如果你今天被公车撞了，或是因为其他原因丧失了行动能力，你所爱的人能迅速找到你的重要信息或知道如何处理你的事务吗？我们中的许多人都能很好地掌控自己的财务状况，但我们的记录保存系统对于家庭成员或朋友来说可能并不明显，因为他们在紧急情况下可能需要立即访问他们。这里有一个分步指南，可以组织您的重要信息，以便在需要时可以方便、安全地访问这些信息。

目标：一个包含所有重要信息的主文档或文件夹

创建一个集中文档或文件集的最简单方法可能是创建一个Google电子表格，您可以与家人和朋友共享并定期更新。我们已经为此创建了一个基本的主信息工具包模板。该电子表格包括以下信息的提示，但您可以根据自己的特殊需要进行自定义。要自己使用模板，请在Google文档中转到File&gt；复制一份。。。将其保存到您的Google帐户（确保您的文档共享设置版本返回到默认的“Private”）。

更新：由于模板的高流量，googledocs只在列表视图中显示，因此无法复制。这个压缩文件有PDF、XLS和ODS格式的可下载版本。你仍然可以导入这些到你的谷歌文档帐户。

设置此管理器实际上只有几个步骤：收集记录、安全地共享记录并保持更新。跟着你，你很快就会把你的装备摆好，心里也会多一点平静。

第一步：收集你的重要记录保存在主信息包中

最重要的个人记录：首先，有一些文件，你显然应该保存在一个安全的地方（一个消防保险箱或保险箱）：

• 社保卡
• 出生证明
• 护照
• 任何其他官方的，难以取代的文件

扫描这些项目，这样你就可以有他们的数字记录以及。如果你用我们最喜欢的加密工具TrueCrypt对数字文件进行加密，你甚至可以将它们上传到Google文档，并与你所爱的人共享这些文件（在电子表格中记下它们）。

您还需要将以下内容添加到您的紧急记录工具包中：

• 联系方式：包括您的联系方式和紧急联系人信息。这包括你的近亲、遗嘱执行人和雇主。
• 遗嘱和医疗指示：增加一份您的遗嘱/生前信托和医疗指示书的副本（将原件交给您的法定代表人）。为此，你可以上传一个PDF文件到googledocs。
• 保险：房主、汽车、医疗、人寿、残疾和其他保险代理人/经纪人的联系信息和保单号码
• 金融账户：银行、投资和信用卡/贷款账户信息，包括机构名称、电话号码和账号
• 健康记录：免疫记录、过敏、饮食限制、药物、医疗/外科治疗
• 宠物信息：每只宠物的描述，兽医的联系方式，以及任何重要的医疗记录
• 财产：汽车信息、购房文件/契约和其他房屋库存物品。

再次调整相关信息。我们的主信息工具包电子表格包含这些信息的大部分的单独表格，因此只需**一份表格副本（文件&gt；复印一份）然后开始填写，一次一节。

步骤2：导出帐户信息

帐户密码：对于重要帐户的登录信息，最好不要将您的登录信息存储在这样的在线文档中。相反，您可以将登录名从Keepass、LastPass或1Password等密码管理器导出到CSV文件，然后对其进行加密，以便安全地共享。我们的电子表格模板包括一张表格，专门用于描述您存储这些文件的方法、重要文档的位置以及查找这些文件所需的任何密码。

第三步：分享你的主信息包和重要文件

googledocs电子表格很容易共享。填写完电子表格的版本后，单击“共享”按钮，就可以向希望查看或编辑文档的人发送电子邮件(想想那些你也考虑急诊科的人。

对于加密的文件，比如上面提到的登录，你可以上传到Google文档中，存储在加密的USB拇指驱动器上，或者使用Dropbox之类的东西。给收件人你的加密密码，但出于安全原因，只允许他们写下密码提示。例如，度假地点2010+宠物日+myfavoritesinger'**iddlename。另外，如果使用Dropbox，请确保首先加密敏感信息。加密的zip文件似乎是一个理想的解决方案。

步骤4.定期更新你的所有文档

更新帐户时，您需要更新文件/主记录簿。如设置应急计划或72小时急诊科急诊科，该主信息包将需要定期重新评估，考虑每年至少做一次（例如，在税收时间，当你已经在查看所有的帐户），或者，更好，但每季度。

在日历上设置一个提醒，这样你就不会忘记。当你收到提醒时，不要等待，只要快速查看文档中的项目，如果有任何更改，请更新它。如果不是这样的话，你一天中只有几分钟的时间浪费在一个非常好的结局上。

有关创建主信息工具包的更多资源

例如，如果您是Quicken用户，您可以访问程序中内置的紧急记录管理器，它可以根据您输入Quicken的信息为您编辑紧急文档。它应该在“财产和债务”菜单中，或者你可以在程序文件下的Quicken文件夹下找到程序。

埃里克杜威的免费大书的一切是一个非常彻底的组织者为您所有的事务，与占位符为您记录您的银行帐户，保险单，税务记录，等等。这本44页的大书什么都有PDF或Excel格式。

也有一些个人文件的组织者在死树版本，如记录与相同的目的，以防你想要预先打印的书。

我们的紧急文档模板（zip文件）是一个最基本的信息简化版本，并着眼于分享谷歌文档（或下载和保存）。

无论你选择哪种方法，把你所有的重要信息放在一个容易获取的地方，对你和你所爱的人来说都是一种安慰。

你是否把你所有的重要信息都整理好了，或是有了创建这个“一切文档”的技巧？请在评论中告诉我们。

你可以在Twitter上关注或联系这篇文章的作者梅兰妮·皮诺拉。