根據我們的經驗，對話清理工具是可靠的，但有時沒有什麼可以代替自己檢查東西。
您可能可以保留其他預設選項，因為它們很有意義，但如果您的情況或首選項不同，請繼續並根據您的需要開啟或關閉引數。按您想要的方式設定後，單擊“確定”返回Outlook。
現在，你需要開啟工具。在“主頁”選項卡上，單擊“清理”按鈕。下拉選單提供了清理當前在資料夾、整個資料夾或整個資料夾和所有子資料夾中選擇的對話的選項。
如果不需要“清理對話”選項，也可以透過單擊資料夾>清理資料夾來訪問此選單。
我們現在將使用“清理資料夾”，但無論是清理會話、資料夾還是資料夾及其子資料夾，過程都是相同的。對於一鍵式選項，您可以在導航窗格中的資料夾上單擊滑鼠右鍵，然後選擇“清理資料夾”
第一次執行此工具時，會彈出一條警告，您可以選擇更改設定、執行工具或取消操作。
如果您想讓工具在沒有看到此彈出視窗的情況下執行，請啟用“不再顯示此訊息”選項。
單擊“清理資料夾”以執行該工具（如果您開啟“不再顯示此訊息”選項，則從此時起，一旦選擇該工具，該工具將立即執行）。當該工具執行時（如果您第一次在包含大量郵件的資料夾上執行該工具可能需要一段時間），Outlook底部的欄中將顯示一個狀態通知。
您可以在Outlook執行時繼續使用它。一旦狀態通知消失，工具就完成了。它不會告訴你它已經完成了這個工具被設計成在後臺執行來幫助你，而不是用訊息轟炸你，但是它會告訴你如果它找不到任何訊息來清理。
就這些。當我們在一個包含2487封電子郵件的示例資料夾上執行這個工具時，它發現了502封可以刪除的郵件。資料夾中超過五分之一的郵件是多餘的，所以如果你沒有足夠的空間或者厭倦了費力的交談，這是一個大開眼界的工具，也是一個值得使用的工具。
- 發表於 2021-04-04 07:02
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