微软认为他们在为新邮件设置通知时很有帮助。然而，持续不断的通知也会打乱你的思路。您可以完全关闭通知，或者–更好的是–您可以将Outlook设置为仅通知重要电子邮件。

如何创建简单规则

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如果您需要对某些人（如客户、老板或家庭成员）作出响应，则可以使用Outlook中的规则仅接收有关某些邮件的通知。下面是如何设置一个只显示来自某个发件人的电子邮件通知的规则。

设置此规则的最简单方法是查找此人的电子邮件。在这个例子中，我将设置一个规则，当我收到老板的电子邮件时通知我，因为你老板的电子邮件总是很重要的，对吗？所以，我右键点击How To Geek主编惠特森·戈登的邮件，然后从弹出菜单中选择“规则”和“创建规则”。

在“创建规则”对话框中，选择要接收新电子邮件通知的条件。我想得到关于我从惠特森收到的电子邮件的即时通知，所以我选中了第一个复选框。

我还选中了“发送到”复选框，并确保从下拉列表中选择了我的名字，这样我将收到惠特森直接发送给我的电子邮件通知。如果您不想收到抄送给您的电子邮件或多个收件人之一的通知，请从“发送到”下拉列表中选择“仅限我”。做出选择后，单击“确定”。

将显示一个“成功”对话框，其中包含一个选项“立即对当前文件夹中已存在的邮件运行此规则”。单击“确定”。我想知道Whitson的收件箱里有哪些电子邮件，所以我选中了这个复选框。

“新邮件警报”对话框将出现，要求立即采取行动。我的收件箱中目前只有一封来自惠特森的电子邮件，所以这是这个对话框中列出的唯一一封。然而，如果惠特森有更多的电子邮件，他们都会列在这里。如果要直接从此对话框查看电子邮件，请选择要查看的电子邮件，然后单击“打开项目”。单击“关闭”关闭对话框。

“新建邮件警报”对话框将保持打开状态，直到您单击“关闭”，即使您从对话框中打开电子邮件，然后关闭邮件。

如何创建更高级的规则

创建规则时，您可以从“创建规则”主对话框中提供的其他更具体的选项中进行选择。为此，打开“创建规则”对话框，如本文前面所述。然后单击“高级选项”。

“规则向导”对话框的第一个屏幕显示要检查的详细条件列表。选中要检查电子邮件通知的条件的复选框。当我收到惠特森只发给我的电子邮件时，我想收到通知，所以我选择了这些条件。

蓝色下划线文本是您单击以指定在该条件下要检查的值的链接。选择该条件后，单击“步骤2”框中该条件的蓝色链接以编辑值。

选择要检查的条件后，单击“下一步”。

现在，选择“选项”以指示应如何处理您收到的符合所选条件的消息。您可以执行以下操作：将邮件移动到特定文件夹、转发给一个或多个用户、使用模板答复或将其标记为已读。我想在收到惠特森的电子邮件时收到桌面警报，所以我选择了列表上的最后一个选项“显示桌面警报”。选择要对邮件执行的操作后，单击“下一步”。

下一个屏幕提供了设置规则例外的选项，例如如果消息是会议邀请或更新，则不希望收到通知。选择要应用于规则的任何例外，然后单击“下一步”。我不想有任何例外，所以我只需单击“下一步”跳过这个屏幕。

最后一个屏幕允许您为规则指定一个名称，并设置一些规则选项，包括立即“打开此规则”的选项。如果要立即对收件箱中已有的邮件运行此规则，请选择“立即对收件箱中已有的邮件运行此规则”。

检查“步骤3”下的规则描述，完成后单击“完成”。

现在，当我收到惠特森的电子邮件时，Windows桌面上会显示一个桌面警报。请注意，这不同于“新建邮件警报”对话框，而是一个本机Windows通知。如果您喜欢这种类型的通知，那么您必须为您创建的每个规则检查“高级选项”。

如何编辑规则

修改、删除甚至暂时关闭规则都很容易。我想修改规则以显示“新建邮件警报”对话框，而不是“桌面警报”。为此，我单击“主页”选项卡。

单击“移动”部分中的“规则”按钮，然后从下拉菜单中选择“管理规则和警报”。

将显示“规则和警报”对话框。在“电子邮件规则”选项卡上，单击“更改规则”，然后从下拉菜单中选择“编辑规则设置”。

如前所述，“规则向导”的第一个屏幕显示一个条件列表，您可以在收到的电子邮件中检查这些条件。我第一次设置规则时所做的选择显示在列表的顶部，当前设置的描述显示在“步骤2”下的框中。我不想更改条件，所以单击“下一步”。如果要更改规则的条件，请进行更改，然后单击“下一步”。

在列出对收到的电子邮件采取的操作的屏幕上（取决于条件），我禁用了“显示桌面警报”选项，该选项显示在列表的顶部，然后单击“下一步”。

假设您想显示更多的“新邮件提醒”对话框。向下滚动到操作列表的底部，并选中“在新项目警报窗口中显示特定消息”复选框。要自定义“新建邮件警报”对话框中显示的消息，请单击“步骤2”下框中的“特定消息”链接。

在“警报消息”对话框中，输入要在“新建邮件警报”对话框中显示的消息，然后单击“确定”。

如果要添加或删除任何异常，请单击“下一步”访问异常列表并进行更改。要在“规则向导”的最后一个屏幕上更改规则名称或更改其他选项，请在“例外”屏幕上再次单击“下一步”。我不想更改任何其他内容，因此我单击“操作”屏幕上的“完成”以接受我的更改并关闭“规则向导”。

您将返回到“规则和警报”对话框。单击“确定”将其关闭。要立即运行规则，请单击“电子邮件规则”选项卡顶部的“立即运行规则”。

在“立即运行规则”对话框的“选择要运行的规则”框中，选中要运行的规则的复选框，然后单击“立即运行”。

注意：运行规则后，“立即运行规则”对话框不会自动关闭。您必须单击“关闭”来关闭它。“规则和警报”对话框也不会自动关闭，因此单击“确定”将其关闭。

此时将显示“新建邮件警报”对话框，顶部显示自定义邮件。

Outlook中的规则功能提供了许多自动处理电子邮件的选项。您可以将特定邮件移动到特定文件夹中，对主题行中包含特定文本的电子邮件执行操作，甚至可以根据特定条件自动删除邮件。Outlook规则一开始可能看起来势不可挡，因为所有的选项都可用。但是，如果您知道如何管理某些电子邮件，那么创建和管理自己的规则就不难了。