什么是保留业务记录的最佳技巧？(the best tips for business records retention?)

大公司和小公司经常面临维护有组织的业务记录保留系统的挑战。通常情况下，业务文档会保持在规定的本地或区域时间限制内。了解保存什么以及保存多长时间的要求被认为是拥有适当记录系统的关键。...

大公司和小公司经常面临维护有组织的业务记录保留系统的挑战。通常情况下，业务文档会保持在规定的本地或区域时间限制内。了解保存什么以及保存多长时间的要求被认为是拥有适当记录系统的关键。

业务规模通常决定业务记录保留系统的深度。保存的一些商业文件包括税务档案和人事档案。企业通常保存的财务记录包括运营费用、资本购买、销售收入和财产资产。

企业应验证适用于管理企业行业的司法管辖区的业务记录保留要求。美国对税务相关业务记录保留的要求是，业务文件应至少保存三年。某些收入要求可能需要保留财务记录，即使在建议的时间到期后也是如此。

人事记录通常至少保存四年。这些和其他记录保存在安全的地方，特别是那些包含过去和现在员工的私人信息的记录。工资税申报和支付时间的完整记录通常予以保存。

在大多数情况下，财务记录至少保存七年。金融机构的报表、存货清单和年度损益表是可以包括在内的一些文件类型。保持良好的财务记录可以最大限度地减少企业在法律事务上的风险敞口。

企业还可能发现，拥有一个清除旧的或不相关的业务文档的系统是有益的。业务记录保留系统的策略可能有助于简化流程，并确保所有员工都遵循相同的做法。这通常是维护适当业务记录过程中的一个持续部分。

如果业务文档保存在现场，通常最好有足够的存储空间。保存商业记录的电子文件也是一种普遍做法。这样，相关文档仍然可以访问，并且业务可以避免在火灾或其他灾难破坏纸质业务文档时关闭。

大多数企业可能会选择使用记录存储管理公司。这有可能使组织腾出时间来关注与业务相关的问题，而不是管理业务记录保留。外包业务记录保留系统的任何可能问题都可能会减少。信誉良好的公司通常会概述其维护业务文档的安全特性和做法。

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