存货对账是一个公司将其实物存货与其会计账簿中的数字进行平衡的过程。有两种类型的系统可用于核对库存。公司可以使用定期或永续盘存制来进行这项活动。正如名称所暗示的,定期库存系统要求在一年中的几个不同时间进行库存对账,例如每个季度;永续盘存法没有这一要求,因为年度盘存已足够。在每个系统下,都需要对存货进行实地盘点,以便将实际项目与会计报告进行比较,以便会计人员可以根据需要进行调整。
在每个库存系统下,流程从相同的早期步骤开始。会计部门的一个人通常会出去清点所有列为存货的实物。计算机上的账面存货副本可以帮助会计在盘点实物存货时进行指导。计算机打印输出上列出的库存与实际库存之间的任何差异都需要在报告上做标记。在对账过程开始之前,需要清点所有存货。
盘点完成后,会计人员可以开始存货对账流程。该流程要求会计将其实际盘点与会计系统中列出的项目进行比较。任何差额以及由此产生的美元差额必须在对账报告上有明确的标记。会计需要找出这些差异的原因,并追踪任何随意的存货。例如,已售出但尚未记录在会计分类账中的存货可能会在对账过程中产生存货差异。
存货对账过程的目的有两个。首先,公司在其财务报表上报告更准确的数字,包括损益表和资产负债表。适当的会计报表和报告反映了公司的真实价值,并允许利益相关者做出更好的判断。第二,准确的库存平衡可以防止多付税款。政府机构可在每年年底对未售出的存货征税;年末库存过多会增加这些税收。
存货对账可以帮助公司证明其有适当的内部控制。盗窃、损坏和损坏的存货会显著增加公司的经营成本。不能正确控制与库存相关的成本会很快侵蚀公司的利润。审计师通常将内部控制视为公司外部审查流程的一部分。国家会计准则也可能要求某些类型的公司遵守存货调节程序。
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