方法1方法1/3：使用详细而精确的文档

1. 1确定违反了哪些规则或政策（如适用）。为所有员工提供一本手册或其他公司指南。即使你拥有一家只有几名员工的小企业，你仍然可以制定一套简短的规则。这样，当你提供反馈时，你可以参考这些政策。对于书面和口头反馈，你需要清楚地陈述问题，并用你知道是真实的事实来支持你的陈述。例如，您可能会说，“员工没有完成该项目检查表上的步骤3或5，该检查表之前已提供给员工。”指出哪条规则被打破了。你可以这样写：“员工手册明确规定，员工需要使用公司的汽车送货。这名员工未经许可使用了他们的私人车辆。”

2. 2.用证据支持事实。通过确保提供证据支持文件，您可以保护自己和公司免受员工投诉。例如，如果一名员工没有完成一份重要的报告，你可以使用不完整的报告作为证据。你也可以请其他员工作为证人。例如，你可能会写道，“5名其他员工注意到此人在4点离开办公室，而不是按照要求一直呆到6点。”如果你正在记录一个糟糕的客户互动，你可能会使用电子邮件或电话录音作为证据。

3. 3解释需要改变或继续的行为。把你的建议写下来。例如，您可能会注意到，“员工需要遵循处理客户投诉的书面指南。具体来说，员工需要为客户提供明确的解决方案。”与员工讨论报告。你可以说，“在这里，你可以看到我写下了我希望你如何改进。在未来，请为客户提供解决方案，而不是说问题不是你的错。这清楚吗？”

4. 4制定具体的行动计划。一份行动计划列出了为了改进而需要采取的步骤。为了让你的员工感觉自己是团队中有价值的一部分，请他们帮助你起草计划。从设定目标开始，然后写下员工将如何实现这些目标。确保每个步骤都有截止日期。你可以这样写：“员工每月将增加10%的销售额。首先，员工每天至少打10个冷电话。其次，员工每周将向至少15个潜在客户发送电子邮件。第三，员工将跟踪他们的进度，并与他们的主管会面讨论任何问题。所有这些任务必须在每周五2:00前完成。”

5. 5保留所有对话的详细记录。保持记录很重要，因为如果员工后来提出投诉，你会有额外的文件来说明你是如何处理这种情况的。在你完成一次关于绩效的对话后，花几分钟时间记录要点。你也可以在会议期间记下笔记，这样你就不会错过任何重要的细节。为每个员工创建一个文件。它可以是电子文件或纸质文件（或两者兼有）。任何时候你对员工做笔记时，都要把它们放在文件中。写下这样的话：“在这次会议上，我向员工解释了他们有6个月的时间来提高销售。我们一起制定了一个行动计划，我在员工档案中放了一份副本。员工表示担心他们无法实现这些目标。我解释了为什么这些目标是强制性的，并为如何实现这些目标提供了明确的步骤。”

6. 6.表现出你的支持。记住，这次会议对你和员工都应该是有成效的。当然，你应该指出问题，但也要确保提供一些鼓励。如果员工感觉得到支持，他们可能会表现得更好。试着说：“我知道这些目标可能很难实现。但我相信你。我知道你很有天赋，我在这里支持你。”

方法2方法2/3：提供有效反馈

1. 1向你直接监督的所有员工提供反馈。通常，员工的经理应该是提供反馈的人。如果你管理员工，你的工作就是及时、清晰地给他们反馈。在某些情况下，由人力资源部的人来解决这个问题可能更合适。例如，如果这是一个关于健康的敏感问题，人力资源专业人员可能会更好地处理这个问题。如果你是一个小企业主，你可能想负责向所有员工提供反馈。或者，您可以将其委托给您信任的员工。所有员工都应该收到反馈，无论他们是兼职还是全职。至少，每季度召开一次会议登记入住。但是，当你发现性能问题时，也要给出反馈。指标是跟踪员工进步的好方法。

2. 2记录问题和积极结果。跟踪整体绩效非常重要，这样你就可以客观地评估员工的表现。这意味着，无论何时出现问题，都需要对其进行记录。例如，如果你是一个小企业主，你可能会遇到员工准时出现的问题。每次有人迟到，都要在他们的档案中记下。你也应该亲自向他们提及此事。当某人做得很好时，也要注意记录下来。例如，如果您的员工强调要花大量时间帮助客户，请在他们的文件中注明他们已经超出了范围。另外，当面告诉他们你感谢他们的努力。您还可以通过电子邮件发送反馈，以获得进一步的文档。

3. 3及时给出反馈。快速提供反馈可以让您纠正出现的任何问题，还可以确保员工对绩效问题记忆犹新。如果你需要给别人反馈，试着尽快这样做。这可能意味着一天结束时，甚至是此刻。如果这是一个更复杂的问题，花几天时间来制定你的计划。如果员工与同事或客户发生争执，可以将他们拉到一边，立即解决问题。你以后可以随时用书面反馈进行跟进。一定要给出积极的反馈。你可能会对一名员工说：“我注意到你最近承担了更多的责任。让我们下周会面，讨论一下可以获得的领导力机会。”用电子邮件提醒他们你所说的话。

4. 4.使用特定的语言表达你的观点。避免泛泛而谈。你不想在你的反馈中有任何模棱两可的地方。使用精确的语言清楚地说明问题以及需要如何处理。不要说，“你做得不好。”相反，要具体地说：“这份工作要求你每周召开一次员工会议。过去两周，你没有设定会议时间或分发议程。这会导致沟通中断，你的团队成员缺乏方向。”避免反驳之前的反馈。例如，你可能拥有一家小精品店。如果你让员工展示秋靴，以后不要说他们应该突出显示毛衣。

5. 5选择客观的术语来描述绩效。客观词汇依赖于事实，而主观词汇往往涉及情感。在给出反馈时一定要客观，这样你就可以用文件和事实来支持你的观点。与其说“员工态度不好”，不如说，“员工拒绝参加必要的团队建设练习，并且在同事试图与他们交谈时往往忽视他们。”试着说：“员工看起来不太好，”比如，“当公司政策要求穿职业装时，员工经常穿着牛仔裤来上班。”

6. 6避免使用绝对。绝对值很少是正确的，所以最好不要使用它们。尽量不要说“员工从不准时”或“员工总是爱争论”之类的话如果员工对反馈提出质疑，你可能无法证明这些陈述。

方法3方法3/3：传达明确的目标和标准

1. 1详细描述公司政策。确保员工有规章制度和标准的书面记录。你还应该写一份详细的工作描述，让他们知道自己需要什么。在谈话中也要注意复习这段书面记录。这样，你就可以回答任何问题。不要只是说：“员工必须尽快回复客户的电子邮件。”相反，通过说“客户的电子邮件必须在10小时内回复”来设定明确的期望

2. 2解释为什么每项职责都很重要。告诉员工这些期望背后的理由。如果他们明白为什么他们是必要的，他们更有可能认真对待他们。每次你需要提醒员工如何完成工作时，你都可以重复一遍。你可以说，“我之所以需要你在7:45之前到这里，是因为我相信你能在其他员工8点之前打开办公室。”

3. 3为员工提供成功所需的资源。帮助员工成功是你的工作，所以一定要给他们适当的工具。当你解释你的期望时，确保你考虑过他们是否有：足够的知识足够的团队成员合适的设备足够的时间

4. 4概述不符合标准的后果。确保你的员工了解如果他们没有达到你的期望会发生什么。同样，以书面形式向他们提供这些信息，并进行后续对话。不要试图威胁或恐吓员工。相反，冷静地告诉他们如果他们不成功会发生什么。你可能会说，“如果你不能按时给我那些报告，我就得让别人来管理这个项目。”

• 当你写文档时，要知道第三方可能会阅读它。确保你的话清晰准确。
• 确保与员工会面，给出积极反馈。
• 在讨论绩效时，允许员工提问。