当员工使用其个人车辆为其雇主的利益开展业务时,他可能会以里程报销的形式收到相关费用的还款。通过这样做,一家公司以预定的速度吸收了部分燃油费用和汽车磨损,减轻了员工的财务负担。在美国,这是一项可选福利;因此,美国政府也可能允许为商业目的使用汽车的公司或个人减税。通常,公司根据国家管理机构(如美国国税局(IRS))制定的指导方针确定里程报销率,但并非总是如此 .
为提供里程报销的组织工作的员工通常需要提供他们行驶的商业里程的准确账目。大多数公司都有一个标准的表格,称为“费用报告”,根据该表格,员工可以填写相关信息,其中概述了他开车的地点、他去那里的里程数,以及每次特定拜访的商业目的。当管理层批准费用报告时,员工将报销其发生的费用。这通常通过计算行驶的商业里程数,并将该数字乘以雇主确定的当前报销率来计算。。
在美国,国税局根据汽车运营成本公布可选的标准里程费率。估算中通常也考虑了上一年的天然气价格。雇主可选择根据该建议费率向员工报销费用。他们也可以自行决定是否偏离它。
一些公司选择根本不提供里程报销。然而,当他们这样做时,他们可能会有权在公司申报表中包含该费用作为税收减免。同样,没有从雇主处获得里程报销的人也有资格在个人所得税申报表中列出汽车费用作为扣除额
无论是用人单位还是个人,从一个人的家到工作地点的旅行通常都是不可报销的。换句话说,如果一个人通常每天从家开车20英里到办公室,他通常不能将其作为合法费用。然而,如果他整天开车到其他地方为雇主打销售电话或做生意,他通常可以在里程报销时要求赔偿额外的旅行费用。
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